Автоматизація процесів — давно не примха, а необхідність для кожного бізнесу. Купа паперових документів на столах ваших співробітників вже стала рідкістю, тому що світ безповоротно поринув у діджиталізацію.
Навіть Кабмін минулого року оголосив про плани оцифрувати паперовий документообіг. Що ж казати про сучасний бізнес? Тому пропоную поговорити про те, що потрібно автоматизувати кожному бізнесу в першу чергу — HR-відділ. Адже саме з нього починається ефективна діяльність будь-якої компанії.
Чому саме HR-відділ?
HR-відділ охоплює всі найважливіші процеси в компанії — від пошуку, найму та адаптації працівників і до навчання, оцінки та розрахунку заробітних плат. Погодьтеся, це великий пласт роботи, адже працівники компанії — її рушійна сила. Всі відомі та успішні компанії, такі як Google, Facebook чи Netflix, не просто мають розвинені рекрутингові та HR-відділи, вони створюють тенденції роботи з персоналом, які наслідують компанії з усього світу.
Подписывайтесь на Youtube-канал delo.uaНеналаштованість процесів створює в компанії справжній хаос, в якому не зрозуміло хто і як у вас працює, наскільки ефективно, чому звільняються та як часто.
Які HR-процеси варто автоматизувати в компанії?
Згідно дослідження міжнародної рекрутингової компанії Hays 2019 року, представники компаній виділяють 3 основні області, в яких треба впроваджувати автоматизацію: кадровий облік і адміністрування (72%), облік робочого часу (66%) і HR-аналітика (61%). Лише 1% опитаних дотримується думки, що сфера HR не потребує автоматизації.
Тому, пропоную розібрати головні HR-процеси в будь-якій компанії та шляхи їхньої автоматизації.
Добір персоналу
Здебільшого, процес найму починається зі створення і розміщення вакансії та роботи з відгуками. Далі кандидат може проходити по таким етапам найму: тестове завдання, співбесіда, технічна співбесіда, підписання офферу.
Автоматизація цього процесу дозволяє не тільки заощадити час рекрутера на рутинних діях, а й проаналізувати процес добору в цілому. Сучасні рекрутингові системи можуть парсити резюме з будь-яких сайтів, створювати воронку рекрутингу, відображати всі дії з кандидатами на Kanban-дошці і навіть надсилати вам повідомлення про відгуки в месенджери. І, найголовніше, ви як керівник, слідкуєте за цим процесом в одній системі та можете отримати статистику по кандидатам в форматі графіків в будь-який час.
Адаптація
Згідно дослідженню OC Tanner, 20% співробітників звільняються з нового місця роботи в перші 45 днів. Чому? Причин може бути багато: непродумана програма адаптації, відсутність навчання або наставника, поганий рівень комунікації з командою.
Адаптація — це щось більше, ніж корпоративні чашки та формальне знайомство з офісом і колегами. Новачок хоче розібратися, як тут все влаштовано, вже з перших днів на роботі. Йому цікаво знати про компанію, бізнес-процеси, корпоративну культуру та команду більше. HRM-системи — гарний помічник в адаптації новачків. Адже саме там вони можуть дізнатись історію компанії, заочно познайомитися з колегами, навчатись (якщо інтегрована LMS), швидко та зручно запросити 1:1 або фідбек, відслідковувати в календарі свята компанії, дні народження співробітників та свої зустрічі. За допомогою автоматизації, новачок відчуває свою належність до компанії вже з етапу онбординга.
Запити та відсутності
Автоматизація запитів та відсутностей дозволяє вам без зайвих дзвінків та листувань бути в курсі — хто з ваших співробітників присутній на робочому місці, хто знаходиться у відпустці, а хто хворіє. До того ж систему можна налаштувати так, що саме ви разом з HR-спеціалістом будете вирішувати, надавати апрув співробітнику на його запит, чи ні. Це заощаджує значний шматок часу, що витрачається на комунікації, зіставлення графіків робіт та таблиці. До того ж сучасні системи мають мобільні версії або інтегровані з месенджерами, тому керувати відсутностями можна просто зі смартфону.
Performance Management та опитування
Performance Management — необхідна складова роботи з персоналом в багатьох компаніях, особливо в IT. Performance review зазвичай проводять 1-2 рази на рік. Керівництву надзвичайно важливо слідкувати за розвитком та рівнем ефективності співробітників. Оптимально, щоб ви могли відкрити анкету працівника за минулий період і за поточний для порівняння цілей і досягнень. Плани розвитку теж краще прикріплювати до профілю, щоб і ви, і співробітник мали до них доступ. Автоматизація Performance Management дозволяє комфортно слідкувати за розвитком вашого персоналу.
