Три кита современного офиса: Slack, Asana и Google Docs

Планирование и распределение задач

"Таск-менеджер" — планировщик задач — незаменим для распределения задач в команде. Кто над чем работает, каково ТЗ, какие сроки сдачи, не затянул ли сотрудник с задачами… То, что раньше нужно было писать от руки, печатать в специальном документе или помечать на доске, теперь делается в одной программе.

Программ для планирования задач — великое множество. У каждой, само собой, есть свои плюсы и недостатки. Один из самых популярных "таск-менеджеров" — Asana — не имеет ничего общего с йогой, хотя подобно вышеупомянутой помогает сохранить нервные клетки.

Asana устанавливается как на ПК, так и на мобильные устройства всех систем, впрочем есть и в браузерной версии. Внутри планировщика можно создавать отдельные проекты, присваивать конкретные задачи отделам или сотрудникам, а также устанавливать дедлайны. Интерфейс программы позволяет делать некоторые задачи скрытыми или доступными только избранному кругу юзеров.

А поговорить?

Asana, как и многие ее собратья, с лёгкостью интегрируется в Slack — виртуальное офисное пространство, удобное как для общения с сотрудниками "на удаленке", так и внутри обычного коллектива.

На первый взгляд Slack напоминает старые добрые интернет-чаты. Под каждый отдел или проект можно создать свой канал, доступ сотрудников к тем или иным чатам присваивается индивидуально. В связке с Asana сотрудники получают уведомления о получении новой задачи, или, скажем, поправки и замечания по проекту.

Slack также позволяет создавать аудио-конференции, чтобы голосом прояснить необходимые вопросы, так что вполне заменяет собой как текстовые мессенджеры, так и Skype, а значит, все рабочие разговоры будут состредоточены в одном месте. Программа без проблем устанавливается на windows, ios и Android, работает в окне браузера… Хороший способ никогда не терять связи с сотрудниками.

Спасем лес!... и word

Итак, у нас есть планировщик задач и инструмент коммуникации с сотрудниками. Осталось решить вопрос документооборота. Конечно, в некоторых случаях невозможно обойтись без физической бумажной документации. Но в процессе работы бесконечные текстовые файлы и бумажные листы может заменить виртуальный MS Office.

Google Docs — это старый добрый всем знакомый "офис" онлайн. Здесь и Word, и Exel под кодовым названием Google Sheets.

Зачем? Во-первых, сервис работы с документацией в Google совершенно бесплатный. Во-вторых, только в виртуальном документе могут одновременно работать несколько человек. Вычитывать, вносить правки, изменять важные пункты — не важно, сидите ли вы с коллегами на расстоянии вытянутой руки или в разных концах планеты, вы можете работать над одним и тем же документом.

Наверняка вы уже догадались, что Google Docs с легкостью привязывается к вышеупомянутым "таск-менеджеру" и "онлайн-офису". К выполненным задачам в Asana можно прикреплять готовые документы, к свежим таскам — текстовое ТЗ, ну а Slack с легкостью передаст ссылку на нужный документ дальше.

Не стоит волноваться о безопасности: кто сможет увидеть ваши виртуальные папки — решать вам. Google позволяет выдать доступ как отдельным людям, так и по специально созданной ссылке.

Что еще?

Описанные выше программы не единственные в своем роде. И чем именно пользоваться — дело вкуса. Самое главное — не забывайте о безопасности и отдавайте предпочтение программам с двухфакторной авторизацией. Это ПО, которое для использования требует не только ввести логин и пароль, но и специальный код, который приходит в виде SMS или цифр в специальном приложении та телефоне. Подобные мелочи сохранят конфиденциальность ваших дел.