Стратегічне досягнення цілей та підвищення продуктивності: як система Performance Management впливає на бізнес

Криза – це можливості

Китайське слово “криза” (危机, "вейцзи") складається з двох ієрогліфів, які означають “криза”+”можливість”. Також це слово трактується як “точка змін” або вирішальний момент”. У класичному економічному вченні це називається точкою біфуркації. Вони є періодичними в життєвому циклі продукту чи бізнесу та мають свої певні закономірності.

І сьогодні весь світ знаходиться саме в цій точці. Це стосується всього: економіки, політики, банківської системи тощо. Незалежно від етапу зрілості компанії чи сфери, бізнеси переживають складні періоди. Але з цієї точки біфуркації є два виходи: стояти на місці та йти вниз або ж докласти зусилля, щоб дістатися до вершини. Цей вибір – справа кожного. Кожного власника бізнесу, CEO, керівника підрозділу чи фахівця. 

Звісно, що на цьому етапі багато компаній обирають другий варіант, починають розробляти нові стратегії, диференціюватися, налаштовуватися на результат.  Це – ідеальний момент, аби задуматися про систему Performance Management. 

Підписуйтесь на Telegram-канал delo.ua

Про що насправді Performance Management?

Усе просто: Performance Management – про керування ефективністю. Воно може відбуватися на будь-якому рівні: від індивідуального (Individual or Personal Performance)  до рівня організації або навіть держави. Коли ми розглядаємо перформанс у такому контексті, очевидно, що для підвищення його якості, повинен бути механізм, який працює злагоджено, наприклад, як організм людини. 

Взагалі людський організм – це найдосконаліша система з усіх, що існують на планеті. У здоровому тілі всі клітини залучені до цього процесу та об’єднані загальною метою – забезпечення загальної життєдіяльності. Якщо ж якісь з них вирішують рухатись в іншому напрямку, з іншою траєкторією, людина хворіє. Тоді або клітини одужують після вчасного лікування, або ж хвороба прогресує й боротися з нею доводиться хірургічним шляхом тощо. Загалом прикладом перформансу для тіла можуть бути такі завдання: пробігти сто метрів за 15 секунд; піднятися на Говерлу за чотири години; пропливти брасом 50 метрів за 30 секунд. Тобто будь-що, що можна зробити за допомогою тіла. Щоб зрозуміти важливість єдиної системи Performance Management, кейс з людським організмом треба перекласти на бізнес. 

Компанія буде ефективно працювати тоді, коли всі співробітники знають та розділяють мету, до якої йде компанія і кожен у рамках своїх обов`язків докладає максимум зусиль, аби її досягнути. Прикладом перформансу для компанії може бути, наприклад, збільшення обсягу продажу на 20%. Ця задача буде стосуватись як відділів продажу, маркетингу, розробників продукту, так і сервісних команд, таких як рекрутери, HR-спеціалісти тощо. Тому що вони всі певним чином мають вплив на цей показник. Тобто Performance Management, окрім керування ефективністю, ще й про мотивацію та залучення команди, чітке відстеження результатів та готовність до змін.

Також Performance Management можна описати як серію повторюваних подій впродовж року. В ідеальній картині світу всі співробітники повинні пройти цей цикл, який в класичній схемі складається з чотирьох етапів:

• планування – визначення стратегічних цілей бізнесу, встановлення цілей та задач для команд та кожного спеціаліста окремо;
• моніторинг – відстеження ефективності та надання своєчасного зворотного зв'язку;
• розвиток та оцінка – передбачає навчання та вдосконалення soft та hard скілів фахівця, які безпосередньо впливають на його ефективність. По закінченню періоду проводиться оцінка: як навчання вплинуло на розвиток співробітника, чи допомогло воно просуватися до цілі; 
• оцінка та винагорода – загальний аналіз перформансу фахівця: наскільки він був ефективним, чи всі цілі досягнуті? Залежно від визначеного рівня формується винагорода. 

Що змінилось зараз?

Раніше такий цикл тривав рік. Проте світ змінюється настільки швидко, що тепер оптимальним терміном планування стратегічних цілей є один квартал, а в більшості performance-oriented компаніях формування міні-цілей та моніторинг проводяться чи не кожні один-два тижні. 

Саме такий стиль керування є найбільш життєздатним для бізнесів під час кризи. Він дає змогу швидко приймати рішення, корегувати процес на стадії реалізації для отримання бажаного результату та зниження ризиків. Перехід на систему гнучкого менеджменту став необхідністю для сучасних керівників всіх рівнів.

Загальносвітові тренди Performance Management

Під впливом політичних та економічних змін, змінюється й суспільство, поведінкові маркери людей, з`являються нові тренди в управлінні ефективністю. Сьогодні усі світові компанії-гіганти будують чи перебудовують свої процеси, базуючись на таких напрямах:  

Гнучкість

Враховуючи частоту та швидкість зміни зовнішніх обставин, будь-які цілі повинні бути гнучкими. Формувати їх необхідно таким чином, аби мати можливість та простір для маневрів. Сьогодні компанії переважно обирають шлях визначення глобальних широких векторів, які відповідають на питання “Куди як бізнес ми йдемо?” та “Які результати хочемо досягти”. Але запитання “Яким чином” залишається відкритим та передбачає багатоваріантність – від трансформації продукту чи процесу до створення взагалі нового. Або ж, наприклад, відкриття іншої ланки в новому ринковому сегменті чи країні.

