HR в эпоху карантина: как адаптироваться к новым реалиям

Карантин в Украине внес много корректив во все сферы жизнедеятельности. Украинский бизнес сейчас переживает сложные времена. Особая нагрузка в эти дни лежит на HR-департаментах компаний. Организовать безопасную работу сотрудников, работающих "на передовой". Создать эффективную дистанционную работу офисных сотрудников. Практически в ручном режиме корректировать планы по подбору персонала и в авральном — осуществлять закрытие новых вакансий.

Какие изменения внес карантин в тенденции на рынке труда? Как изменилась работа HR за это время? Какие вызовы стоят перед компаниями, и как их решать? 

Затаив дыхание или "давайте уже после карантина": тенденции на рынке труда

Первые две недели после объявления карантина на рынке было затишье. Вакансий и резюме стало значительно меньше. Соискатели при обсуждении возможной работы часто говорили: "Давайте уже после карантина".

Но на третью неделю ситуация изменилась. Так как стало понятно, что карантин — это не майские праздники, и быстро все не разрешится. Кроме того, многие компании вынуждены были отправить сотрудников в отпуск за свой счет. И теперь кандидаты уже готовы ехать на собеседование и быстро выходить на работу. Это если говорить о тех, кто находился в активном поиске работы. Пассивные соискатели (те, кто только планировал менять работу) свои планы изменили и на рынок труда самостоятельно не выходят.

Примечательно, что карантин внес коррективы и в оценку имиджа работодателя в глазах соискателя. Теперь еще при телефонном собеседовании кандидаты уточняют, как в компании организована безопасность сотрудников и выполняет ли компания в полном объеме свои обязательства по оплате труда. При этом сами работодатели сейчас размещают вакансии больше для пополнения кадрового резерва, чем для оперативного найма специалиста.

Что касается общих тенденций на рынке труда, то, по данным портала hh.ua, сейчас значительно выросло количество вакансий в разделе "Медицина" и резко упало количество вакансий в разделах "Туризм" и "Розничная торговля" (по данным work.ua).

Кроме того, по оценкам Торгово-промышленной палаты, 500-700 тысяч украинцев остались без работы из-за закрытия бизнеса на карантин. При этом на рынке мы пока не видим большого количества административного персонала. Сейчас многие затаили дыхание и ждут, что будет дальше.

А что же в работе HR-департаментов?

Забота о сотрудниках, их здоровье и безопасность уже не кажутся роскошью или прерогативой "модных IT-компаний". Компании организовывают развозки сотрудников, работающих "на передовой", обеспечивают их средствами индивидуальной защиты (маски, перчатки, антисептики), покупают сотрудникам медицинские страховки. В текущих реалиях это не блажь, это вопрос выживаемости и работоспособности бизнеса. 

Большинство украинских компаний перевели свои офисы на дистанционный режим работы. Некоторые — когда еще только карантин был объявлен в школах, другие — вынужденно, когда отменилась работа общественного транспорта и сотрудникам стало невозможно добраться в офис.

Функция внутренних коммуникаций впервые за долгие годы стала одной из самых ключевых в HR подразделении. Необходимость поддерживать связь с командой в новых условиях работы заставляет уделять этой функции множество времени.

Претерпевает изменения и функция обучения и развития. Со свойственной ей гибкостью и реактивностью, она очень быстро перестроилась в новых реалиях. Компании одна за другой сообщают о внедрении тренингов в Zoom и на других платформах. И это уже не формат вебинаров, известный и до карантина, это попытка перенести полноценное оффлайн обучение в формат онлайн.

Как пережить кризис и не растерять людей

На мой взгляд, HR сейчас должен быть сосредоточен на двух ключевых задачах — обеспечение работы критически важных для бизнеса функций и сохранение наибольшего количества рабочих мест.

Во-первых, нужно убедиться, что у каждого сотрудника, который отвечает за критически важную функцию в компании, есть дублер. Это нужно на случай, если человек уйдет на больничный. Также важно настроить и поддерживать обмен информацией на всех уровнях управления. Например, мы в компании с началом карантина внедрили рассылку менеджменту ключевых новостей из достоверных источников в СМИ — это очень помогает быстро реагировать на ключевые события в Украине и мире и не отвлекаться от работы на изучение многочисленной информации в интернете.