Що стосується опитувань, то серед популярних нині інструментів — Google Forms. Проте, для HR-процесів це не дуже вдале рішення, і ось чому: в Google Forms відсутня можливість отримувати статистичні дані, якісно аналізувати динаміку відповідей на основі багатьох опитувань та бути впевненим у безпеці даних. HRM дозволяє конструювати опитування, робити їх анонімними (за потребою), систематизувати дані та статистику, безпечно зберігаючи все це в одній системі.
OKR
OKR (Objectives and Key Results) — відома в бізнес-сфері методика для постановки цілей і досягнення необхідних результатів. Автоматизація OKR дозволяє ставити цілі командам і співробітникам, бачити історію змін ключових результатів досягнення мети та бути в курсі показників в режимі реального часу
Як автоматизація допоможе вашим працівникам
Рекрутер
Основне завдання рекрутера — шукати кандидатів і закривати вакансії. Рекрутер не тільки залучає кандидата, але і має переконатися, що він підходить для цієї посади та компанії.
До основних обов'язків рекрутера відносяться:
- пошук і добір кандидатів на відкриті вакансії;
- перший контакт з кандидатом;
- проведення кандидата через всі етапи найму;
- комунікація та надання фідбеку;
- ведення бази кандидатів, розміщення вакансій.
Що можна автоматизувати для рекрутера?
Рекрутеру необхідно публікувати вакансії, вести базу кандидатів і екс-співробітників, вести листування, зберігати особисті дані з резюме та сайтів робіт, моніторити статистику прийнятих і відхилених офферів. Сучасні HRM-системи зберігають дані та історії листувань, дозволяють публікувати вакансії на потрібних job-порталах та отримувати відгуки, інтегруватися з поштовими сервісами та працювати зі статистикою.
HR-менеджер
Коли кандидат стає співробітником, рекрутер "передає" його в руки HR-менеджера.
Говорити про конкретні обов'язки HR-менеджера складно, бо вони можуть сильно варіюватися залежно від діяльності компанії або розподілятись на декілька посад. Та все ж, узагальнюючи, можна сказати, що HR-фахівець займається:
- онбордингом і адаптацією новачків;
- роботою з лояльністю та залученістю співробітників;
- веденням Performance Management;
- розрахунком зарплат;
- веденням усіх видів відсутностей на робочому місці;
- проводить опитування;
- організує корпоративні зустрічі;
- організує навчання для співробітників;
- проводить оффбординг.
Що можна автоматизувати для HR-а?
Автоматизація дозволяє істотно спростити запити і підтвердження відсутностей, онбординг, призначення мітингів, проведення опитувань та Performance review. Вона спрощує всі вищеперераховані задачі та залишає купу часу на якісну роботу з персоналом, підвищення бренду роботодавця та HR-стратегію.
Співробітник
Для співробітника акаунт в системі несе масу переваг. Він може читати новини компанії, отримувати сповіщення, слідкувати за графіком зустрічей та подій. А ще робити запит на фідбек, проходити опитування, залишати коментарі до задач. Як я вище згадував, HRM-система стає в нагоді в період адаптації новачка. Крім того, можливості self management дозволяють створювати запити на роботу з дому, лікарняні, відпустки, відрядження просто в системі або через смартфон. Наприклад, в системі Hurma ми розробили чат-бот. Тому відправляти запити та робити інші дії в акаунті можна просто з Telegram.
Також в системі, де інтегрований OKR, співробітник може ставити персональні цілі та досягати їх, а також долучатися до виконання цілей компанії.
Навіщо ж вам HR-система?
HRM істотно полегшує життя не тільки HR-менеджерам і рекрутерам, але і кожному співробітнику в офісі. Якщо ви шукаєте софт, який автоматизує рутину, впорядкує HR-процеси та допоможе вести статистику, то автоматизовані рішення — те, що вам потрібно. Обирайте той продукт, що об'єднує необхідні функції саме для вашої компанії, вміщує якомога більше модулів та інтегрований з потрібними job-порталами.
Що стосується користі, яка вимірюється в цифрах, то наше внутрішнє дослідження серед клієнтів Hurma показало, що система допомогла заощадити до 43% часу на рутинних операціях, знизила фінансові та трудовитрати, зменшила плинність персоналу на 12% та заощадила 18% бюджету компанії. Непогано, чи не так?