Дорога до збитків. Як компанії втрачають до 120 тисяч грн на рік на автоштрафах 

За даними Національної поліції в Україні на сьогодні близько 570 000 автомобілів знаходяться у власності різних компаній. Оплата штрафів для корпоративного сегменту має свої особливості, нерозуміння яких призводить до збитків. Як свідчить досвід, в середньому компанії втрачають на прострочених штрафах до 120 тис. грн на рік. Не кажучи вже про погіршення загальної ситуації з безпекою на дорогах. 

То у чому ж суть проблеми?

Річ у тім, що водій корпоративного транспорту не є його власником. І якщо він порушив ПДР на автомобілі, зареєстрованому на компанію, то адміністративну відповідальність несе керівник (директор). 

Багато хто з директорів досі не приділяє уваги цьому питанню. Але під час роботи більш-менш великого автопарку, виникають десятки чи навіть сотні постанов про порушення ПДР. Штрафи виписують патрульні поліцейські та паркувальні інспектори. Також з червня 2020 року в Україні запрацювала система автоматичної фотовідеофіксації порушень — було встановлено 48 камер.  

І найближчим часом збитки компаній на автоштрафах тільки зростатимуть. Адже до кінця цього року планується встановити ще 220 камер по всій Україні. А з 17 березня 2021 року почав діяти закон, який збільшив розмір штрафів у декілька разів. Наприклад, якщо раніше перевищення швидкості більш як ніж на 50 км/год, обходилося у 510 грн, то сьогодні це вже 1700 грн. 

Згідно з результатами наших досліджень, у 90% компаній вважають, що неможливо повністю контролювати процес сплати штрафів і впливати на поведінку своїх водіїв за кермом. Ми зібрали найбільш поширені помилки, яких компанії припускаються в роботі зі штрафами. 

1. Втрата можливості отримати 50% знижки при сплаті

Штраф за порушення ПДР повинен бути сплачений протягом 30 днів. Якщо його прострочити, сума подвоюється, а Державна виконавча служба може заблокувати банківський рахунок директора, не випустити його за кордон, накласти на автівку арешт. З іншого боку, можна і зменшити  стягнення. Адже перші 10 банківських днів з моменту отримання постанови діє пільговий період. Протягом цього строку погасити штраф можна за півціни. Нерідко компанії ігнорують цю можливість.  Але сплачувати всі штрафи зі знижкою 50% цілком реально.  

2. Відсутність відповідального працівника з навичками для управління штрафами

Нерідко в компаніях цим займається особисто директор, який контролює стягнення через свій особистий Електронний кабінет. Тоді йому потрібно виписати номерні знаки всіх автівок, ідентифікувати водіїв-порушників, нагадати кожному про несплачений штраф, не забути перевірити, чи він його погасив.  Наприклад, з автопарком у 10 автомобілів, це може зайняти від 30 до 50 хвилин кожного дня. У переважної кількості випадків часу на це немає. Неоплачені стягнення накопичуються і опиняються згодом у Виконавчій службі. Про те, що почалося виконавче провадження, дізнаються, коли вже відбулося блокування рахунку керівника. 

Інший варіант — призначити відповідальним завідувача гаражем, який немає інших інструментів, аніж блокнот чи записи на папірцях. Це вже краще, але певна кількість штрафів все одно до нього не потрапляє — водій може не розказати про порушення, паперова постанова може загубитись тощо. Рано чи пізно до компанії застосовуються санкції з боку виконавчої служби. Завгар отримує догану, а бізнес — збитки. Наприклад, в одному з випадків велика лізингова компанія з 1,5 тис. транспортними засобами своєчасно не дізналася про 1 штраф за парковку. Виконавча служба розпочала провадження, заблокувала можливість здійснювати реєстрацію/перереєстрацію машин у Територіальних сервісних центрах. Це фактично зупинило  один з ключових бізнес-процесів. Компанія витратила 5 днів на пошук штрафу і сплату заборгованості. 