Прозорість

Найефективніший спосіб досягти залучення співробітників – дозволити їм брати участь у формуванні рішень та цілей. Бути відвертими та відкритими. Транслювати цінності та цілі компанії, команди в доступних для них джерелах інформації та робити це регулярно. Це можуть бути загальні зустрічі, комунікація у внутрішніх чатах, соціальних мережах тощо. 

Якщо співробітники знають стратегічні вектори, їм легше відчути себе частиною великої команди й вони можуть побачити причинно-наслідкові зв’язки своїх щоденних дій з великими та амбітними цілями компанії.

Протекційність

Має на меті захист та піклування про бізнес та людей. Система налаштована на аналіз ризиків та впровадження комплексу заходів з їх нівелювання ще до того, як вони виникли. 

Тут доречними стають інструменти з методології Lean або класичного project-менеджменту. Треба виявити, що може піти не так на кожному з етапів процесу та що потрібно змінити, аби запобігти цьому?

Мета якісного Performance Management – не допустити втрати ресурсів: як фінансових, так і часових. Зазвичай, ресурси втрачаються, коли компанія чи команда рухається не в тому напрямі, певні рішення прийняті невчасно (занадто рано чи занадто пізно) або коли вони не адаптовані під обставини. 

Окрім того, бізнесу потрібно запобігти потенційній втраті важливих людей – A-players. У будь-які часи сильні спеціалісти є одним з найцінніших ресурсів бізнесу, адже за кожним процесом, кожним рішенням та дією стоїть людина. Навіть якщо зараз роботу виконує машина, до неї був фахівець, який винайшов це рішення або який зараз контролює роботу апарата.

Комплексність підходу

Бувають різні категорії цілей, наприклад “забити 10 цвяхів”, “залучити 10 нових клієнтів” чи “продати на суму Х”. Якщо більше нічого не враховувати, це буде історія плоских цілей, коли ми дивимось лінійно та не враховуємо інші фактори. Тобто нам не важливо, яким чином це відбулося та при яких обставинах.

Але ми живемо в об'ємному світі, де сучасний бізнес вже не може на це не зважати. Тому що вартість такого підходу занадто висока.

Коли ми кажемо про об’ємний чи комплексний підхід до цілей, то повинні враховувати більшу кількість факторів. Наприклад, як відсоток задоволених клієнтів, чи скільки з тих клієнтів, яких ми залучили, залишились з нами та готові до подальшої співпраці. Тут на допомогу до звичайних KPI приходять NSM – North Star Metrics та OKR (Objectives and Key Results), які свого часу допомогли Google зробити грандіозний прорив в розвитку компанії.

Тобто при постановці цілей, окрім стандартної системи SMART, треба враховувати:

• soft skills та hard skills команди та окремого фахівця;
• стратегічні вектори компанії та команди;
• співвідношення індивідуальних цілей співробітника з цілями команди та бізнесу;
• напрямки розвитку співробітника;
• метрики, на які він чи вона дійсно може впливати;
• чи цілі відповідають можливостям та здібностям співробітника. 

Краще за все, аби це був єдиний документ або програма, де можна побачити все на одній сторінці або дашборді. Це дозволить робити якісне планування, відстеження результатів та performance review.

У Boosta з цією метою ми використовуємо Performance Calculator. Він містить в собі розділи з проєктами та з метриками, які важливі для бізнесу та на які впливає фахівець. Кожен проєкт та метрика, внесені в калькулятор, мають співвідношення зі стратегічними векторами через Strategic Dimensions. Так спеціаліст бачить причинно-наслідковий зв’язок: як його дії впливають на загальний результат? Іншим важливим чинником є те, що фахівець сам ставить собі цілі та погоджує їх зі своїм керівником. Він може безпосередньо долучитись до розвитку компанії та впливати, пріоритезувати свої задачі та в певному сенсі бути повноцінним партнером. 

Це дає людям відчуття свободи та спонукає до творчого розкриття їхнього потенціалу, талантів та генерації нових ідей. Але так само вимагає високої кваліфікації та зрілості співробітників, тому що свобода – це відповідальність. І хороші спеціалісти це розуміють.

Інструменти, які забезпечують комплексний підхід 

Також комплексний підхід у роботі забезпечують такі інструменти:

• Self Assessment. Це коротка оцінка співробітником власної задоволеності своєю роботою, досягненнями;
• Survive. Опитування стосовно рівня задоволеності співробітників;
• 360 Review. Зворотний зв’язок від колег, підлеглих та безпосереднього керівника;
• One-to-one. Приватні бесіди з безпосереднім керівником або HR People Partner;
• timely feedback. Надання керівником своєчасного зворотного зв’язку.  

Усі ці інструменти також є частиною Performance Management у Boosta. Але кожна компанія повинна сама визначити список інструментів та знайти свої індивідуальні додаткові методи, які будуть ефективними для бізнесу. 

Головне, аби це була цілісна система, чітко вибудувана на всіх рівнях компанії, зрозумілі процеси та можливість адаптуватися під сучасні обставини. Краще нехай цих інструментів буде два-три, але вони добре працюватимуть, ніж мати велику кількість номінальних, без налаштованих процесів. Бо суть Performance Management полягає в тому, аби не просто використати інструмент, а й отримати результат від його використання. Тож це повинно бути налаштовано на всіх рівнях – від власників бізнесу до спеціалістів на місцях.