Методы наблюдения за работой офисных работников

Рациональное использование рабочего времени сотрудников — один из главных факторов эффективности и рентабельности предприятия, а потраченные впустую оплачиваемые часы — прямой ущерб для бизнеса.

Журнал "Твой номер" №02/2015, который мобильный оператор "Киевстар" выпускает для малого и среднего бизнеса, сделал подборку неоспоримых аргументов в виде системных отчетов. Они позволят решить любые споры относительно того, кто чем на самом деле занимается и в каком объеме.

СКУДный контроль

Контролировать соблюдение трудовой дисциплины среди сотрудников можно, используя систему электронных пропусков (пластиковые карты с чипом). Программно-аппаратные комплексы, реализующие эту возможность, называются СКУД (система контроля и управления доступом). Их основная функция заключается в ограничении доступа внутрь помещения. Эта система способствует поддержанию трудовой дисциплины, в любой момент предоставляя руководителю исчерпывающую информацию о том, как часто работник опаздывал, шел домой раньше конца рабочего дня, выходил на улицу покурить или вообще не появлялся в офисе.

Все СКУД можно разделить на две большие группы. Автономные, не связанные с компьютером, дешевле и проще в обслуживании, когда речь идет о нескольких точках контроля. Однако они не могут реализовывать дополнительные функции. Сетевые же СКУД позволяют удаленно контролировать и настраивать множество точек, а также вести базу персонала, учет рабочего времени, интегрироваться с системами видеонаблюдения, охранной и противопожарной сигнализацией. Соответственно, чтобы контролировать с помощью СКУД, когда сотрудники приходят и уходят, нужно выбрать сетевую систему. Поскольку она состоит из множества компонентов и требует настройки, ее установку придется поручить специалисту или воспользоваться услугами компании, которая подберет и настроит все составные части системы, совместимые друг с другом и удовлетворяющих требованиям конкретного предприятия.

CRM с вами!

Контроль работы персонала отдела оптовых продаж и магазинов основывается на работе с CRM-системой, функционал которой поддерживает ведение статистики по ежедневной работе каждого менеджера. Благодаря такой систематизации данных можно в любой момент ознакомиться с информацией о работе менеджеров: количество встреч с клиентами, кому менеджер звонил, с кем согласовал встреча. Но каждый день (и еженедельно) проводить анализ всех соответствующих данных не требуется. Постоянно контролировать стоит только тех сотрудников, которые регулярно не выполняют установленный план или в случае снижения их рабочих показателей в течение нескольких последних месяцев.

Компьютеры донесут

Проконтролировать, на что тратит время офисный сотрудник, способны специальные приложения, которые следят за действиями пользователя. Это такие программные продукты, как StaffCop Standard, Mipko Employee Monitor, Ammyy Admin и другие.

Чтобы у сотрудников не было соблазна серфить по интернету в рабочее время, можно просто заблокировать определенные программы и веб-сайты (чаще всего блокируют блоги, соцсети и мессенджеры). Однако следует учитывать, что некоторым сотрудникам подобные сервисы необходимые для работы. Более мягким и эффективным является отслеживание статистики посещений веб-страниц.

Еще один способ узнать, чем занимаются сотрудники в течение рабочего дня, — функция автоматического снятия скриншотов через заданные интервалы. Правда, подобные данные программа не сможет обработать в виде отчета, а анализировать их вручную — неадекватная трата времени. Это актуально только в случае конкретных серьезных подозрений в адрес сотрудника.

Когда речь идет об учете рабочего времени фрилансеров, особенно в случае, если согласованная почасовая оплата труда, можно настоять на установлении одного из приложений для учета продуктивно потраченного времени: Yaware, Tahometer, Motivate Clock. Таким образом, вы точно будете знать, сколько часов потратил работник на посещение сайтов и использование приложений, необходимых для выполнения поставленных задач.

Также подобные приложения могут повысить безопасность информации, предотвращая утечки с помощью мониторинга зашифрованного трафика, электронной почты, блокировки разъемов USB на компьютере.

Телефон все помнит

Осуществлять мониторинг эффективности работы сотрудников, которые общаются с клиентами по телефону (менеджеры по продажам, сотрудники интернет-магазинов, поддержки и т.д.), можно с помощью IP-телефонии. Это альтернатива стационарной телефонной связи с предоставлением городского номера. Услуга работает с использованием сети интернет. В ней в первую очередь важна возможность ведения статистики. С помощью отчетов, показывающих количество исходящих и входящих вызовов, пропущенных звонков, можно оценить эффективность работы целых отделов и отдельных сотрудников. Например, если продажи одного из менеджеров ощутимо ниже, чем у других, следует обратить внимание: возможно, он часто отсутствовал на рабочем месте и не брал трубку или сам не обзванивал клиентов.

Если количество отработанных клиентов в пределах нормы, следует прослушать записи разговоров. С их помощью можно проконтролировать корректность проведения переговоров, решить возможные конфликтные ситуации. Также, если в компании принято проводить учебные мероприятия, например, для новых сотрудников, можно использовать удачные и неудачные разговоры из архива в качестве примеров.

Без фанатизма

Следует помнить о том, что чрезмерный контроль всегда создает дискомфорт, провоцирует возмущение, что может снизить производительность труда и сделать компанию менее привлекательным работодателем. Даже добросовестному работнику неприятно, когда его история посещения сайтов, поисковые запросы и переписка становятся предметом мониторинга. Так же подавляет система, запоминающая каждую минуту опоздания на работу. Поэтому продвинутые технические средства — это только часть решения. Другой частью должна быть политика руководства компании, включая формальные правила и допустимые отклонения. Важно понимать, оправдан ли контроль, насколько корректно он ведется и насколько адекватно руководитель интерпретирует полученную информацию и принимает меры.

В конце концов, даже если на предприятии необходима такая система безопасности и учета рабочего времени, необходимо вводить не только штрафы, но и поощрения — тогда средства контроля будут восприниматься добросовестными сотрудниками как способ доказать свое право на премию за идеальное соблюдение трудовой дисциплины или сверхурочную работу.

М2М

Технология, основанная на передаче данных от одной SIM-карты в другой может быть использована для "умного" видеонаблюдения, беспроводных систем мониторинга датчиков, контроля подвижных объектов. Например, дает возможность получать сведения о текущем состоянии производственного процесса, организации безопасности офисов, складских помещений — и все это на расстоянии.

Читать статью в журнале "Твой Номер"