Отже переважна більшість компаній не приділяє уваги тому, щоб організувати централізований контроль штрафів. Для того, щоб це зробити, потрібен адміністратор, який добре обізнаний у механізмах формування і сплати штрафів, а також в новітніх технологіях, які дозволяють компанії зробити процес управління штрафами більш зручним і ефективним. Наприклад, сьогодні можна в онлайн-режимі отримувати повідомлення про наявні штрафи та контролювати їхнє погашення. 

3. Хибне уявлення, що достатньо передати транспортний засіб у належне користування працівнику 

Так, законодавство України дозволяє це зробити. Тоді не директор, а працівник нестиме відповідальність за порушення ПДР для цього автомобіля, які будуть зафіксовані автоматичними камерами. Проте швидко передати всі транспортні засоби у належне користування можна, якщо у компанії невелика кількість машин. Справа в тому, що для цього потрібна особиста явка спiвробiтника та директора до Сервісного центру МВС. Оформлення кожного автомобіля займає 30 хвилин. Для кожного авто необхідно окремо записатись в електронну чергу. Отже, якщо у компанії, скажімо від 10 транспортних засобів, процес може розтягнутися на 1-2 місяці. Маємо приклад,  коли в компанії з кількома тисячами машин взялися це робити, але швидко зрозуміли, що не зможуть ніколи закінчити цей процес.  

4. Неорганізований процес отримання постанов про штрафи

Часто в компаніях просто не знають, як це зробити, оскільки не мають обізнаного адміністратора, який вникає у всі деталі. Як правило, постанови надсилаються або на адресу реєстрації директора, як фізичної особи, або на адресу реєстрації компанії. Але директор може бути зареєстрований у Харкові, а жити в Києві. Або компанія може знімати офіс не за адресою реєстрації (закон це дозволяє). Це призводить до втрати документів і є незручним для директора. Також знижується ефективність роботи адміністратора, оскільки в нього немає швидкого доступу до кореспонденції. Для вирішення цього питання можна зробити запит до МВС і попросити  спрямовувати листи на зручну для адміністратора адресу. Така можливість, дійсно існує, але про неї мало хто знає.

5. Сподівання, що штрафи сплатять самі водії

Багато хто з директорів навіть не здогадується, що в базі Нацполіції за ними числяться стягнення за порушення ПДР, які були скоєні їхніми співробітниками.  Типове з чим доводиться стикатися — некоректні оплати, прострочені платежі, справи у виконавчій службі. У нашій практиці був навіть такий випадок, коли директор підприємства отримав 6 проваджень від виконавчої служби вже після продажу 3-х автомобілів. Виявилося, що напередодні продажу  камери зафіксували перевищення швидкості на цих автівках.  А постанови були сформовані пізніше (закон відводить на це до 60 днів). Тому при перевірці авто в поліції штрафів не було виявлено. 

Отже основа ефективного управління автоштрафами — достовірний та оперативний контроль за ними. Впровадження системи починається з  перевірки всього автопарку компанії на наявність штрафів. Наприклад, у одного підприємства після такої перевірки знайшлося 9 штрафів, які були сплачені з невірним призначенням платежу. Причина була в тому, що співробітник банку, просто не знав, як це треба робити і ввів абсолютно некоректну інформацію. Ручна перевірка штрафів віднімає багато часу. Скажімо, для 10 машин на  державному сервісі цей процес може зайняти до 1 години. І так потрібно робити кожного дня, щоб не прогавити нові штрафи. Якщо штрафи буде знайдено, потрібно буде відволіктися на кілька годин для того, щоб дати вказівки працівникам, а потім не забувати відслідковувати погашення стягнень і таке інше.    

