Изменение даты Олимпиады не остановит поэтапную подготовку к играм — Стивен Уиллз

Коронавирусу удалось то, что до это получилось только у Первой и Второй мировых войн. Из-за пандемии летние Олимпийские игры 2020 года в Токио перенесены. В условиях нынешней неопределенности управление всеми процессами однозначно стало вызовом для величайшего шоу на Земле. Но не приговором. Такое мнение выразил Стивен Уиллз — экс-вице-президент AXA Financial, член правления CIPS, участник конференции "Эффективные закупки и поставки 2020", которая состоится этой осенью в Киеве.

Эксперт в сфере закупок и цепи поставок прокомментировал готовность олимпийского оргкомитета 2020 и, в частности, департамента закупок к форс-мажорам. И рассказал о собственном опыте работы старшим советником по закупкам на летних Олимпийских играх 2012 в Лондоне.

Много ли проблем в связи с переносом Олимпиады на 2021 год возникнет у операционного и организационного олимпийских комитетов?

— Конечно, такой форс-мажор для масштабного мероприятия пугает новых членов оргкомитета и команды по логистике. Однако для олимпийских "кочевников" (the Olympic nomads), которые "путешествуют" от игр к играм, это не должно стать проблемой. Я говорю о "золотом" экспертном составе. Уверен: их опыта и навыков в логистике и операционном управлении достаточно для того, чтобы организация игр оставалась под контролем.

Риск-менеджмент на Олимпиаде — важная составляющая успешности ее проведения. Поверьте, тут учитываются разные "случайности". Поэтому перенесение Олимпиады — это не про неподготовленность, это всего лишь просто про "еще один вариант".

Постоянные олимпийские эксперты — это профессионалы с точными навыками управления проектами и планирования на случай непредвиденных обстоятельств. Команда организаторов всегда репетирует все события, моделирует форс-мажоры и ничего не оставляет на волю случая.

Уверен: изменение фактической даты не остановит поэтапную подготовку к играм. Хотя, конечно, у юристов и закупщиков появятся дополнительные соглашения к изначальным контрактам. В Японии уже отобрана армия добровольцев для выполнения многих операционных функций, работающих с полицией и силами безопасности.

Расскажите об организации закупок для Олимпиады с точки зрения управления проектами, о роли специалистов по закупкам?

— Обычно специалиста высокого уровня в сфере закупок приглашают на этапе, когда форс-мажорные ситуации и риски уже материализовались, и закупщику приходится все "разруливать". Траблшутинг в действии: ты ищешь источник проблемы и решаешь ее. Но в таких масштабных проектах, как Олимпийские игры, вы включаетесь в работу очень заранее. Ведь закупки тут — это почти все внешние расходы.

Если представить организационные масштабы Олимпиады, то сразу ясно: "порешать" на ходу — не выйдет. Необходимы ответственный подход, четкий план и дальновидность. Тогда только на строительство объектов и инфраструктуры выделили 5,3 млрд фунтов стерлингов. На элитный спорт и параолимпийское финансирование — 400 млн фунтов стерлингов. На безопасность и охрану — 600 миллионов фунтов стерлингов… Грандиозные суммы, управлять которыми не так просто…

Лондонский организационный комитет по Олимпийским играм 2012 года хорошо понимал, какую добавленную стоимость в работе над таким гигантским проектом могут принести профессиональные специалисты по закупкам. Организаторы понимали необходимость подключать закупщиков на ранних этапах. Комитет также согласился, что все стороны, вовлеченные в процессы отбора и подготовки спецификаций, должны нести ответственность, а функция закупок выступила тут как бизнес-партнер.

Какими категориями вы управляли на летних Олимпийских играх 2012 года?

— Структура затрат на Олимпиаде была не из простых. Я занимался закупками, связанными с безопасностью мероприятия и наймом персонала для развлечения гостей: аниматоров, танцоров, певцов и знаменитостей для церемонии открытия.

Отмечу, что именно затраты на безопасность были самыми критичными и высокими. Это рекрутинг, содержание охранников и обслуживающего персонала (подрядчиков и волонтеров); дистрибьюторский центр в Стратфорде; офисные помещения для 700 работников в районе Canary Wharf; униформа, проживание, питание, обучение; ограждения, системы видеонаблюдения, оборудования для сканирования. Масштабы пугающие, одних только охранников было 23 000 человек!

Чтобы вникнуть в "свои" категории, мне приходилось присутствовать на встречах с армейскими генералами, комиссарами полиции и высокопоставленными политиками. Я регулярно читал в СМИ репортажи по темам, которые обсуждались в те дни.

С какими проблемами вам приходилось сталкиваться в своих категориях?

— "Беспрецедентно" — слово, которое использовалось постоянно при подготовке к Олимпиаде. Новые и уникальные задачи были не редкостью. И это нормально. Каждая страна — особенная, ситуация в мире меняется, поэтому к "беспрецедентности" оргкомитет готов всегда.

У нас был дедлайн (крайний срок), который нельзя было перенести или отложить. Постоянные проблемы не должны были стать отговоркой для плохого планирования.

Главной сложностью была угроза безопасности со стороны террористов, и то, что нам было сложно найти квалифицированных людей на временный проект. Бюджеты были определены, однако безопасность изменилась из-за уровня угрозы и расходы на нее, естественно, увеличились.

Это означало, что нам нужно было пересмотреть спецификацию и требования в соответствии с дедлайном.

Изначальные требования вкладывались в бюджет в 100 000 фунтов, после пересмотра бюджет вырос в 5 раз! — до 500 000 фунтов (полмиллиона!), включая людей и оборудование.

Был ли у вас KPI для экономии? Удалось ли им до конца соответствовать?

— Был выделен определенный бюджет, но из-за угрозы терроризма расходы, естественно, увеличились. При этом наши KPI должны были соответствовать бюджету, чтобы избежать чрезмерных расходов.

Ключевое — мы работали с деньгами налогоплательщиков и должны были быть предельно внимательны. Поставщики же рассматривали данную ситуацию, как возможность заработать больше. Так что это было время напряженных дополнительных переговоров. Пришлось пересмотреть коммерческие контракты на 500 млн фунтов стерлингов. Для транзакционного процесса мы использовали систему P2P. Это упрощало проверку государственными аудиторами.

В итоге, Лондонский оргкомитет публично заявил, что "договор по обеспечению безопасности очень четко прописан и дает понять, где находится проблема, и кто понесет финансовые последствия". Для реализации стратегии я собрал целую команду специалистов, которые занимались RFP, транзакционными и стратегическими закупками в своих категориях.

Сосредоточенность на контроле за расходами, использование категорийного менеджмента, сокращение оборотных средств, максимально прозрачные и устойчивые цепи поставок — позволили нам отрегулировать закупки "безопасности" и максимально их оптимизировать.