Стартап: Общаемся по работе

С одной стороны, технологии сегодня вроде бы предоставляют море возможностей для общения. С другой, выясняется, что далеко не всегда они оптимальны для решения комплексных задач. Давайте посмотрим.

Общение по работе начинается с электронной почты. Но, увы, этот инструмент весьма ограничен. Письма легко теряются в папке, в них непросто вернуться к началу беседы, если кто-то при ответе сотрет "бороду". Т.е. для разового предметного обмена информацией — ок, но не инструмент общения группы по динамичной теме.

Аудиосвязь — хороша для короткого обмена мнениями. Да и то… Skype/Hangouts и прочие — дадут возможность просто поговорить, ну еще показать другим свой экран компьютера, да перекинуться по ходу парой ссылок. Если нужно провести продуктивное аудио/видео совещание, необходимо обращаться к более сложным решениям.

Одно из них — Lync от Microsoft, который входит в бизнес-подписку облака, начиная от премиум версий. Плюс — удобная интеграция с имеющейся базой пользователей. Возможности организации конференций довольно богаты: это и автоматическая организация веб-страницы с гостевым входом для людей вне вашей сети, это и возможность ведения конспекта в One Note, это и назначение спикеров, модераторов. Ну и, конечно, "расшаривание" экрана, демонстрация презентаций и одновременная работа с документами.

Удобно еще и то, что собрания в Lync автоматически генерятся при создании встреч в календаре Outlook, что упрощает администрирование. Кроме того, Lync обладает встроенным инструментом для записи встречи в видео- или аудио форматах, так что не нужно беспокоиться поиском сторонних решений для этого. При этом вне собраний Lync выполняет функции вполне удобного мессенджера с архивированием диалогов сразу в Outlook.

Есть на рынке и более сложные решения, если онлайн-конференции становятся важнейшей частью работы, а количество проектов велико. Мы с удовольствием "пощупали" такого провайдера, как Lucid Meetings ( https://www.lucidmeetings.com/). Это решение еще более высокого порядка. За скромную абонентскую плату вам дадут возможность структурировать встречи по проектам (в т.ч. с привязкой к решениям проектного управления, вроде того же Basecamp) — создавая отдельные виртуальные "комнаты". Большой набор инструментов для протоколирования, предварительного ознакомления с программой совещания, презентациями и т.п. Кроме того, провайдер готов предоставлять телефонные линии для присоединения тех гостей, кто сейчас не за компьютером.

Lync последнее тоже теоретически умеет, но нужно заключать отдельное соглашение с провайдером телефонной связи.

Преимущество Lucid еще и в том, что они не привязаны к конкретному провайдеру вашего облака и могут быть встроены в любую инфраструктуру. Так что еще раз: если ваши аудио/видео встречи насыщенны и многоплановы — отличное решение.

Но на живом "теплом ламповом" общении голосом современная жизнь не останавливается. Совещания совещаниями, а нельзя недооценивать возможность группового текстового общения в удобном и наглядном формате.

Когда-то это были форумы. Сейчас люди больше привыкли к интерфейсу соцсетей. И тут на сцену снова выходит Microsoft с не так давно удачно купленным сервисом Yammer.

Фактически, это такой заточенный под бизнес-общение "внутренний фейсбук". В нем удален ряд откровенно ненужных вещей вроде комплексных инструментов работы с фото, но добавлены функции "аттача" документов и вообще произвольных файлов, трансформации текстовых аттачей в записи, поддержка отображения оргструктуры организации и места пользователя в ней и т.п.

Причем фактически есть два "слоя" Yammer"a. Первый — строго "для своих" — пускает только ваших сотрудников из корпоративного облака. Позволяет создавать различные тематические группы.

Второй "слой" — создание открытых сетей, куда можно приглашать любых пользователей со стороны (представителей клиентов/подрядчиков, фрилансеров и т.п.), причем в каждой сети можно опять же создавать сколько угодно групп по темам.

Фактически, создавая такую открытую сеть, вы создаете мини-фейсбук под общение в рамках нужного проекта/темы. Попасть туда можно будет только по приглашению администратора сети или тех, кому он откроет функцию "пригласить".

В целом удобство этого решения очевидно. Структура общения и сохранения его истории очень наглядна. К ней легко возвращаться, контролировать новые записи. Кроме того, под Yammer есть схожий с Фейсбуком клиент для мобильных устройств, что позволяет оставаться на связи где угодно. Конечно, есть и система обмена внутренними письмами.

В CTIG мы сходу создали две открытые сети под два текущих проекта, куда пригласили представителей различных подрядчиков, и структурировали общение по группам направлений "технический девелопмент", "арт", "сценарная работа". Большим удобством стало и то, что программисты из "девелопмента" все равно видят дискуссии сценаристов. И могут как подавать свои идеи, так и учитывать общее русло решений в своей работе.

Учитывая, как важно, чтобы в команде было максимальное понимание происходящего в разных отделах, инструмент оказался очень удобным.

Кроме того, под Yammer предлагается широкий набор сторонних надстроек. Например, есть облачные сервисы, облегчающие работу с концепциями идей, что лично меня заинтересовало. Всего их там десятки — проще посмотреть самому.

Как сухой остаток мы пока ограничились Lync и Yammer, так как они уже были в нашей подписке на Office 365 (обратите внимание, что Yammer — это компонент не всех пакетных планов). Но Lucid Meetings "запарковали" на будущее, когда рост числа проектов сделает такой инструмент полностью востребованным.