Перспективы удаленной работы и как управлять временными сотрудниками

COVID-19 показал, что изменения могут наступить неожиданно. Мир однажды может проснуться в новой реальности с новыми правилами. А готов ли бизнес к новым условиям? Как оказалось — не совсем. Пандемия коронавируса не только ускорила цифровую трансформацию компаний, но и показала, что невозможно управлять бизнесом без технологий. Сложно адаптироваться к новым реалиям даже тем компаниям, которые давно начали преобразование своих бизнес-процессов.

Еще одна важная тенденция — это снижение спроса на штатную рабочую силу. Во многих компаниях уменьшилась потребность в прежнем количестве постоянных сотрудников. Спрос упал, и пришлось либо сокращать работников, либо отправлять их в отпуск за свой счет. Но насколько временными оказались эти действия?

Множество исследований говорят о готовности бизнеса перевести часть сотрудников на постоянную удалённую работу после завершения пандемии коронавируса. Так, например, по  результатам исследования консалтинговой фирмы Gartner около 74% компаний готовы после окончания пандемии перевести до 5% персонала на работу из дома на постоянной основе.

Опрос консалтинговой компании CBRE Ukraine также показывает, что 51,1% опрошенных украинских и международных представителей различных сфер бизнеса рассматривают возможность полного или частичного перехода на удалённый формат, при этом 35% респондентов хотели бы сократить площадь занимаемого офиса.

Очевидно, что в таких условиях меняется формат взаимодействия "компания-сотрудник". Переход на новую операционную модель, где для выполнения отдельных задач привлекаются внешние работники, не является простым. Для этого нужно пересмотреть процессы, переписать инструкции, а также найти поставщиков и самих работников.

Но хорошая новость состоит в том, что на рынке уже есть решения, которые позволяют справиться с этой задачей. Они предназначены для управления внештатными работниками, содержат преднастроенные операционные модели, возможность настроить шаблоны процессов, разворачиваются на облачной инфраструктуре и построены по концепции социальных сетей. Наиболее крупными игроками являются такие вендоры как Beeline, DCR Workfore, SAP Fieldglass, IQNavigator, People Fluent.

Например, решение SAP Fieldglass позволяет наладить эффективное управление внешними работниками и подрядчиками. В системе создается профиль для каждого работника, где указывается про него полная информация: резюме, опыт и квалификации.

В своем функционале программа объединила несколько разрозненных ранее процессов, а именно: поиск персонала во взаимодействии с партнерами по аутсорсингу и аутстаффингу, процесс приема на работу сотрудников в соответствии с правилами и процедурами, согласование и простое отслеживание расходов и бюджета на дополнительные кадровые ресурсы, а также процесс проверки счетов и согласования оплаты предоставленных услуг.

Преимущество данного решения — это полный цикл взаимодействия, который состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит рекрутинг необходимого сотрудника по определенным критериям (для каких работ он нанимается, какие квалификации важны, можно также указать специфические требования для кандидата).

Выбор можно сделать самостоятельно, исходя из анализа профиля уже привлекаемых сотрудников. В таком случае система показывает, на сколько этот работник соответствует указанным требованиям.

Или же можно подобрать идеального кандидата через агентство. Одним из преимуществ SAP Fieldglass является интеграция взаимодействия с агентством — партнером, который предоставляет услуги аутсорсинга или аутстаффинга. Так как агентство также имеет доступ к программе и данным, то при сотрудничестве обмен документами ускоряется, а в самой программе сохраняется история взаимодействия и согласований. Например, в Украине систему Fieldglass использует кадровая компания "Manpower".

"Для работы с нашими заказчиками мы используем платформу SAP Fieldglass. Она позволяет нам организовать весь цикл взаимодействия "Заказчик-Поставщик" полностью в цифровом формате. Надо заметить, что введение карантина никак не повлияло на скорость и точность нашей работы, т.к. мы уже активно использовали формат работы онлайн. Сейчас мы и наши заказчики убедились, насколько правильным было это решение перейти на электронные форматы работы на платформе SAP Fieldglass", — рассказывает Марьяна Батенчук, начальник группы по обслуживанию клиентов ManpowerGroup Ukraine. 

➡️ После выбора сотрудника осуществляется его допуск к работе. На этом этапе предоставляются сертификаты, инструктажи и всё необходимое для выполнения работы.

➡️ Затем сотруднику ставят задачу , обозначают промежуточный контроль ее выполнения и управляют работой.

