Три года назад команда "Кернел" решила изменить бизнес-процессы в своей компании и сформировала новые цифровые правила работы с документами. Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) ознаменовало начало технической революции не только в компании, но и на рынке и в стране в целом.
От идеи к воплощению
В 2017 году Кернел стала первой компанией в Украине, которая начала интегрировать ЭДО и использование квалифицированных электронных подписей (КЭП) во все бизнес-направления. Необходимость инноваций диктовала реальность — бизнес-процессы нуждались в повышении эффективности.
Специфика аграрной отрасли такова, что большинство сотрудников и партнеров компании работают в поле в буквальном смысле. Материально ответственные люди находятся вне офиса, но через них проходит первичная финансовая документация — документы, которые должны передаваться в бухгалтерию с личной подписью. Чтобы бухгалтера могли закрыть период, сотрудникам приходилось несколько раз в месяц приезжать в офис. Иногда документы отправлялись на подпись курьерскими службами, терялись, требовали внесения изменений и прочее. Оптимизировать перемещение "бумаги" было практически невозможно. Выход — отказаться от нее полностью. Так в сентябре 2016 года появился проект внедрения ЭДО.
Электронный документооборот. Начало
Около полугода ушло на подготовку пилотного проекта. Начали с нуля: решали, как организовать быструю выдачу КЭП сотрудникам, которые работают вне офиса, как обеспечить им мобильность, учитывая, что у них нет компьютера под рукой. Для бухгалтеров было важно интегрировать систему с учетными системами компании и пр. Разработку технологической платформы взяли на себя специалисты Soft Xpansion Ukraine, а возможность использования КЭП (ранее использовался термин ЭЦП) и поддержку криптографии обеспечивала компания "Документ.Онлайн".
Параллельно решали вопрос юридического основания для использования ЭДО в бизнес-процессах компании именно в том виде, в котором это было необходимо. Сложность этой части проекта состояла в том, что законодательство Украины позволяет использовать ЭДО в основных процессах деятельности компаний, но не говорит, как это сделать. Команде "Кернел" пришлось подготовить соответствующие регламентирующие документы самостоятельно.
Одно из важных достижений проекта — поддержка государственных структур, в частности подразделения Минюста, госпредприятия "Національні інформаційні системи", у которого есть аккредитованный центр сертификации электронных ключей.
"Мы были первооткрывателями в этом вопросе. Для того, чтобы получить все преимущества использования КЭП, нам пришлось взять инициативу в свои руки и разработать удобную для пользователя схему генерирования и хранения электронных ключей наших коллег из разных направлений, которые подписывают документы. С этой целью мы заключили договор с Министерством юстиции, — рассказывает Андрей Пеший, директор по IT "Кернел". — На получение персональной КЭП сотрудник тратит не более минуты. Возможность утверждать документы даже со смартфона сэкономила сотни минут ценного рабочего времени. Первыми протестировали систему наши бухгалтера и директора компаний внутри "Кернел". Это позволило улучшить и визуальную часть платформы, и организационную".
Результаты и достижения в цифрах
Сначала "Кернел" сфокусировался на оптимизации внутреннего документооборота. Из 15 000 сотрудников компании на сегодня около 2000 имеют КЭП, на долю руководителей юридических лиц приходится 1%. На данный момент ЭДО покрывает внутригрупповую деятельность 52% элеваторов компании, 21% агропредприятий и 48% заводов.
"Показательным в плане эффективности нововведения стал масштабный внутренний проект. После покупки 100% акций железнодорожного оператора "РТК-Украина" возникла необходимость в подписании актов ввода вагонов в эксплуатацию, а это 3 тыс. экземпляров и 12 тыс. подписей. На бумаге процесс занял бы три месяца, если не больше. По факту же оформление документов длилось около недели! Благодаря системе ЭДО колоссальнейшая работа была проделана быстро, качественно, без каких-либо ограничений в виде привязанности к рабочему месту, и самое главное — с экономией материальных, временных и трудовых ресурсов", — говорит Ольга Одарюк, главный бухгалтер "Кернел". — В перспективе планируем перевести на ЭДО все внутригрупповые операции и внутренние документы — оформление путевых листов на легковой транспорт и служебных командировок. Для этого специально проведены доработки нашей учетной системы с целью идентификации таких операций и контрагентов, работающих по ЭДО".
"В целом ЭДО уже на первых этапах помог снизить затраты бухгалтерии на сбор первичных документов и сконцентрироваться на их основной работе по учету, а сотрудникам — на выполнении их основных обязанностей. Главная цель — сократить время закрытия периода — была достигнута. Сейчас мы работаем над уменьшением этого времени в два раза", — рассказывает Виктория Аболмасова, руководитель отдела бухгалтерского учета Дивизиона производственных активов "Кернел".
