Как все успевать: 20 простых шагов к управлению своим временем и повышению продуктивности

Если вы ответили "нет" на любой из вышеперечисленных вопросов, это означает, что вы не управляете своим временем так, как хотели бы. Предлагаем 20 советов по управлению временем, которые помогут вам значительно повысить свою продуктивность:

1. Составьте ежедневный план

Планируйте свой день до того, как он начнется. Делайте это утром, а еще лучше, вечером перед сном. План дает вам хорошее представление о том, как сложится день. Таким образом, вы не будете застигнуты врасплох. Ваша задача на день — как можно лучше придерживаться плана.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи

Имейте в виду, что вам нужно закончить X-задание к 10 утра, Y-задание к 15:00 и Z-задание к 17:30. Благодаря этому ваша работа не будет затягиваться и отнимать время, отведенное для других занятий.

3. Всегда используйте календарь

Наличие календаря — самый важный шаг в управлении повседневными делами. Еще лучше, если вы можете синхронизировать свой календарь с мобильным телефоном и другими гаджетами, которыми вы пользуетесь. Таким образом, вы сможете получить доступ к своему расписанию, где бы вы ни находились.

4. Всегда используйте органайзер

Органайзер поможет вам сохранять видение всей картины. Это ваш основной инструмент для систематизации информации, списков дел, проектов и прочего.

5. Знайте свои дедлайны

Когда вам нужно закончить свои задачи? Четко отметьте дедлайны в календаре и органайзере, чтобы знать, когда вам нужно завершить каждую задачу. И помните о следующих важных пунктах при установке крайних сроков:
- Эффективно расставляйте приоритеты — сначала срочное-важное, потом срочное-не важное, после не срочное — важное и, если останется время и силы, не срочное — не важное.
- Разделяйте большие задачи на маленькие шаги.
- Решайте проблемы сразу, когда они возникают.
- Концентрируйтесь на выполнении задачи, устраняя все отвлекающие факторы.
- Придумайте для себя мотивацию.

6. Научитесь говорить "нет"

Не берите на себя больше, чем вы можете выдержать. Откажитесь от отвлекающих факторов, которые появляются, когда вы занимаетесь другими делами. Или отложите их на более позднее время.

7. Делайте все раньше

Если вы будете рассчитывать на то, что придете на встречу или выполните задачу вовремя, вы можете либо успеть, либо опоздать. В большинстве случаев вы будете опаздывать. Однако, если вы нацелитесь на то, чтобы прийти/выполнить раньше, вы, скорее всего, успеете.

8. Ограничьте время своей деятельности

Это означает, что вы ограничиваете свою работу X количеством времени. Используйте тайм-боксы. Это метод, по которому вы выделяете временные блоки в своем календаря для выполнения разных задач. При чем, речь идет не только о рабочих задачах, но и о личных, семейных, дружеских.

9. Поставьте часы на видном месте

Иногда мы настолько поглощены своей работой, что теряем счет времени. Имея перед собой большие часы, вы будете знать текущее время и сможете легче ориентироваться в своем плане.

10. Устанавливайте напоминания

В большинстве календарей есть функция напоминания. Если вам нужно присутствовать на важной встрече, установите будильник за 15 минут до выхода на встречу. Так вы дадите себе время собрать нужные документы и переключить мысли на тему общения.

11. Концентрируйтесь

Вы так сильно пытаетесь решить несколько задач сразу, что просто ничего не делаете? Если да, сосредоточьтесь только на одной ключевой задаче в один момент времени. Многозадачность вредна для большинства из нас.

Закройте все приложения, которые вы не используете. Закройте в браузере вкладки, которые отвлекают ваше внимание. Сосредоточьтесь исключительно на том, что вы делаете. Так вы станете более эффективным.

12. Избегайте отвлекающих факторов

Что вас отвлекает в работе? Мгновенные сообщения? Звонок телефона? Новые письма?

Отключите уведомления на рабочем столе из всех мессенджеров и электронной почты. Входите в них только тогда, когда запланировали для этого время. В противном случае они сильно отвлекают.

Если занимаетесь очень серьезной работой, можно даже выключить звук телефона (не переключить на вибро, а полностью выключить). Завершив задачу, вы сможете перезвонить или ответить всем, кто хотел с вами пообщаться. Это поможет вам лучше сконцентрироваться.

13. Отслеживайте потраченное время

Когда вы начинаете отслеживать свое время, вы лучше понимаете, на что его тратите. Например, вы можете установить простой таймер обратного отсчета, чтобы убедиться, что вы закончите задачу в течение определенного периода времени, например, 30 минут или 1 час. Нехватка времени может подтолкнуть вас сосредоточиться и работать более эффективно.

14. Не беспокойтесь о неважных деталях

Вы никогда не сделаете все так, как хотите. Попытки сделать это неэффективны. Перфекционизм убивает продуктивность и приносит больше вреда, чем пользы.

15. Расставьте приоритеты

Поскольку вы не можете делать все, научитесь расставлять приоритеты в важном и отпускать все остальное.

Применяйте принцип 80/20, который является ключевым при расстановке приоритетов. Вы также можете воспользоваться этой техникой, чтобы расставить приоритеты для всего, что есть в вашем плане.

16. Делегируйте

Если есть вещи, которые могут быть лучше выполнены другими, или вещи, которые не столь важны, рассмотрите возможность делегирования. Это снимает нагрузку, и вы можете сосредоточиться на важных задачах. Когда вы делегируете часть своей работы, вы высвобождаете время и добиваетесь большего.

17. Группируйте похожие задачи

Когда вы выполняете подряд похожие задачи, ваш мозг обрабатывает их гораздо быстрее. Разделите свою работу на группы задач и планируйте в соответствии с ними. Например, звонки/письма партнерам, развитие бизнеса, административные функции, общение с персоналом и так далее.

Объединяя связанные задачи, вы добиваетесь синергии. Если вам нужно сделать несколько звонков в день, сделайте их подряд. Это намного упрощает процесс.

18. Избавьтесь от траты времени

Что отнимает у вас время от работы? Facebook? Twitter? Проверка электронной почты? Перестаньте так часто их проверять.

Единственное, что вы можете сделать, — это усложнить процесс их проверки — удалите их из быстрых ссылок / закладок браузера и поместите в папку закладок, к которой трудно получить доступ. Замените закладки в браузере важными сайтами, имеющими отношение к работе.

Хотя вы, несомненно, по-прежнему будете проверять FB / Twitter, вы обнаружите, что делаете это гораздо реже, чем раньше.

19. Заканчивайте, когда нужно

Причина номер один, почему планы всегда кажутся переполненными, заключается в том, что вы не прекращаете рабочие моменты, когда это необходимо. Не бойтесь останавливать встречи/совещания и подвести итоги. В противном случае конца никогда не будет, и вы просто съедите время, которое запланировали для других действий.

20. Оставьте буферное время между задачами

Не планируйте время выполнения задач впритык друг к другу — оставляйте буфер 5-10 минут. Это поможет вам завершить предыдущую задачу и приступить к следующей.

Источник фото: Depositphotos