Стратегическое достижение целей и повышение производительности: как система Performance Management влияет на бизнес

Кризис – это возможности

Китайское слово "кризис" (危机, "вейцзы") состоит из двух иероглифов, означающих "кризис"+"возможность". Также это слово трактуется как "точка перемен" или решающий момент. В классическом экономическом учении это называется точкой бифуркации. Они периодичны в жизненном цикле продукта или бизнеса и имеют свои определенные закономерности.

И сегодня весь мир находится как раз в этой точке. Это касается всего: экономики, политики, банковской системы и т.п. Независимо от этапа зрелости компании или сферы бизнесы переживают сложные периоды. Но из этой точки бифуркации есть два выхода: стоять на месте и идти вниз или приложить усилия, чтобы добраться до вершины. Этот выбор – дело каждого. Каждый владелец бизнеса, CEO, руководитель подразделения или специалист.

Конечно, на этом этапе многие компании выбирают второй вариант, начинают разрабатывать новые стратегии, дифференцироваться, настраиваться на результат. Это идеальный момент, чтобы задуматься о системе Performance Management.

Подписывайтесь на Telegram-канал delo.ua

О чем на самом деле Performance Management?

Все просто: Performance Management – об управлении эффективностью. Оно может происходить на любом уровне: от индивидуального (Individual or Personal Performance) до уровня организации или даже государства. Когда мы рассматриваем перформанс в таком контексте, очевидно, что для повышения его качества должен быть механизм, который работает слаженно, например, как организм человека.

Вообще человеческий организм – это самая совершенная система из всех существующих на планете. В здоровом теле все клетки вовлечены в этот процесс и объединены общей целью – обеспечение общей жизнедеятельности. Если же некоторые из них решают двигаться в другом направлении, с другой траекторией, человек болеет. Тогда либо клетки выздоравливают после своевременного лечения, либо болезнь прогрессирует и бороться с ней приходится хирургическим путем и т.д. В общем, примером перформанса для тела могут быть следующие задачи: пробежать сто метров за 15 секунд; подняться на Говерлу через четыре часа; проплыть брассом 50 метров в 30 секунд. То есть что угодно, что можно сделать с помощью тела. Чтобы понять важность единой системы Performance Management, кейс с человеческим организмом следует перевести на бизнес.

Компания будет эффективно работать тогда, когда все сотрудники знают и разделяют цель, к которой идет компания и каждый в рамках своих обязанностей прилагает максимум усилий, чтобы ее достичь. Примером перформанса для компании может служить, например, увеличение объема продаж на 20%. Эта задача будет касаться как отделов продаж, маркетинга, разработчиков продукта, так и сервисных команд, таких как рекрутеры, HR-специалисты и т.д. Потому что они все определенным образом оказывают влияние на этот показатель. То есть Performance Management, кроме управления эффективностью, еще и о мотивации и привлечении команды, четком отслеживании результатов и готовности к изменениям.

Также Performance Management можно описать как серию повторяющихся событий за год. В идеальной картине мира все сотрудники должны пройти этот цикл, который в классической схеме состоит из четырех этапов:

• планирование – определение стратегических целей бизнеса, установление целей и задач для команд и каждого специалиста в отдельности;
• мониторинг – отслеживание эффективности и предоставление своевременной обратной связи;
• развитие и оценка – предполагает обучение и усовершенствование soft и hard скилов специалиста, непосредственно влияющих на его эффективность. По окончании периода проводится оценка: как обучение повлияло на развитие сотрудника, помогло ли оно продвигаться к цели;
• оценка и вознаграждение – общий анализ перформанса специалиста: насколько он был эффективен, все ли достигнуты? В зависимости от определенного уровня формируется вознаграждение.  

Что изменилось сейчас?

Раньше такой цикл длился год. Однако мир меняется настолько быстро, что теперь оптимальным сроком планирования стратегических целей является один квартал, а в большинстве performance-oriented компаниях формирование мини-целей и мониторинг проводятся почти каждые одну-две недели.

Именно такой стиль управления наиболее жизнеспособен для бизнесов во время кризиса. Он позволяет быстро принимать решения, корректировать процесс в стадии реализации для получения желаемого результата и снижения рисков. Переход в систему гибкого менеджмента стал необходимостью для современных руководителей всех уровней.

Общемировые тренды Performance Management

Под влиянием политических и экономических изменений, меняется общество, поведенческие маркеры людей, появляются новые тренды в управлении эффективностью. Сегодня все мировые компании-гиганты строят или перестраивают свои процессы, основываясь на следующих направлениях:

Гибкость

Учитывая частоту и скорость изменения внешних обстоятельств, любые цели должны быть гибкими. Формировать их необходимо таким образом, чтобы иметь возможность и простор для маневров. Сегодня компании преимущественно выбирают путь определения глобальных широких векторов, отвечающих на вопросы "Куда как бизнес мы идем?" и “Какие результаты хотим достичь”. Но вопрос "Каким образом" остается открытым и предполагает многовариантность - от трансформации продукта или процесса до создания вообще нового. Или, например, открытие другого звена в новом рыночном сегменте или стране.

