3 кити ефективної автоматизації бізнес-процесів: досвід Netpeak Agencies Group

№1: Розробка автоматичного дашборду для моніторингу ключових показників

За минулий рік, ми в Netpeak Agencies Group, автоматизували більшість процесів. Завдяки підходу операційного департаменту нам вдається використовувати менше часу й ресурсів на ті чи інші задачі. Як це було до та в чому нам вдалося пришвидшитись?

Раніше всі керівники департаментів збирали окремо репорти по кожному зі своїх співробітників, агрегували, аналізували та верхньорівнево звітували. У нас таких департаментів понад 20, тож щоб проаналізувати ці дані потрібно було сідати та вручну їх збирати в єдине місце, на що я і моя команда  витрачали багато часу. Ми прийшли до того, що нам потрібно впровадити один дашборд, де будуть зібрані всі верхньо та середньорівневі показники, які будуть автоматично актуалізовуватись.

Так після впровадження автоматизації він оновлюється без необхідності ручного втручання. Як технічно створюється такий дашборд: код пишуть наші аналітики на мові R (мова програмування, яка використовується для статистичних обчислень, аналізу та процесингу даних). Автоматизація відбувається за рахунок того, що ми під’єднали хмарну платформу Power BI до нашої внутрішньої CRM-системи й на основі цих даних всередині автоматично будується модель та вже потім на її основі формується дашборд, який складається з таблиць, діаграм і фільтрів. Їх можна налаштувати, фільтрувати та задавати графік автоматичного оновлення залежно від запиту.

З переваг, є можливість побачити динаміку по ревенью, видаткам, профіту за останні роки із детальною розбивкою по регіонах, періоду, департаментам, послугам, клієнтам та іншим показниками, що є зручним, якщо потрібно заглибитись в окремий напрям. Тепер, можемо зводити видатки, розробляти прогнози, дивитися, наскільки є відхилення, а також відстежувати навантаження команди і все це в одному місці.

№2: Впровадження внутрішньої ERP-системи як комплексного рішення для управління віддаленою командою

В Netpeak Group у нас є власна ERP-система, де зручно автоматизовані такі процеси, як нарахування заробітної плати за кількістю відпрацьованих годин, трекінг статусів (таких, як відпустка чи лікарняний по кожному співробітнику), дні народження, приєднання нових співробітників до команди, святкові вихідні. Також кожен з команди може автоматично давати запит на отримання day off та бачити скільки у нього залишилось невикористаної відпустки чи лікарняних днів. 

Перед впровадженням такої системи раджу заглибитися в аналіз поточних бізнес-процесів, визначити їх етапи, взаємозв'язки, слабкі місця. Далі раджу провести дослідження наявних програмних продуктів й платформ й оцінивши їх можливості та відповідність  вашим потребам обрати модель системи, яка буде найбільш релевантною  для вашої команди. 

№3: Створення автоматизованого дайджесту для оцінки ефективності роботи менеджерів

Першим кроком за допомогою аналітиків було створено дашборд, який допомагає оцінювати фінансові показники в розрізі менеджерів й команд та по окремих проєктах. Далі ми впровадили відображення відповідності плану та факту показників, прорахунок навантаження на менеджерів, показники по розвитку проєктів, припиненню співпраці з партнером. 

Це значно скоротило час на загальну оцінку ситуації з боку топменеджерів й тепер керівникам не треба шукати ці показники та окремо вручну їх прораховувати, а можна точково проаналізувати все це в одному дайджесті ефективності й зробити висновки по потенційних точках розвитку окремого менеджера. Також ми автоматизували формат тригерних розсилок, які приходять на співробітника, умовно, якщо немає прогресу по задачі, або коли задача переходить на іншого виконавця, він отримує сповіщення.

Як автоматизація вплинула на ефективність роботи в Netpeak Agencies Group

Процес автоматизації суттєво вплинув на нашу роботу й оптимізував не тільки часовий ресурс, а і кількісний, команді вдалося покращити: 

•  швидкість контактів з нашими партнерами після того, як вони залишають заявку вперше на нашому сайті. Ми починали 2023 рік із середнім показником 2:48 годин, а завершили із 1:04, що на 62% швидше;  
• підготовку пресейлів. За 8 місяців (квітень-листопад 2023 року) нам вдалося скоротити  час на підготовку пресейла з 6 до 2 днів. 

Автоматизовані дашборди дозволяють нам швидше приймати обґрунтовані рішення, щодо залучення додаткового персоналу чи оптимізації робочих процесів, необхідних для досягнення більшої ефективності. Процес автоматизації суттєво допомагає нам і в роботі з нашими партнерами. Наприклад, якщо у партнера падають показники по трафіку, продажам, то, ми не чекаємо, що вони побачать проблему та прийдуть до нас, а ініціюємо зустріч першими.

Це допомагає нам бути більш конкурентоспроможними та діяти на випередження. Відповідно, можу стверджувати, що належно налаштована автоматизація бізнес-процесів виправдовує всі вкладені зусилля. Завдяки цьому ми в Netpeak стали більш зосереджені на розвитку групи агентств, створенні нових послуг, оптимізації існуючих процесів, замість простого зведення даних. Також варто зазначити, що автоматизація забезпечує точність й узгодженість даних у різних системах й зменшує витрати на помилки, які можуть виникнути при ручній побудові дашбордів чи іншої звітності. 

Автоматизація — це комплексна трансформація, яка потребує значних зусиль, часу та ресурсів. І попри те, що налаштування та оптимізація автоматизованих систем є складним й тривалим процесом, потребує ретельного аналізу існуючих процесів, чіткого визначення цілей, правильного вибору інструментів та кваліфікованої підготовки персоналу. Важливо пам‘ятати, що інвестиції в цей підхід окупляться у довгостроковій перспективі. 

Хоча підходи та ефективність автоматизації можуть відрізнятися, наш досвід показує, що  автоматизовувати слід лише стабільні та зрілі процеси.