➡️ После этого контролируют ход работы и, если это необходимо, дают обратную связь.

➡️ Последний этап — завершение работы. Сотрудник сдает все пропуска, и сотрудничество завершается.

Полезным свойством SAP Fieldglass является непрерывность процессов. Платформа направляет напоминание и сообщение на каждом этапе. Менеджер всегда проинформирован о ходе привлечения работника, о статусе согласования бюджета или вопросов, находящихся на рассмотрении, что помогает соблюдать установленные сроки и дедлайны.

Возможный вариант работы в системе Fieldglass — это управление сервисной организацией. Тендер для выбора лучшего сервисного партнера, также можно провести в системе.

В Украине в системе Fieldglass работает также компания Infopulse.

"Платформа SAP Fieldglass позволяет нам полностью организовать цифровой цикл взаимодействия "Заказчик-Интегратор-Специалист". Например, согласование документов происходит полностью через SAP Fieldglass, начиная от подготовки чернового варианта договоров и заканчивая цифровым подписанием документов.

Таким образом долгая переписка в почте, а также физическое подписание финальной версии документа у руководства компании стали неактуальными, поскольку процесс полностью покрывается возможностями платформы. Автоматическое выставление счетов на основе своевременного учёта рабочего времени специалистов в SAP Fieldglass обеспечивает бесперебойный расчёт по предоставляемым услугам.

Поэтому мы не ждём конца месяца для выставления консолидированных счетов заказчику — счета выставляются системой еженедельно. Это позволяет нашей компании быстрее получать деньги за оказанные услуги", — говорит Мария Черныш, руководитель административного отдела, Infopulse.

Компания SAP также использует систему Fieldglass для привлечения временных внештатных сотрудников (Temporary Staff) и проектных работников (Project Workers) или в том случае, когда необходимы юридические, консалтинговые и другие услуги внешних специалистов (Outsourced Services).

В компании рассказывают, что комплексность и широкая функциональность SAP Fieldglass обеспечивает быстрый доступ к ресурсам, помогает своевременно реагировать на изменения и быстро согласовывать кадровые вопросы. Управление внештатными сотрудниками с помощью SAP Fieldglass охватывает весь процесс от представления в системе заявки на подбор кандидата до завершения трудового договора и финальных выплат агентствам, предоставляющим услуги.

"Раньше мне приходилось переписываться по e-mail, просматривать и обрабатывать большое количество файлов, при этом текущая версия файла могла оказаться неполной. Также нужно было согласовывать как финансовые, так и кадровые аспекты в различных системах.

Но сейчас для управления моей командой есть возможность использовать только одну платформу, где можно согласовать и отслеживать соответствующий бюджет, заранее определять распределение расходов в соответствии с финансовым центром затрат, придерживаться процедуры найма и адаптации сотрудника, имея "под рукой" профили всех сотрудников с полной информацией, а также отслеживать сроки их работы; создавать пользователя в системах SAP и определять уровни доступа внешнего сотрудника в эти системы; проверять и согласовывать счета, табели учета рабочего времени, расходы на вознаграждение, льготы и многие другие показатели.

Получив опыт работы с SAP Fieldglass, я могу смело рекомендовать систему другим пользователям и компаниям, заинтересованным в сотрудничестве. Fieldglass действительно помогает упростить рутинные операции", — делится Дарина Кожушко, SAP Facility Specialist, Global Real Estate & Facilities.

По состоянию на начало 2018 года SAP Fieldglass была развернута в более чем 180 странах и переведена на 21 язык. В скором времени планируется адаптация также на украинский язык. Системой пользуются такие компании, как GSK, Johnson&Johnson, Monsanto, P&G, Panasonic, VISA и многие другие.

В 2017 году компания  Forrester Research(исследовательская фирма) проанализировала рынок закупок услуг и признала SAP Fieldglass лидером среди аналогичных систем, которая имеет самую большую клиентскую базу и широкое географическое присутствие.

Очевидно, в текущих условиях необходимо внедрять подобные инструменты, тем более производители готовы поддержать своих клиентов. Например, SAP объявила о 90-дневном бесплатном иcпользовании системы Fieldglass, которое поможет понять преимущество решения в работе, а также эффективность в поиске и управлении внештатными сотрудниками.

Андрей Полыгаев, эксперт SAP Intelligent Spend Management Solutions, специально для Delo.ua