Від Е-чеку до аналізу продажів. 10 функцій програмного РРО, які потрібні підприємцю

Рано чи пізно усі підприємці стикаються з необхідністю застосування реєстратора розрахункових операцій — РРО. І тут виникає безліч питань: як обрати? Користуватися звичайним фіскальним реєстратором чи програмним РРО? Які функції РРО потрібні в торгівлі? До кого звертатися за підтримкою, якщо щось йде не так?

Навіщо потрібен фіскальний реєстратор

Щоб не загубити суть фіскалізації — невеличкий екскурс в історію. Касові апарати з'явилися ще в кінці 19 століття. Першим про застосування обліку задумався Джеймс Рітті, власник бару Pony House, Дайтон, Огайо. Причина проста: заклад був популярним, але прибутку не було — співробітники регулярно привласнювали виторг, а звільнення і найняття нових співробітників не змінювали ситуацію.

Початковий задум був у тому, щоб фіскальні реєстратори виключили злодійство співробітників і неточність в обліку.

В Україні ролі змістилися: функції контролю співробітників виконує програма обліку, а РРО стало інструментом контролю держави над бізнесом.

Світова практика фіскалізації

Більшість країн ЄС привчають підприємців грати за правилами: бізнес регулярно платить податки, офіційно імпортує товари, в магазинах видають фіскальні чеки.

У деяких країнах фіскалізують ризикові категорії товарів, а фіксований податок визначається в залежності від товарів, послуг та кількості найманих працівників.

І, звичайно, успіх фіскалізації — у відсутності корупції: коли підприємці бачать, що податки йдуть на поліпшення життя, то платити податок стає справою честі.

Який РРО обрати: від держави або IT-компаній?

Безкоштовний варіант від податкової — додаток "пРРОсто". Це рішення для тих, хто не хоче витрачати гроші на РРО. Але у цьому випадку доведеться пожертвувати власним часом: контролювати та продавати фіскальний товар вручну.

IT компанії вкладають в програмні рішення логіку та зручність, намагаються закрити цей болючий і неприємний процес.

У цій статті наведемо приклад на програмному РРО від Торгсофт, в якому є ряд переваг: відсутність абонплат, регулярні безкоштовні оновлення, підтримка користувачів, пРРО працює на базі програми обліку — інформацію про товари не треба вносити вручну, програма підтримує актуальний стан складу.

Як працює пРРО

Інформація про продаж товару відправляється на сервер фіскальної служби після кожної реалізації. Якщо ви використовуєте фіскальний додаток податкової "пРРОсто", то кожну реалізацію треба проводити вручну, але перед цим внести інформацію про товар.

Якщо ви використовуєте програму обліку Торгсофт, то фіскальний чек може відправлятися автоматично після кожної реалізації або з підтвердженням відправки чека.

10 корисних функцій пРРО від Торгсофт у торгівлі

Робота з пРРО та програмою обліку сильно відрізняється від безкоштовних рішень: вам не потрібно вручну вести довідник товарів та контролювати стабільне інтернет-з'єднання, ліміти реалізацій без інтернету та коректну відправку чеків на сервер фіскальної служби — ці процеси контролює програма.

Продаж фіскального товару

Головна функція пРРО — відправка інформації про продажі в податкову. У пРРО від Торгсофт є два налаштування друку та відправки чека: автоматично — після продажу чек друкується та надсилається одразу, і вручну — програма чекає підтвердження продавця про те, що реалізація завершена і пропонує надрукувати чек.

Зв'язок зі складом

Продавати товар через пРРО без номенклатури та бази товару — невдячна рутина. Без автоматизації продавець приречений на великий обсяг ручної роботи, яка вимагає безперервної уважності.

Програма обліку зберігає інформацію про товари, характеристики та ціни в базі, при продажу передає потрібну інформацію на фіскальний чек.

Облік податків

Якщо ви платите ПДВ або акциз, то зафіксувати податкову ставку треба один раз, під час налаштування пРРО. Податок буде застосовуватися при готівкових та безготівкових оплатах. Якщо ПДВ або акциз не сплачуєте — пропускайте це налаштування.

Продаж фіскального товару без інтернету

При реєстрації пРРО в особистому кабінеті податкової ви можете вказати, що будете продавати товар без інтернету, але є обмеження: не більше 2000 чеків або 36 годин безперервної офлайн-сесії, сумарно — не більш як 168 годин на місяць. Без програми та з таймером в руках проконтролювати ці ліміти дуже складно.

Програма контролює роботу пРРО офлайн: попереджає про ліміт кількості чеків, відновлює з'єднання з інтернетом та синхронізує продажі, які були проведені без інтернету.

Зв'язок фіскального реєстратора з ФОП

Кожен фіскальний реєстратор прив'язаний до конкретного підприємства. Використовувати пРРО іншого ФОП для продажу свого товару не можна — за це порушення фіскальна служба нараховує великі штрафи.

У програмі обліку Торгсофт реалізований зв'язок програмного РРО з підприємством. Якщо в магазині програма використовується для обліку декількох ФОП, то продавець не переплутає програмний РРО та продасть товари з потрібного ФОП.

