Як ВРМ-система допомогла компанії Adidas заробляти більше та підвищити продуктивність

Для того, щоб стати лідером на ринку, компанія Adidas пройшла через чимало змін. Наприклад, впровадила ВРМS (систему керування бізнес-процесами), що допомогла автоматизувати та прискорити роботу кількох відділів.

Розповідаємо, що зробили в компанії та яких результатів досягли.

Які проблеми були в Adidas

Adidas — один із найстаріших виробників спортивного одягу у світі. Як не дивно, але саме це в певний момент зіграло з компанією злий жарт — більшість процесів були застарілі, неефективні та велися "за звичкою". Вони гальмували роботу підприємства, заважали заробляти більше і призводили до додаткових витрат.

Тому ще в 1996 році керівництво вирішило змінити цю ситуацію та підвищити продуктивність, впровадивши ВРМ-систему.

Які були передумови впровадження ВРМ:

• документи та всю інформацію між відділами співробітники передавали вручну;
• система показувала оформлення замовлень та виставлення рахунків-фактур зі значною затримкою;
• документація була в паперовому вигляді, а не в електронному;
• було складно знайти та перевірити дані та документи клієнтів;
• процеси були трудомісткі, мали низьку продуктивність.

Компанії потрібно було швидше розглядати скарги покупців та відповідати їм. Однак відділи обслуговування клієнтів, кредитування та опрацювання претензій потонули в паперах, не могли знайти потрібні документи та інформацію, були не здатними ефективно налаштувати процеси.

Відгуки та скарги клієнтів неможливо було відстежувати в режимі реального часу, документи для перевірки претензій було складно знайти, тож компанія дарма витрачала чимало коштів на відшкодування витрат покупцям.

Крім того, були проблеми з конфіденційністю інформації, пов’язаної з клієнтами, і це турбувало юридичний відділ.

Вирішити ці проблеми компанія спробувала за допомогою системи керування бізнес-процесами.

Які в компанії були цілі впровадження ВРМ-системи

• Забезпечити доступ до файлів клієнтів у режимі реального часу;
• економити на управлінні кредитами та скаргах;
• спростити організацію робочих процесів, зробити її ефективнішою;
• полегшити доступ до документів;
• прискорити розгляд претензій;
• усунути паперові документи та перевести все в цифру.

Що зробили в компанії

Adidas почав використовувати ВРМ-систему Global 360 Enterprise. Спершу її запустили у відділі обслуговування клієнтів, а пізніше — у відділах управління кредитами та опрацювання скарг.

Усі паперові документи — 200 тисяч щомісяця — оцифрували та індексували. До цього співробітники витрачали занадто багато часу на їх пошуки. А із запровадженням ВРМ-системи користувачі миттєво знаходили всі пов’язані між собою документи в одному місці.

Система автоматично створювала папки, що стосувалися розгляду кожної окремої скарги. Там зберігали всю інформацію, необхідну для її розгляду.

Інформація між відділами передавалася не вручну, а автоматично. Весь процес розгляду скарги — від надходження до розв’язання проблеми й архівування — спростили і пришвидшили.

Яких результатів досягла компанія

• Співробітники почали швидше реагувати на запити клієнтів та скарги від покупців. Завдяки цьому клієнтський досвід покращився, а виплати за скаргами зменшилися — як і кількість самих скарг.
• Завдяки цифровізації та автоматизації працівники почали виконувати ті самі завдання значно швидше. Це теж економило ресурси Adidas.
• Компанія перестала платити за склади для документів, оскільки перевела більшість документації в електронний формат.
• Виставлення рахунків-фактур стало швидшим та зручнішим.
• Систему інтегрували з іншими корпоративними рішеннями, які були необхідні для повноцінного функціонування компанії.
• Усі документи та іншу інформацію завантажили у ВРМ, щоби мати до неї миттєвий доступ.
• Вартість ведення бізнесу знизилася, а сам робочий процес став більш ефективним.

Яку BPM-систему вибрати в Україні 

У нас зараз є кілька різних BPM-систем. Один з варіантів — Scriptum BPM. Це система для автоматизації та підвищення ефективності бізнес-процесів. З її допомогою можна швидко вирішити проблеми бізнесу. Наприклад, інтегрувати між собою старі системи компанії, автоматизувати процеси та прискорити взаємодії.

Інший варіант — RASK: ВРМS. Тут можна робити налаштування користувачам (без програмування) через візуальний редактор. А керується вона з будь-якого місця та пристрою. Виконувати завдання бізнес-процесів можна по електронній пошті, Viber, Telegram.

Також можна обрати Creatio від компанії Terrasoft. Вона дає можливість створювати й автоматизувати бізнес-процеси будь-якої складності, а ще має готову бібліотеку процесів, побудованих відповідно до провідних світових практик.