Через год после внедрения ЭДО для внутренних бизнес-процессов стало понятно, что нужно выходить с предложением на внешний рынок. В декабре 2018 года "Кернел" предложил партнерам-экспедиторам перейти на электронную систему, гарантировав им более быструю оплату счетов путем экономии времени на подписание. Вместо 3-5 дней с момента передачи актов транспортные компании получали оплату день в день или на следующий день. Из 20 партнеров, которым предложили переход, к концу первого пилотного месяца 50% присоединились к программе. Сейчас около 15% экспедиторов-партнеров "Кернел" работают с ЭДО, и их количество растет.
В мировой практике экономия времени после интеграции ЭДО составляет 15%
Следующими на ЭДО начали переходить агропроизводители. Первые онлайн-договора были подписаны с партнерами, у которых "Кернел" покупает зерно и семечки подсолнечника. На портале компании Open Agribusiness был открыт "Кабинет партнера" — специальный ресурс, на котором агропроизводителям предлагают цифровые сервисы, улучшающие работу. Первым таким улучшением стал ЭДО. Уже через неделю после запуска "Кабинета партнера" более 30 контрагентов присоединились к электронной системе ведения документации и подписали более 40 электронных договоров. Только представьте — время подписания документов с внешними партнерами сократилось от недели до 30-40 минут.
"В мировой практике экономия времени после интеграции ЭДО составляет 15%. При расчете экономической целесообразности проекта мы закладывали 2,5% экономии времени сотрудников на работу с бумагами, взяв усредненный минимальный, но самый реалистичный, по нашему мнению, показатель. Мы понимаем, что эта цифра в десятки раз больше. Это ощущается и во внутреннем, и во внешнем документообороте. Более того, слухи об эффективности системы очень быстро распространяются по рынку, и партнеры сами обращаются с предложением перейти на электронную документацию. Это выгодно и по времени, и по затратам ресурсов на бумагу. К примеру, подписание одного электронного документа нам обходится в 1 грн. Это стоимость файла с неограниченным количеством подписей и страниц. Для сравнения — средняя стоимость одного бумажного листа с пересылкой в две стороны составляет 6-8 грн, — комментирует Мария Ботвинкина, руководитель IT-проектов направления организационного развития и HR. — В течение следующих года-полтора мы планируем перевести в ЭДО до 85-90% существующих на бумаге документов, что станет одним из важнейших шагов в стратегии по диджитализации бизнеса".
Планы на будущее
Несмотря на ощутимые успехи и растущий интерес со стороны партнеров, проект преодолевает технические и юридические препятствия. Также есть необходимость в постоянном проведении образовательной работы среди клиентов.
Многие партнеры элементарно боятся или не хотят менять устоявшиеся схемы документооборота, аргументируя это отсутствием времени на адаптацию и прочее. В этом случае объяснить преимущества перехода на ЭДО помогает история с нашей налоговой службой, которая одной из первых внедрила КЭП и ключи. Бухгалтера компаний уже работают с ними много лет, сотрудникам компаний-партнеров нужно только использовать уже имеющиеся подписи, без дополнительных затрат.
Мобильность подписи уже сегодня можно обеспечить благодаря операторам мобильной связи. Благодаря технологии Mobile ID агропроизводители и другие удаленные от компьютеров партнеры могут подписывать документы прямо с телефона. "Киевстар", который первым вышел на рынок с этой услугой, предлагает услугу хранения цифровой подписи на специальной sim-карте, оформить которую можно в представительствах оператора по всей стране.
Единственный документ, который пока вызывает вопросы при переходе на электронную систему и при этом является одним из самых массовых, — товарно-транспортная накладная. Проблема в том, что один из его подписантов, — водитель. Как выдать всем водителям Украины КЭП, как обеспечить им возможность подписания в дороге, без интернета и мобильной связи? Вопросы на ближайшее будущее.
Электронным документам быть!
Потребность бизнеса в ЭДО очень высока. Компания "Кернел" — одна из первых, кто решился самостоятельно изменить бизнес-процессы как внутри, так и на внешнем рынке. Благодаря совместным усилиям компаний Soft Xpansion Ukraine, "Документ.Онлайн", ГП "Національні інформаційні системи" удалось добиться экономии времени и ресурсов, повышения эффективности, поддержки бизнес-партнеров и развития государственных механизмов стандартизации этой деятельности. Электронный документооборот — это не ноу-хау, а мировая практика. Не нужно бояться сделать шаг ей навстречу. В "Кернел" готовы поделиться опытом!