Nemiroff внедряет сервис Mobile ID от "Киевстар"

Глобальный бизнес, большой штат, частые командировки — компании, работающие в таком формате, постоянно сталкиваются с необходимостью подписания большого количества документов, требующих физического присутствия сотрудника и чернильной подписи. Сами же документы в соответствии с внутренними правилами должны определенное время храниться в архиве. Можно ли ускорить и упростить этот процесс для повышения эффективности бизнеса и экономии времени?

Всемирно известная украинская компания Nemiroff, ведущая деятельность в десятках стран, нашла решение этой проблемы, внедрив сервис Mobile ID от "Киевстар". Он позволяет подписывать документы онлайн, подтверждать личность и получать услуги удаленно с электронным ключом на любом мобильном телефоне, будь то смартфон или простой кнопочный телефон.

В декабре 2018 года компания "Киевстар" первой в Украине развернула собственную платформу по внедрению сервиса Mobile ID, который включает в себя персональную квалифицированную цифровую подпись (КЭП) и средство электронной идентификации, хранящиеся на специальной SIM-карте телефона.

Цель — эффективность бизнеса

Для Nemiroff инструмент Mobile ID оказался очень полезным, ведь многие сотрудники регулярно ездят в заграничные командировки, поэтому не могут оперативно оформить и подписать документы согласно всем стандартам. Теперь это не влияет на эффективность бизнес-процессов компании.

Главная цель — существенное уменьшение времени обработки документов и повышение мобильности сотрудников. Подписывать электронный документ можно в любом месте и в любое время без привязки к офису. С помощью сервиса Mobile ID каждый работник быстро и надежно сможет подписывать документы в электронном виде, и они будут иметь юридическую силу.

Скорость внедрения

Nemiroff увидела в сервисе Mobile ID от "Киевстар" новые прогрессивные возможности для упрощения ведения бизнеса и начала готовить собственную инфраструктуру. К тому же Nemiroff является корпоративным клиентом "Киевстар", а в этом случае услуга Mobile ID бесплатна и включена в корпоративный тарифный план мобильной связи.

Решение о внедрении сервиса компания приняла в апреле 2019 года, а уже в начале лета началась тестовая эксплуатация по выбранным направлениям. Для запуска сервиса была выполнена техническая интеграция платформы Mobile ID и системы внутреннего документооборота Nemiroff с обеспечением безопасного и зачищенного соединения обеих систем.

В оговоренные сроки специалисты "Киевстар" с необходимым оборудованием прибыли в офисы Nemiroff и выполнили все необходимые действия: подключили услуги Mobile ID, провели идентификацию и аутентификацию заявителей и установили сертификаты открытых ключей (КЭП) на SIM-карты.

Техническая интеграция внутренней системы электронного документооборота Nemiroff и платформы Mobile ID была выполнена согласно спланированному графику и без сбоев. Вначале было проведено тестирование работоспособности системы в тестовой среде, после чего настала очередь подключения к продуктивной среде. Для обеспечения слаженной работы техническая рабочая группа со стороны "Киевстар" работала в тесной связке со специалистами Nemiroff.

В единой связке

Со стороны "Киевстар" с Nemiroff работает выделенная команда специалистов, которые обеспечивают настройку и функционирование сервиса Mobile ID. Это специалисты по развитию и поддержке корпоративного бизнеса, техническому обслуживанию, а также круглосуточная техподдержка. Коммуникация между провайдером сервиса и клиентом ведется в удобной форме: электронная почта, телефон или мессенджеры. В "Киевстар" руководствуются правилом "клиент превыше всего".

Укреплению сотрудничества способствует открытая позиция "Киевстар" в плане новых идей: с руководством Nemiroff регулярно проводятся встречи и телефонные конференции, на которых обсуждаются новые сервисы и другие конвергентные услуги, которые бы могли быть полезны для бизнеса Nemiroff.

Первые результаты

Сервис Mobile ID внедряется в Nemiroff в два этапа: сначала в электронный формат переводится внутренний документооборот компании, а затем внешний. Минувшим летом в рамках первого этапа внедрения программы возможность использовать электронную подпись получили руководители департаментов, которые наиболее часто сталкиваются с необходимостью подписания различных документов. После этого стартовал процесс подключения к Mobile ID всех сотрудников Nemiroff.

Параллельно начался перевод в электронную форму внешнего документооборота компании — сейчас полным ходом идет настройка системы электронной подписи с крупными партнерами.

Несмотря на недолгий опыт работы Nemiroff с Mobile ID, эффект от внедрения сервиса уже заметен. На данный момент осуществляется перевод в электронный формат документации департамента HR и управления персоналом: уже 90% внутренних приказов на командировку или отпуск сотрудников подписываются и хранятся в электронном виде. Также успешно пройдено тестирование электронного подписания табелей учета рабочего времени. Кроме того, все внутренние документы, которые формируются вне корпоративной учетной системы, в ближайшее время будут доработаны и станут доступны в электронном виде.

Продолжение следует…

В перспективе Nemiroff планирует перевести в электронный формат до 90% внутренней и внешней документации длительностью хранения до 10 лет. Параллельно планируется повсеместное использование Mobile ID в системах внутреннего и внешнего электронного документооборота для авторизации пользователей с возможностью визирования и подписания документов с помощью КЭП, в том числе для работы сотрудников в личном онлайн-кабинете, который будет интегрирован в корпоративную учетную систему.

Следующим этапом станет перевод в электронную форму внешнего документооборота с контрагентами и партнерами компании. Это потребует более тесной интеграции Mobile ID с "Киевстар".

В Nemiroff по достоинству оценили преимущества сервиса Mobile ID от "Киевстар", ведь это мобильность сотрудников и значительная экономия времени, а значит, прямая выгода, в том числе и материальная: уменьшение потребления бумаги, сокращение расходов на печать и хранение документов. Кроме того, такой подход целиком согласуется с трендом ответственного потребления и вдумчивого отношения к экологии.