Что такое РМО и почему это направление должно быть внедрено в каждой компании

Все это и не только следствие отсутствия правильной модерации процессов и распределения рабочих потоков в компании. И в то время когда конкурентоспособность на рынке является ключевым вопросом, такие проблемы могут стоить бизнесу дорого. Партнеры и клиенты могут пойти искать альтернативы на рынке, а недовольная команда – работу в других компаниях. Согласитесь, такой сценарий смотрится далеко не привлекательно.

Чтобы этого избежать, необходимо приобщить отдельную экспертизу, которая будет отслеживать и управлять проектами внутри компании, так называемого независимого аудитора процессов. Например, Project Management Office (PMO) – Офис Управления Проектами, который сможет привести компанию к успеху.

Что такое PMO и зачем это нужно

PMO, или Офис Управления Проектами, может быть определен как "главный пилот" стратегических изменений в бизнесе. Задача такого отдела не только стандартизировать процессы компании под одну канву, но и оптимизировать их, чтобы максимально эффективно использовать свои ресурсы.

PMO – это навигаторы, которые помогают компании двигаться от стратегических инициатив к их практической реализации. Они предоставляют инструменты, шаблоны и разрабатывают процедуры, обеспечивающие постоянство во всех проектах компании. Благодаря системному подходу PMO гарантирует, что все проекты отвечают высоким стандартам качества – конкурентоспособность компании растет.

Для наглядности рассмотрим функцию PMO на примере установки розетки в 20 веке в СССР и Германии. Для советских специалистов главным показателем успеха была фактическая установка розетки. В Германии же были разработаны нормативы, согласно которым ставку делают на производительность: на установку одной розетки закладывается до 280 секунд.

Немецкий подход сразу нацелен на результат: чтобы человек проделал как можно больше работы за отведенный период. Ибо отсутствие границ и контроля за процессом рождает иллюзию, будто человек может сделать эту задачу никогда, а это не об эффективности бизнеса. Это демонстрирует кардинальную разницу в подходе как к строительству, так и эффективному использованию человеческого ресурса.

Как понять, нужно ли компании внедрение PMO

При ведении бизнеса в компании могут возникать проблемы, на которые следует обратить внимание. Низкий уровень удовлетворенности клиентов. Невозможность точно оценить стоимость проектов. Высокий процент задержек в процессах и замороженных проектах. Значительны разногласия между плановыми и фактическими результатами. Отсутствие прозрачности проектов.

Когда организация сталкивается с подобными кейсами, это может указывать на отсутствие структурированного подхода к управлению проектами. PMO не только помогает решить эти проблемы, но и вводит процедуры и стандарты, предупреждающие их появление в будущем. Таким образом, создание PMO – это инвестиция в эффективность и прогнозируемость процессов.

Огромные игроки индустрий, таких как IT, финансы, строительство и здравоохранение уже признали пользу PMO в координации своих масштабных проектов. Но эта инициатива не исключительно прерогатива крупных корпораций. Стартапы и компании среднего бизнеса, сталкивающиеся с резким ростом (или, как это часто случается, организационным хаосом), также могут найти PMO нужную поддержку для систематизации процессов и обеспечения стабильности в фазах интенсивного развития.

Но следует понимать, что задача PMO — сделать процессы понятными всем участникам процесса. Налаживание процессов – это изменения, а изменения – это сопротивление в 99% случаев. Большая часть команды может сопротивляться нововведениям, желая сохранить уже отработанные ими подходы. Также повышенная прозрачность рабочих процессов может выявить недостатки, например коррупцию или подсветить некомпетентность отдельных сотрудников. Но, по моему мнению, проектное управление в компании, живущей "ценой" проектов, – это стратегический вопрос и необходимость.

Какие преимущества предоставляет PMO

PMO подробно планирует. Проработанный план проекта с понятными дедлайнами – один из важных залогов успеха. PMO не просто определяет дорожную карту проекта, но и оркеструет ее реализацию, гарантируя, что каждый участник команды понимает свою роль в большом механизме. Чтобы понять реальную ценность такого подхода, достаточно взглянуть на Pfizer. Этот гигант биофармацевтической индустрии революционизировал свои внутренние процессы благодаря PMO, что позволило достичь повышенной эффективности коммуникации, контроля документооборота и своевременного выполнения ключевых проектов. В частности, это привело к ускорению поставок важных медикаментов тем, кому они нужны.

РМО эффективно управляет бюджетом. PMO не только гарантирует усовершенствованное планирование бюджета, учитывая все изменяющиеся детали проекта, но и служит барьером между ожидаемыми расходами и реальными расходами. На каждом этапе проекта PMO производит четкий анализ затрат и сравнивает их с утвержденным планом. Если возникают разногласия, PMO совместно с командой находит корневые причины и усовершенствует финансовую стратегию. Не менее важно, что PMO способен прогнозировать риски, которые могут повлиять на финансовое состояние проекта, и разрабатывает соответствующий план действий, чтобы их минимизировать.

Вспомним историю Boeing. При разработке нового самолета Dreamliner 787, компания решила отдать 70% проектирования и производства компонентов на плечи подрядчиков. Ожидания были яркими: меньше затрат и быстрее производство. Но реальность была другой. Подходы аутсорсинга оказались сложнее, чем прогнозировалось, и стоимость проекта превысила план более чем на 9 миллиардов долларов США, ведь команда не учла сопутствующие расходы на поддержку проекта.

В это время к работе приобщили PMO, благодаря которому Boeing разработал четкий финансовый план. Также была внедрена система, которая своевременно выявляла отклонения от бюджета и позволяла команде быстро реагировать. В результате Boeing не только вывел проект из кризиса, но и повысил объемы заказов.

РМО налаживает коммуникацию и «убивает» элемент устной договоренности . Возможно, вы когда-нибудь слышали от коллеги "А я думал...". Количество сбоев и разногласий в проектах часто коренится в недоразумениях и устных договоренностях. РМО предлагает централизованную точку контакта и систему постановки задач, благодаря которым каждый член команды точно знает свои роли и обязанности. Это освобождает нас от ситуаций, когда суть доходит до дела, а в задаче нет крайнего, а в результате получателя.

PMO вводит технологии. Для обеспечения эффективности всех процессов в компании важно использовать передовые технологии и приложения. Компании, смотрящие в будущее и готовые к экспериментам, всегда выходят на вершину конкуренции. Технологии можно внедрять как внутри компании (например, облачные сервисы), так и для работы над строительными проектами (дроны, VR, AR, BIM и т.д.). Netflix является известным примером компании, которая с помощью построенных процессов PMO быстро тестирует и производит новые технологии для улучшения своих сервисов.

PMO распределяет нагрузку на сотрудников. Компании, нанимающие PMO или создающие проджектофис — человекоцентристские. PMO не только контролирует, чтобы все процессы происходили как следует, но и работали в пользу всей команды. Если конкретный инструмент не работает или устарел, и поэтому людям приходится работать свою работу вдвое дольше и тяжелее, то задача РМО найти новое решение, которое облегчит работу, и, как следствие, снимет значительную часть нагрузки с работника.

Итак, PMO – это не просто инструмент управления, а ключевой элемент стратегии, помогающий компании стать лидером в отрасли. К тому же, на мировой бизнес арене, где эффективность и гибкость становятся решающими факторами, PMO не только открывает двери к международному сотрудничеству, но и позволяет украинским брендам конкурировать на равных с мировыми гигантами. Убеждена, что офис управления проектами станет вашим стратегическим ресурсом в создании эффективных рабочих процессов и налаживании прочных партнерских отношений.