Не менее важно поддерживать свою команду и, хотя бы частично, компенсировать для них утраченное общение и "чувство плеча". В самом начале карантина мы организовали для всех желающих сотрудников Zoom-конференцию с известным инфекционистом, которая в прямом эфире отвечала на вопросы обеспокоенных сотрудников. Сейчас мы регулярно организовываем онлайн игры для сотрудников, конкурсы для родителей с детьми, готовим полезные рассылки с адресами служб доставки еды, лекарств, книг. Мы рассказываем коллегам о возможности онлайн посещения множества театров и музеев мира.

Что касается второй задачи, то в условиях кризиса каждая компания пересматривает свой текущий бюджет и корректирует планы. У многих предприятий затраты на персонал занимают серьезную долю в общих операционных затратах. Часто именно эти расходы и пытаются оптимизировать в первую очередь. Задача HR — найти компромисс в решении этой непростой задачи. С одной стороны, помочь бизнесу оптимизировать затраты на персонал, но с другой — не позволить увольнять или отправлять в отпуск "за свой счет" большое количество людей. Мы в "NovaPay" пользуемся вот такими инструментами для решения этой задачи:

• Переводим часть людей на сокращенный режим работы (50-80% ставки) с пропорциональной оплатой. Мы активно это используем для тех функций, у которых ощутимо снизилась нагрузка в связи с карантином (уборка офиса, поддержка бизнеса, подбор персонала и т.п.). Так у людей остается работа, доход, общение с коллегами и обмен информацией. Они с пониманием воспринимают эту ситуацию. Уменьшилась нагрузка — уменьшился доход.
• Отказываемся от затрат на внешнее обучение. Естественным образом ушли также затраты на компенсацию проезда и командировки.
• Часть сотрудников ушли в оплачиваемый отпуск (те, кто и так его планировал плюс те, для кого выполнение обязанностей на сегодня временно приостановилось).
• Нам удалось договориться преимущественно со всеми арендодателями о снижении затрат на аренду офисов и региональных филиалов. И это, кстати, яркий пример того, как бизнес старается поддержать друг друга в условиях кризиса.
• Мы расстались с 1,68% персонала по согласованию сторон, что дало им возможность стать на биржу труда и при этом мы выплатили им финансовое пособие. Такой инструмент мы применили к тем людям, по которым мы понимали, что и после карантина их функционал не возобновится.

У HR есть и другие инструменты, если необходимо будет снижать затраты и дальше. Но нужно до последнего сдерживать себя от самого простого решения — массовых сокращений, урезания зарплат без уменьшения нагрузки и урезания заслуженных премий. Тем более, что в существующем режиме карантина люди стали работать больше. Те 2-3 часа, которые раньше уходили на проезд в офис и обратно, сейчас сотрудники отдают работе. Многие из них генерируют интересные и рабочие идеи поддержания бизнеса в новых условиях, многие предлагают способы дополнительной экономии (это давно в "ДНК" культуры нашей компании, и мы не останавливаемся и в этих условиях), многие с началом карантина предлагали руководителям любую посильную помощь и работу сверхурочно.  

В подобных кризисных ситуациях особенно понимаешь, что компания — это люди, и переживет ли компания кризис зависит, в первую очередь, от команды в этой компании. Не спешите им резать доходы, найдите вместе с ними резервы дополнительной экономии и дополнительного заработка.

Важно отметить, что мы в компании можем себе позволить достаточно сдержанные меры в отношении уменьшения затрат на персонал, так как и до кризиса постоянно проводили оптимизации структуры, процессов, ресурсов. У нас и раньше не было раздутой вертикали, дублирования процессов, институтов "замов". И, главное, нам повезло быть частью группы компании "Новой Почты", которая продолжает активно работать и в условиях карантина, развивая линейку продуктов и услуг, адаптируя их под текущие потребности рынка.

Марина Кравченко, директор департамента персонала компании "NovaPay" (входит в группу компаний "Новая почта")