Як тендерні закупівлі дозволяють зекономити від 10% до 20% бюджету

Тендерні закупівлі є одним з найефективніших способів оптимізувати бюджети. Важливо, що цей інструмент є релевантним як для великих компаній, так і для компаній-початківців. Він допомагає не тільки знаходити нових партнерів, але й покращувати умови співпраці вже з наявними. 

Обираємо майданчик 

В Україні існує багато майданчиків для проведення тендерних закупівель. Я б хотіла поділитись досвідом роботи мережі магазинів ЕКО МАРКЕТ, де ми працюємо на "Смарт-тендер" та "Єтендер". 

На цих торгах учасники не платять за участь, а сплачує лише замовник. Проте економія, шляхом залучення нових учасників, покриває всі витрати. Адже завдяки розширенню кола контрагентів вона зазвичай становить 10-20%.

Окрім цього, тендери є чудовою можливістю напряму вийти на виробників. Адже часто багато фірм не виготовляють певний товар, а лише надають його. Таким чином, ми можемо вийти на перших у цьому ланцюжку та суттєво зекономити завдяки прямій співпраці з ними.

Важливість тендерного завдання

Одним з секретів успішності проведення тендеру є правильно сформоване тендерне завдання. Тож проводячи закупівлі обов'язково детально пропишіть всі параметри. Для цього ми радимо тісно співпрацювати з представником відповідного відділу/департаменту вашої компанії, для якого й проводяться певна закупівля. Це дозволить вам деталізувати завдання: які параметри матеріалу потрібні, виробники, терміни надання послуг, подальше технічне обслуговування, доставка, монтаж тощо.

Також, під час оформлення заявки ми відразу прикріплюємо типовий договір компанії, де прописуємо всі попередні умови співпраці. Це дозволяє потенційним контрагентам краще розуміти умови майбутньої співпраці.

Проведення тендеру

Від усіх потенційних учасників ми просимо прикріпити до заявки свої ліцензії, уставні документи, опис попередніх кейсів та досвід на ринку. На досвіді ЕКО МАРКЕТ скажу, що тендер краще проводити у два етапи.

На першому обираємо кращі пропозиції, зазвичай їх 2-3. Перевіряємо, чи є ознаки демпінгу. Також спільно зі службою безпеки та профільними відділами детально вивчаємо кожну компанію: чи немає заборгованості по НДС, її фінансовий стан, наявність кримінальних проваджень.

Не менш важливо також проглянути, чи не вніс учасник торгів зміни у свою пропозицію. Іноді буває, що контрагент може вказати нижчу ціну шляхом довших термінів надання товарів чи послуг. Або ж понизити ціну завдяки використанню менш якісних матеріалів. На ці моменти радимо завжди звертати особливу увагу, щоб потім не вийшло непорозумінь.

Після чого переходимо до другого етапу. Тут ми окремо контактуємо з фіналістами, щоб детальніше обговорити умови співпраці. Беручи за основу мінімальну цінову пропозицію серед учасників, ми уточнюємо в них, чому саме така вартість. А з тими, у кого ціна вища, намагаємось дізнатись про причини вищої ціни. 

Часто буває, що завдяки цьому контрагент, який надає більш відповідні для нас послуги, але за дещо вищою ціною, ніж у конкурентів, опускає її, щоб отримати контракт.

Тримати в тонусі постійних підрядників

Також регулярне проведення тендерів дозволяє переглядати чинні формати співпраці. Так, наприклад, постійний постачальник, який два роки тому надав кращу пропозицію, з часом може підвищити ціну, посилаючись на інфляцію, зростання заробітних плат тощо. Або ж на ринку може з'явитись нова технологія, яка робить дешевшим певний продукт чи послугу, але постачальник не змінює ціну.

Тому регулярне проведення тендерів, навіть на ті послуги, які, здається, вже закриті, часто дозволяє зекономити бюджет. Адже якщо з'являються аналогічні пропозиції за нижчою ціною, це стає приводом для обговорення з наявним постачальником причин збільшення вартості. А це дієвий інструмент, який дозволяє переглянути умови співпраці на користь замовника і зекономити бюджет вашої компанії.