Быть гибким и мобильным: каких результатов можно добиться, если использовать цифровые сервисы

О цифровых сервисах я могу говорить бесконечно долго, но хочется рассказать о том, за что больше берет гордость. Речь идет о внедрении электронного документооборота в компании МХП.

Этот путь компания приступила к тому, как я начал в ней работать. Год назад, присоединяясь к компании, я влюбился в этот процесс во второй раз в жизни, когда компания такого масштаба приняла меня на работу.

Процесс трудоустройства, а именно написание автобиографии, заполнение личного листка, предоставление всех необходимых документов кадрового учета, а также создание аккаунта, выдача электронной цифровой подписи длился один день. Это то, что действительно заставляет тебя верить, что компания действительно живет оптимизацией процессов. С тех пор, как я начал работать в компании, эти процессы продолжились, ведь было много вызовов.

Какие были вызовы

Если говорить о документообороте, то это всегда вопрос стоимости работы с бумажными документами. Рассмотрим вызовы, которые также стояли перед компанией МХП при переходе на ЭДО, в частности:

1. Стоимость. Высокая прибавочная стоимость на содержание бумажного документооборота и его хранения (бумага, печать, переписка и т.п.).
2. Упругость и мобильность. Имеются риски бесперебойного функционирования процесса документооборота во время пандемии или необходимости работы вне офиса.
3. Операционная эффективность. Неудовлетворительные показатели lead time на длительное оформление коммерческих взаимоотношений и учета результатов сотрудничества с партнерами, негативно влияющими на скорость достижения конечного результата сотрудничества и оборота денежного капитала.
4. Надежность и ИБ. Имеются риски конфиденциальности и потери информации.
5. Унификация и стандартизация процессов. Неудовлетворительная управляемость и прослеживаемость процесса документооборота, отсутствие автоматизации типовых процессов, стандартизации потоков обработки.
6. Удобство использования. Всегда найдется документ, который вы никогда не можете найти в куче документов на рабочем месте.

Так выглядит классический список потребностей, когда бизнес пытается сделать документооборот нерасходным и более оперативным. В МХП этот вопрос начали решать 3,5 года назад, когда я еще не работал в компании из-за перехода на ЭДО.

Как в МХП переходили на ЭДО:

• Поступление бизнес-требования как реакция на проблематику.
• Формирование функциональных и нефункциональных требований, построение матрицы оценки предложений.
• Рынок ЭДО, сбор и сравнение предложений.
• Выводы и принятие решения.
• Начало использования сервисов EDI (структурированные документы) и “Вовремя” (неструктурированные документы).
• Начало разработки собственной СЕДО — partners.mhp.ua.
• Интеграция partners.mhp.ua с сервисами EDI/ Vchasno/MEDOC/ERP | AxDraft.
• Создание собственного электронного архива на базе SharePoint Online — ERP, отвечающего законодательным требованиям.
• Адаптация и развитие решения.

Примечательно, что через 1,5 года после начала внедрения ЭДО и запуска собственной платформы МХП partners.mhp.ua появилась возможность одновременно подписывать поступающие документы с разных уровней. Так, в офисе начали постепенно отказываться от принтеров для печати документов.

Затем проходил процесс адаптации платформы и интеграции ее с "Вчасно" и другими сервисами. Также мы разработали целый механизм, чтобы документы поступали и хранились в одном архиве, который уже насчитывает 7 млн документов, среди которых даже подписаны к созданию системы.

Какие результаты

Мы гордимся своими результатами, ведь с 2020 года, когда компания начала внедрять ЭДО и создала собственную платформу partners.mhp.ua, в нашей системе документооборота 123 активных типа документов, а также 10 700 наших контрагентов, среди которых абсолютное большинство наших клиентов и поставщик и 7200 внутренних пользователей (это то количество людей, которое имеет доступ к этой системе внутри). Кроме того, за девять месяцев этого года мы уже вышли на 600 тысяч подписанных юридически значимых документов, начав с 61 тысячи в 2020 году.

На этом мы не будем останавливаться и продолжим оцифровку документов в компании. Я также надеюсь стать послом и присоединиться ко всем, кто стремится к диджитализации документооборота, чтобы изменить коммуникацию бизнеса с государством. Нужно, чтобы государство разрешило представлять финансовую и статистическую отчетность, а также остальные документы в электронном виде, поэтому мы будем двигаться в этом направлении.