Електронні чеки vs паперові

Програмний фіскальний реєстратор позбавляє підприємця від фізичних носіїв: принтера та паперових рулонів касової стрічки. Якщо покупці готові до таких інновацій, то після продажу електронний чек можна відправити покупцеві на і-мейл або у повідомленні.

У електронних чеків є ще одна перевага — поповнення бази клієнтів контактними даними. Потім з базою можна працювати: повідомляти про майбутні акції та залучати покупців.

Якщо паперовий чек все ж потрібен, то для друку фіскальних чеків можна використовувати звичайні недорогі пристрої — чекові принтери. Вони у 3-4 рази дешевше класичних фіскальних реєстраторів. Чек можна надрукувати на звичайній касовій стрічці шириною 8 см, або на компактній, вузькій — 5,7 см. Якщо принтер чеків встановлено, програма автоматично надрукує чеки відкриття зміни, реалізації, повернення, внесення і видачі готівки та z-звіт.

На чеку програма надрукує QR код: по ньому реалізацію можна перевірити на сайті податкової.

Підтримка різних видів оплат

Мова не тільки про готівкові та безготівкові розрахунки за товар. Програмний РРО в Торгсофт вміє працювати з продажем у кредит, у борг, за передоплатою і післяплатою. Важливий нюанс: у кожного податкового агента своє бачення, як потрібно продавати фіскальні товари з частковою оплатою, і в який момент друкувати фіскальний чек. Зараз немає єдиного регламенту як правильно робити. Якщо продаєте фіскальні товари в кредит — отримайте індивідуальну податкову консультацію.

Програма налаштовується гнучко та може друкувати чеки як потрібно підприємцю.

Прив'язка пРРО до продавця

У кожного офіційно працевлаштованого продавця може бути свій електронний цифровий підпис — ЕЦП для продажів фіскального товару. Підпис підтверджує, що цей товар був проданий саме цим продавцем. Без програми реалізувати такий облік важко.

Якщо касир офіційно працевлаштований, то його реєструють в електронному кабінеті підприємця — працює прив'язка касира до роботодавця, у чеку друкується ім'я та прізвище касира. Продавець відкриває зміну в програмі обліку, ЕЦП підтягується в Торгсофт у його обліковий запис, продажі відбуваються від його імені.

ФОП цю можливість можуть не використовувати — підписувати продажі своїм ЕЦП. Але якщо у підприємця декілька магазинів та кас, то одночасно працювати касиром в багатьох місцях неможливо.

Аналіз продажів фіскального товару

Підприємець ставить собі питання "Як минув день" та хоче подивитися чеки реалізацій, що було продано через пРРО та в якій кількості, надрукувати копію фіскального чека.

Без програми доведеться робити все вручну.

Подивитися, що було продано, скільки фіскальних чеків надіслано у податкову допоможе функція аналітики. Аналітика показує локальний номер офлайн або онлайн чека, тип, дату і час створення чека, фіскальний номер документа, номер чека повернення, центр обліку, прізвище касира, номер офлайн сесії, підсумок, скільки грошей внесено та вилучено; деталізацію: перелік товарів, податків та оплат за чеками.

Фіскальний реєстратор у смартфоні

Ця можливість корисна підприємцям, які займаються виїзною торгівлею, доставкою товару з оплатою на місці, на торгових точках, де поставити pos-обладнання неможливо. Згідно із законом фіскальний чек повинен бути зареєстрований в момент продажі товару. Ця функція дозволяє уникнути покупки спеціального обладнання. Проводити продаж можна на смартфоні або планшеті. Чек смартфон не друкує, але його можна відправити покупцеві у повідомленні.

Коли ставити програмний РРО

Торгсофт випустив сполучення з пРРО у серпні 2020 року на прохання підприємців. У листопаді багато хто кинувся встановлювати пРРО, але налагодити роботу було непросто: підприємці не розібралися в правилах роботи з програмним фіскальним реєстратором, сервер податкової активно допрацьовувався, фіскальна служба регулярно вносила зміни.

Зараз робота з програмним РРО налагоджена.

Якщо ви розумієте, що для вашого бізнесу фіскалізація неминуча — не відкладайте впровадження пРРО на 31 грудня 2021 року. Потрібен час, щоб пройти цей процес без стресу: провести переоблік товару, заповнити базу товарів, зареєструвати та налаштувати пРРО, навчити продавців, проконсультуватися з питань, які виникнуть.

Як почати роботу з програмним РРО

1. Звернутися у Торгсофт за консультацією щодо впровадження програми обліку та програмного РРО.
2. Зареєструватися на сайті фіскальної служби та отримати ЕЦП. Якщо у вас є ЕЦП від ПриватБанку або АЦСК ТОВ "Україна" — вони теж підійдуть для пРРО в Торгсофт.
3. Активувати та налаштувати пРРО в програмі обліку. Вкажіть файл ЕЦП та пароль — усі поля для роботи пРРО заповняться автоматично.

Темі РРО в Торгсофт присвячено два подкасти:

• "Все про РРО": кому необхідно застосовувати РРО? Що обрати: програмний РРО або звичайний фіскальний реєстратор? Як перейти на програмний РРО та чи варто? 
• "Фіскалізацію відклали: що далі?" — про те, що потрібно знати підприємцям у зв'язку з перенесенням застосування фіскальних реєстраторів.