Прозрачность

Самый эффективный способ достичь привлечения сотрудников – позволить им участвовать в формировании решений и целей. Быть откровенными и открытыми. Транслировать ценности и целые компании, команды в доступных для них источниках информации и делать это регулярно. Это могут быть общие встречи, коммуникация во внутренних чатах, социальных сетях и т.д.

Если сотрудники знают стратегические векторы, им легче почувствовать себя частью большой команды и они могут увидеть причинные связи своих ежедневных действий с большими и амбициозными целями компании.

Протекционность

Целью является защита и забота о бизнесе и людях. Система настроена на анализ рисков и внедрение комплекса мер по их нивелированию еще до того, как они возникли.

Здесь уместны инструменты по методологии Lean или классического project-менеджмента. Надо выявить, что может пойти не на каждом из этапов процесса и что нужно изменить, чтобы предотвратить это?

Цель качественного Performance Management – не допустить потери ресурсов как финансовых, так и временных. Обычно ресурсы теряются, когда компания или команда движется не в том направлении, определенные решения приняты несвоевременно (слишком рано или слишком поздно) или когда они не адаптированы под обстоятельства.

Кроме того, бизнесу нужно предотвратить потенциальную потерю важных людей – A-players. В любое время сильные специалисты являются одним из самых ценных ресурсов бизнеса, ведь за каждым процессом, каждым решением и действием стоит человек. Даже если сейчас работу выполняет машина, к ней был специалист, который изобрел это решение или сейчас контролирует работу аппарата.

Комплексность подхода

Бывают разные категории целей, например "забить 10 гвоздей", "привлечь 10 новых клиентов" или "продать на сумму Х". Если больше ничего не учитывать, это будет история плоских целей, когда мы смотрим линейно и не учитываем других факторов. То есть нам не важно, как это произошло и при каких обстоятельствах.

Но мы живем в объемном мире, где современный бизнес уже не может этого не считаться. Потому что стоимость такого подхода слишком высока.

Когда мы говорим об объемном или комплексном подходе к целям, мы должны учитывать большее количество факторов. Например, как процент удовлетворенных клиентов или сколько из тех клиентов, которых мы привлекли, остались с нами и готовы к дальнейшему сотрудничеству. Здесь в помощь обычным KPI приходят NSM – North Star Metrics и OKR (Objectives and Key Results), которые в свое время помогли Google совершить грандиозный прорыв в развитии компании.

То есть при постановке целей, кроме стандартной системы SMART, следует учитывать:

• soft skills и hard skills команды и отдельного специалиста;
• стратегические векторы компании и команды;
• соотношение индивидуальных целей сотрудника с целями команды и бизнеса;
• направления развития сотрудника;
• метрики, на которые он действительно может влиять;
• или цели соответствуют возможностям и способностям сотрудника.

Лучше всего, чтобы это был единственный документ или приложение, где можно увидеть все на одной странице или дашборде. Это позволит производить качественное планирование, отслеживание результатов и performance review.

В Boosta в этих целях мы используем Performance Calculator. Он включает в себя разделы с проектами и метриками, которые важны для бизнеса и на которые влияет специалист. Каждый проект и метрика, внесенные в калькулятор, имеют соотношение со стратегическими векторами через Strategic Dimensions. Так специалист видит причинно-следственную связь: как его действия влияют на общий результат? Другим важным фактором является то, что специалист сам ставит цели и согласовывает их со своим руководителем. Он может напрямую приобщиться к развитию компании и влиять, приоритезировать свои задачи и в определенном смысле быть полноценным партнером.

Это дает людям чувство свободы и побуждает к творческому раскрытию их потенциала, талантов и генерации новых идей. Но также требует высокой квалификации и зрелости сотрудников, потому что свобода – это ответственность. И хорошие специалисты понимают это.

Инструменты, обеспечивающие комплексный подход

Также комплексный подход в работе обеспечивают следующие инструменты:

• Self Assessment. Это краткая оценка сотрудником собственной удовлетворенности своей работой, достижениями;
• Survive. Опрос относительно уровня удовлетворенности сотрудников;
• 360 Review. Обратная связь от коллег, подчиненных и непосредственного руководителя;
• One-to-one. Частные беседы с непосредственным руководителем или HR People Partner;
• timely feedback. Предоставление руководителем своевременной обратной связи.

Все эти инструменты также являются частью Performance Management в Boosta. Но каждая компания должна сама определить список инструментов и найти свои дополнительные индивидуальные методы, которые будут эффективны для бизнеса.

Главное, чтобы это была целостная система, четко построенная на всех уровнях компании, понятные процессы и возможность адаптироваться под современные обстоятельства. Лучше пусть этих инструментов будет два-три, но они будут хорошо работать, чем иметь большое количество номинальных, без настроенных процессов. Ибо суть Performance Management состоит в том, чтобы не просто использовать инструмент, но и получить результат от его использования. Это должно быть настроено на всех уровнях – от владельцев бизнеса до специалистов на местах.