Делать ВЧАСНО: технологические решения для HR-служб

Электронный документооборот – это уже даже не тренд, а потребность в эффективном управлении бизнес-процессами. Такие рутинные процессы, как табели, заявления, приказы, личные карточки, трудовые договоры и так далее, можно автоматизировать с помощью специализированного программного решения, для которого требуется только доступ в интернет. Это позволяет HR-специалистам сосредоточиться на стратегических задачах, таких как развитие персонала и корпоративная культура.

Цифровые решения "Вчасно" повышают безопасность и защищенность документов. Во время войны ситуация с безопасностью документов значительно ухудшилась. Ведь нет полной уверенности, что они дойдут до адресата. Электронный документооборот стал надеждой на то, что украинский бизнес будет работать и дальше.

Цифризация позволяет автоматически заполнить документ: не нужно искать собственные данные, вписывать все собственноручно. Цифровые сервисы делают все вместо нас и облегчают рабочие процессы. Требуемое заявление создается за несколько кликов и оперативно подписывается работником или руководителем. Время, отведенное на подготовку и оформление одного отпуска, сократилось на 75% – это значительный показатель для HR-отдела.

С чего начать переход на электронный документооборот?

Специалисты Вчасно, имея большой опыт интеграции системы электронного документооборота в компаниях разного уровня, разработали несколько советов, которые упростят нелегкие трансформационные изменения.

Обучение и адаптация

Все вовлеченные в документооборот сотрудники HR-службы должны пройти этап обучения основных принципов работы во "Вчасно". Для начала можно заказать демоверсию, чтобы ознакомиться с основными преимуществами. Сотрудники "Вчасно" проведут демонстрацию, получат информацию о типе компании и основных потребностях, чтобы максимально кастомизировать продукт.

Разработка внутренних документов для интеграции "Время"

Это могут быть положения и внутренний приказ об электронном документообороте. В них следует отметить, какие процессы будут происходить в электронной форме, какие отделы и сотрудники будут в них задействованы. После этого следует ознакомить работников компании с изменениями в документообороте.

Обучение для сотрудников компании, которые будут постоянно пользоваться HR-сервисами

Чаще работники пишут заявления на отпуска, оформляют больничные и так далее. Соответственно они должны быть ознакомлены с принципами работы "Вчасно".

Получить квалифицированные подписи для всех ответственных сотрудников

Для этого необходимо определить, кто подписывает кадровые документы (руководитель, директор по персоналу, бухгалтер-кассир). Также нужно убедиться, что сотрудники имеют цифровую подпись.

Пример интеграции системы

"ЮРиЯ-ФАРМ", украинская фармацевтическая группа компаний, работающая в 50 странах и насчитывающая более трех тысяч сотрудников, начала работать с электронным документооборотом еще во время пандемии COVID-19. Для работников стало важно обмениваться документами и иметь возможность работать на дому. Именно тогда в компании поняли ценность цифровых решений, а также главные преимущества для бизнеса: экономия ресурсов на печатании, логистике и хранении.

В 2023 году "ЮРиЯ-ФАРМ" начала цифровизацию кадрового документооборота. Первый документ об отпуске был подписан в июне. За этот год компания успешно перевела 80% внутренних документов в сервис цифровых решений для бизнеса "Вчасно": отпуска, трудоустройство, перевод сотрудников, справки с места работы.

С технической точки зрения, настройка и интеграция учетной системы не отнимали много времени. Единственное, с чем столкнулись в компании, это внедрение электронного документооборота в соответствии с законодательством. Юридический отдел должен был проанализировать и согласовать правомерность действий при обмене документами. Насколько компания защищена по поводу возможных трудовых конфликтов и будут ли государственные учреждения принимать такие документы.

Путь внедрения ЭДО и цифровых подписей. С чего начать?

Аналитика и подготовка

Идея цифровизироваться возникла у дирекции корпоративного усовершенствования "ЮРиЯ-ФАРМ". Автоматизация процессов стала частью общей стратегии компании для повышения эффективности и производительности работников.

Мы провели аудит рабочих процессов. Он помог выявить документы, наиболее генерировавшие бумажную документацию. Это были отпуска — ежемесячно их около 500. Учитывая расположение подразделений в разных регионах, в компании были вынуждены тратить дополнительные ресурсы на логистику.

Результаты цифровизации можно измерить: экономия времени на выполнение задач, расходы на бумагу, печать и логистику. Представьте руководству план действий по конкретным цифрам. Так вы убедите их в выгоде цифровой трансформации для бизнеса, получите поддержку для реализации проекта.

Оформление цифровых подписей

Для этого выбрали самый оптимальный путь — позволили работникам самостоятельно оформлять КЭП удобным способом. Наблюдаем хорошую динамику: 40% всех сотрудников пользуются цифровыми подписями (специалисты, топ-менеджеры и руководители).

Тестирование

Мы учитывали особенности каждого направления "ЮРиЯ-ФАРМ". Провели обучение для работников, разработали пошаговые инструкции для них. Далее была выбрана первая фокус-группа и тип документа для перевода в ЭДО — расходные накладные с розничными поставщиками. Каждый менеджер имел свой список контрагентов, которым помогал равномерно цифровизировать рабочие процессы.

Если говорить о внутреннем документообороте, то обратная связь от работников положительная. Процесс оформления отпуска сократился до 10 минут. Коллеги согласуют даты с руководителем в созданном чат-боте компании. После согласования через несколько нажатий подписывают сформированную заявку во "Вчасно".

Сервис цифровых решений для бизнеса "Вчасно" способствует экосистемной цифровизации процессов. Этот подход обеспечивает надежность, достижение бизнес-целей и, что самое важное, уменьшение затрат на пользование разными провайдерами услуг. Вчасно предлагает единый веб-ресурс, объединяющий цифровые сервисы в одном пространстве и упрощающий их использование для вас.

Дальнейшие перспективы

В настоящее время в бумажном формате остаются:

• 20% внутренних документов;
• документация с розничными поставщиками. Пока что цифра перевода в ЭДО значительно меньше – от 30% до 40%, но постепенно увеличивается.

Планируем использовать еще больше сервисов с искусственным интеллектом, также автоматизирующих рутинные процессы работников. К примеру, мы уже имеем опыт применения таких инструментов маркетинговым отделом. Искусственный интеллект помогает общаться с нашими клиентами — врачами, которые пользуются препаратами от "ЮРиЯ-ФАРМ" для лечения пациентов.

В планах перевести в ЭДО: оформление материальной помощи, увольнение и обходные письма, акт приема-передачи основных средств, ознакомление с должностными инструкциями.

"У нас остается значительное количество работников, которые еще не имеют своей учетной записи в системе электронного документооборота. Это рабочие, составляющие значительную часть нашего персонала. В 2024 году мы планируем найти решение по цифровизации для этой категории работников", — комментируют в "ЮРиЯ-ФАРМ".

Инвестируя в цифровизацию рабочих процессов, мы получаем самое ценное — довольных людей и быстроту выполнения задач. Диджитализация кадров увольняет время работников для выполнения более стратегических задач, сохраняя их производительность и мотивацию.