Чем меньше, тем лучше: 5 супер-коротких писем, которые нужны каждому

Ритм жизни и работы большинства из нас сегодня предполагает постоянную мобильность. И часто мы не можем сразу в полном объеме ответить на приходящие электронные письма. А может быть, это и не нужно делать в большинстве случаев. Чтобы избежать недоразумений, составьте для себя пять шаблонов коротких ответов, которые выручат вас в большинстве ситуаций.

Внезапная встреча

Проблема: ваш руководитель внезапно и неожиданно просит о встрече с вами.

Глупо: немедленно позвонить руководителю и узнать, в чем дело. Скорее всего, во время разговора вы будете не собраны и не готовы, следовательно, не сможете отстоять свои интересы.

Умно: узнайте в письменной форме, чего хочет ваш руководитель, и дайте себе время, чтобы подумать об этом и подготовиться к общению.

Пример(при необходимости измените под свои ситуации):

ТЕМА: Re: Нам нужно поговорить

Я нахожусь на встрече с клиентом, но через час буду свободен. Не могли бы вы кратко описать суть разговора, чтобы наша встреча прошла максимально продуктивно?

Возрождение отношений

Проблема: вам нужно что-то от человека, с которым вы не общались несколько лет.

Глупо:"Эй, давно не виделись. Надеюсь, у тебя все хорошо! Меня интересует, мог бы ты сделать для меня…" Скорее всего, после такого письма вы не только не получите ответ, но и вряд ли когда-нибудь восстановите общение с человеком.

Умно: восстанавливайте отношения, сначала поинтересовавшись жизнью человека, проявите любопытство к его интересам. Пару раз обменяйтесь письмами, а затем переходите к своему запросу.

Пример(при необходимости измените под свои ситуации):

ТЕМА: Ваша недавняя презентация

Иван, добрый день!

Возможно, вы помните меня — мы вместе работали над проектом N в компании X. Я увидела материал на сайте industry.com.ua о вашей презентации на выставке Industry Trade Show. Могу я задать вам несколько вопросов о вашей презентации?

Катерина

Защита отдыха

Проблема: вы берете короткий отпуск и не хотите потратить его часть, отвечая на огромную кучу писем. Это вполне разумно, потому что выходной — это выходной день, а не время, когда вы делаете ту работу, которую можете сделать, когда вернетесь.

Глупо:"Я вдали от офиса, и у меня ограниченный доступ к электронной почте, но я свяжусь с вами, как только смогу!" Это электронный эквивалент удара молотком себе по голове.

Умно: откажитесь принимать электронные письма, когда отдыхаете.

Пример(при необходимости измените под свои ситуации):

AUTOREPLY: Меня нет в офисе, но спасибо за ваше сообщение. Электронная почта, полученная между [этими датами], будет удалена с сервера через восемь часов. Пожалуйста, отправьте сообщение еще раз после [этой даты].

Отсутствие ответа

Проблема: ваши письма не замечают.

Глупо:"Почему ты не отвечаешь на мои электронные письма?" Так вы обвиняете другого человека в том, что он идиот, и сразу же заставляете его защищаться. Если человек не отвечает на ваши электронные письма, такой вопрос только уменьшит вероятность того, что он когда-нибудь вам ответит.

Умно: обращайтесь к лучшей стороне человека и дайте ему изящный способ возобновить отношения.

Пример(при необходимости измените под свои ситуации):

ТЕМА: Ты в порядке?

Андрей, я давно не получал от тебя сообщений, и беспокоюсь, что с тобой что-то произошло. Пожалуйста, отправь мне быстрое письмо, чтобы я понял, что с тобой все в порядке и ты просто очень занят.

Игорь

Непонятное письмо

Проблема: вы получили по-настоящему идиотское письмо.

Глупо: игнорировать.

Умно: на самом деле проигнорировать такое письмо, пожалуй, было бы лучшим вариантом. Но если вы все же хотите решить этот вопрос, вы можете переслать исходное письмо обратно отправителю с кратким сообщением ниже.

Пример(при необходимости измените под свои ситуации):

ТЕМА: Возможная кража личных данных

Текст исходного письма

Я пересылаю вам электронное письмо, которое получил сегодня утром. Думаю, вы должны знать, что какой-то идиот рассылает глупые письма с вашего аккаунта.