Системна робота: як в «Імперіал Тобакко» в Україні автоматизують HR-процеси та навчають персонал

Workday

Від 2016 року у кожного працівника «Імперіал Тобакко» у будь-якій країні, зокрема в Україні, є особистий кабінет на платформі Workday. З її допомогою автоматизували більшість HR-процесів, приміром, адміністрування — погодження всіх видів відсутності, особові картки працівника, всі дані про компенсаційний пакет, його обов’язкове навчання та управління ефективністю, зокрема визначення цілей та підбиття підсумків року, тощо. Багато інформації про себе вносить сам співробітник, що скорочує кількість помилок та розвантажує ейчарів. Доступ до перегляду свого профілю мають в рівній мірі як сам співробітник та його керівник, так і, звичайно, відповідні HR-менеджери.

«У нас лише два HR-адміністратори. Один працює з виробничим персоналом, інший зі співробітниками напряму маркетингу та збуту. У кожному підрозділі від 300 до 350 людей. Завдяки автоматизації HR-фахівці мінімум часу витрачають на рутинні справи, натомість зосереджуються на професійному розвитку працівників та їхньому добробуті. Сьогодні ми вже не уявляємо, як це — працювати без Workday», — розповідає Анна Добринець.

Те, наскільки всеохопна ця платформа, ілюструють два приклади.

Розрахункові листи про зарплату. Раніше HR-фахівець щомісяця їх роздруковував, потім розкладав по конвертах, підписував і передавав кожному працівнику. Сьогодні ці дані людина може переглянути в особистому кабінеті Workday у розділі «Оплата праці», за потреби роздрукувати, подивитися інформацію попередніх місяців. Ця можливість є і у виробничого персоналу через кіоски самообслуговування, які розташовані на фабриці.

Цілі на рік. На платформі є розділ «Управління ефективністю». Кожен працівник у своєму кабінеті на початку року виставляє цілі на наступні 12 місяців. Керівник погоджує чи коментує їх після особистої зустрічі з працівником. Упродовж року відбуваються регулярні зустрічі (Check-in), де співробітник та керівник обговорюють прогрес досягнення цілей. Наприкінці року відбувається самооцінка: працівник аналізує, наскільки він досяг запланованого. Потім його оцінює керівник та виставляє рейтинг. Кінцевий етап: на зустрічі з керівництвом підбивають підсумки, які теж занотовують у Workday. Тобто прогрес працівника, його рейтинги, цілі на рік та результати індивідуальних зустрічей (Check-In) зберігаються в єдиній системі. Керівник та співробітники можуть переглянути результати за минулі роки. Раніше цей процес був набагато складнішим: завдання записували на різних платформах, у блокнотах, а динаміку розвитку працівника простежити було складно.

Таким чином, Workday дозволяє аналізувати якісні дані колег та налаштовувати фільтри, щоб краще розуміти ситуацію в компанії.

«Наприклад, торік впровадили опцію фіксації недужих на COVID-19. Ці дані потрібні, щоб розуміти епідситуацію в компанії. Окрім того, компанія повністю оплачує тестування та лікування таких працівників. Навіть не уявляю, скільки б часу пішло, щоб вести такий облік без Workday», — ділиться директорка з управління персоналом.

Усі працівники мають різний рівень доступу до даних інших, але кожен може переглянути, яку посаду обіймає колега, кому підпорядковується та ким керує. Це особливо важливо у глобальній компанії, коли працівники різних офісів часто не знайомі між собою.

Анна Добринець наголошує, що на етапі впровадження системи варто приділити час плануванню та підготовці персоналу. В «Імперіал Тобакко» на це пішло майже два роки. За цей час роботу платформи налаштовували відповідно до норм українського законодавства. Працівникам розповідали про переваги системи, про те, як у ній працювати, тож коли відбувся старт роботи, люди легко сприйняли нововведення.