Экономия на дополнительных расходах в бизнес-поездке: методы и возможности

Специалисты советуют: нужно сокращать траты за питание, мобильную связь, такси и подобные услуги. Насколько же они значительны? Опросы одного из ведущих поставщиков интегрированных решений для управления расходами в деловых поездках, компании Concur, показали, что траты на авиабилеты и проживание в гостиницах составляют 55,4% от средней стоимости бизнес-путешествия в Великобритании. Это говорит о том, что существуют и другие значительные статьи расходов. Так, на наземный транспорт (без учета личных автомобилей) в среднем приходится 9,1% от общего числа трат, что объясняется высокой стоимостью лондонских такси. Не менее важный пункт бюджета — питание — составляет в среднем 8,4% расходов.

Расходы на еду и транспорт

Опрос Concur показал, что среди городов с самым дорогими кафе и ресторанами первое место занимание Токио: средняя стоимость обеда здесь — $77,58 за человека. На втором месте находится Копенгаген с показателем в $77,07, а затем Сидней — $76,05. Для сравнения, в Лондоне средний счет — $56,46, а в Нью-Йорке — $67,04. В целом, траты в этой категории снизились на 1% по сравнению с предыдущим годом.

Генеральный директор компании Concur, старший вице-президент по Европе, Ближнему Востоку и Африке Изабель Монтесдеока утверждает, что система управления расходами — это логический инструмент, который должен помочь в экономии. "Она дает людям полный обзор того, на каком этапе появляются все эти расходы, позволяет делать анализ тенденций и принимать разумные решения", — утверждает г-жа Монтесдеока.

Concur также объединил данные в собственной системе онлайн-бронирования, что позволит компаниям легче отслеживать свои расходы. Компания работает с Groundscope, Groundspan, Limos.com и TaxiMagic, объединяя службу заказа такси и процесс бронирования путешествий.

Кроме того, транспорт — это не единственная область дополнительных услуг, которая представлена в инструментах онлайн-бронирования. Онлайн-платформа AmericanExpress Axiom объединилась с платформой OpenTable, что позволяет покупателям делать заказ столика в ресторане в 37 000 заведениях Великобритании, США и Канады. Система показывает отзывы посетителей, средний счет, а также выделяет предпочтительные рестораны, помогая сократить стоимость обедов и ужинов.

Традиционные методы, которые используют тревел-менеджеры с целью экономии, взаимодействуя с поставщиками, как правило, труднее использовать в сфере питания. Гораздо легче отслеживать траты, возникающие во время авиаперелета, чем увидеть, как много черной икры сотрудники компании съели по всему миру.

Право на роуминг

Компаниям удалось немного сэкономить на мобильной связи, начиная с июля 2012-го, когда Еврокомиссия представила новые налоги за пользование роумингом в пределах Европы.

ЕК подсчитывает, что это сэкономит бизнес-путешественникам более 1000 евро в год на услуги мобильной связи в сравнении с ценами 2007 года. В 2014 году Еврокомиссия будет вновь пересматривать принципы регулирования рынка, поэтому деловые туристы смогут свободно выбирать самого дешевого роуминг-провайдера.

Переговоры по поводу трансграничных сделок с операторами связи — это другое средство экономии, рассмотренное международной экспедиторской и логистической компанией Panalpina, оперирующей свыше чем в 80 странах. Она подписала соглашение с оператором VodafoneGlobalEnterprise, действующее в 28 странах. По словам главы телекоммуникационного департамента Panalpina Хьюо Борхеса, благодаря этому траты компании на мобильную связь сократились на 20-30% в зависимости от территории.

Точка зрения покупателя

Эндрю Солум из Ассоциации Туриндустрии (Travel Industry Association), работавший тревел-менеджером в нескольких организациях, говорит: "Компании смотрят на все аспекты путешествия. Некоторые малые и средние предприятия используют систему посуточных, которая основана на фактических тратах. Даже крупные корпорации нередко ограничивают расходы своих сотрудников на питание, так что в среднем эти траты сводятся к 40 фунтам стерлингов за блюдо, без возможности потратить сумму больше".

В целях экономии средств можно использовать и современные технологии: для звонков используют Skype, так как Wi-Fi и интернет-соединения стали более доступными. А вместо смс есть специальные программы, такие как WhatsApp, помогающие экономить 40 пенсов за одно сообщение.

"Это удивительно, как много денег можно сэкономить, проявив здравый смысл и немного изменив культуру поведения", — отметил Эндрю Солум.