6. Неспроможність ідентифікувати винного в порушенні ПДР  

Коли камери та паркувальники фіксують порушення, вони виписуються не на водія. Відповідає власник транспортного засобу, або директор юрособи, якій належить транспортний засіб. Дуже часто директор дізнається про існування постанови вже після того, як водій звільнився. У такому разі відшкодувати втрати майже неможливо. Отже дані автомобілів і водіїв потрібно звести до єдиної бази даних. Тоді одразу, як тільки в реєстрі Нацполіції з’явиться новий штраф, можна побачити не тільки номер авто, але й ім’я водія, який допустив порушення. І відповідно до цього зробити стягнення. 

7. Відсутність контролю за сплатою штрафів

У компанії може не вистачити ресурсу, щоб вирішити цю задачу. Часто вони неспроможні централізовано і вчасно зібрати у співробітників необхідні дані — реквізити постанов, суми штрафів тощо. У такому випадку виникають прострочки, помилки у платежах і, як наслідок, додаткові втрати. Більш зручний спосіб — коли водії платять самі. Але в цьому випадку потрібен контроль, чи правильно зроблено сплату. Тому краще контролювати процес сплати в режимі реального часу. У якості приклада, можна привести кейс однієї FMCG компанії. Було закріплено всі транспортні засоби за водіями. Це дозволило одночасно отримувати повідомлення про нові штрафи як менеджеру по транспорту, так і водіям через корпоративну пошту. Оплата відбувалася через посилання у листі. Після цього квитанція надсилалась і водієві, і менеджеру. Також  система викачувала її за лінком, який є в кабінеті водія. Таким чином, вже на наступний день після порушення штраф оплачувався

8. Впевненість, що сплачений штраф є погашеним

Насправді — ні. Платіж може йти 1-3 дні, обробка штрафу поліцією займає до 5 днів. Але якщо трапилась помилка під час сплати, платіж затримується на непевний час. Помилки — звичайна річ, коли водії сплачують в ручному режимі. Наприклад, звертаються до оператора в банку. В цій процедурі важлива кожна кома чи "зірочка". А непогашений штраф призводить до дуже великих втрат для компанії. До того ж часто трапляється, що водій, винний в порушенні, звільняється. Тоді неправильна квитанція буде подвоювати розмір стягнення. Можливі й штрафні санкції. 

9. Недбалість у зберіганні платіжних документів

Досить часто трапляється, коли виконавча служба розпочинає впровадження за простроченим штрафом. Водночас водій каже, що сплатив вчасно. Всі починають терміново шукати, куди поділася платіжка. Водій — для того, щоб вирішити фінансову суперечку з компанією. Компанія -  щоб вирішити справу з виконавчою службою. Адже, якщо платіжка виявиться під рукою, є можливість швидко виявити помилку, через яку штраф не було погашено. Тоді можна навіть обійтися без подвоєння суми і швидко зняти санкції з рахунків директора. Отже всі квитанції потрібно зберігати в одній електронній базі, яка знаходиться в розпорядженні компанії. Це дозволяє запобігти багатьом суперечливим ситуаціям.

10. Переконання, що такі поняття, як " культура водіння " "безпека на дорогах"   — то державна справа

Якщо у компанії немає системи управління штрафами, це робить дороги в країні більш небезпечними. Адже водії підприємства не відчувають відповідальності. Навпаки, якщо в компанії налагоджено достовірний контроль штрафів, всі порушення і всіх порушників стає видно. Така прозорість сама по собі призводить до того, що водії стають більш сумлінними. Це також дозволяє створювати рейтинги всередині компанії. На цій основі можна впроваджувати мотиваційні програми, які заохочують водіїв до безпечного водіння. 

Підсумовуючи, варто зазначити, що розв’язання проблеми зі сплатою штрафів в корпоративному сегменті є комплексним завданням. На державному рівні потрібно спростити передачу відповідальності за порушення ПДР працівниками компаній. Бізнесу потрібно створювати новий бізнес-процесс для контролю і погашення штрафів. Для цього є сучасні технологічні рішення. Це не тільки усуне збитки компаній, але й підвищить рівень безпеки дорожнього руху в Україні для всіх його учасників. 

Таїсія Юрздицька, керівник Штрафи UA для бізнесу

Фото: Depositphotos