BPM: как технологии Индустрии 4.0 изменили управление бизнес-процессами

Как мы уже разобрали в предыдущих материалах проекта, технологии Industry 4.0 цифровизируют производства, причем создают индивидуальные решения, доступные малому и среднему бизнесу. Учет материальных ценностей и предиктивное обслуживание позволяют сокращать издержки на материалы и общее содержание объектов, что особенно важно сейчас — в период цикла высоких цен на сырье и подорожания трудовых ресурсов.

Однако есть сфера, которая способна обнулить любые положительные результаты по интенсификации и экономии, — это управление. Об этом написано множество материалов, от публицистики  до нон-фикшен. Но инженеры-создатели новых промышленных технологий нашли решение и для подобных задач.

BPM приходит на помощь

Бизнес-процессы управления персоналом поддаются цифровизации не хуже, чем производственные. Следствием работы по формализации управленческих процессов и процедур стало появление появление новой управленческой концепции класса
корпоративного ПО — Business Process Management, или проще BPM. А для поддержания этих бизнес-процессов появилась возможность настройки процессных приложений без привлечения профессиональных разработчиков — для этого используется новый класс корпоративного ПО — Business Process Management System (BPMS) с применением технологий No-Code / Low-Code.
Как и прочие продукты Индустрии 4.0, новый софт стал "мостиком" от программистов к бизнес-пользователям. BPM позволяет выстраивать процедуры и процессы путем интуитивно-понятного визуального программирования. А после их моделирования позволяет эффективно контролировать в режиме онлайн. Если ERP-системы дают возможность материального учета и позволяют топ-менеджменту следить за расходами, перемещением сырья, продукции, то BPM-сервисы позволяют также в режиме онлайн контролировать именно то, как выполняется работа персонала, определять узкие места и совершенствовать процессы.

В качестве примера Алла Сорокина приводит собственную разработку IT-Enterprise — ForceBPM.

"Инструмент позволяет выстроить процессы, оптимизировать их выполнение, когда инструмент будет отрабатывать по описанному циклу. Процесс движется по описанной жизненной схеме, учитывая этапы, роли, при каких условиях заданный процесс пойдет на следующую стадию. Мы называем этот процесс "тепловыми картами", — объясняет Сорокина. — На них выделяются узкие места. Мы выбираем критический параметр, например, время, и отслеживаем, насколько быстро и эффективно отрабатывает алгоритм. Если мы видим, что где-то процесс "зависает", анализируем и принимаем меры".

Одним из следствий работы хорошо отлаженной BPM-системы является накопление баз знаний в самой актуальной редакции на все процессы в компании.

Выше, быстрее, сильнее: бизнес высоких достижений

Эффективность модели BPM-управления трудно переоценить. Внедрение технологии критически повышает скорость внутренних процессов в компании. Кроме того, BPM позволяет на ходу оценивать временные затраты.  

Руководитель направлений развития IT-Enterprise Алла Сорокина рассказала, почему важно, чтобы кроме механизма описания был механизм контроля, вроде "тепловых карт". Благодаря инструменту BPM удалось сократить время подписания документа ответственным менеджером в торговой сети "Эпицентр" с 10 до менее чем 3 часов.

"Типичная ситуация. Крупная корпорация постоянно осуществляет закупки. Контракт перед окончательным подписанием должны одобрить ряд менеджеров. Но мы обнаружили, что среди всех, кто его визирует, есть директор, тратящий не 30 минут на это, а более 10 часов . Выяснилось, что по роду своей деятельности он много бывает в разъездах и возвращается в офис, где его ждет бесконечный ворох документов. Поскольку ForceBPM позволяет удаленный доступ, то быстрым и эффективным решением была организация доступа к нужным бумагам с мобильных устройств. Это может показаться мелочью, но в большой компании количество таких процедур трудно сосчитать, а совокупная экономия времени по ним составляет годы", — отметила она.

Руководитель проектов IT-Enterprise Наталия Козлова добавляет, что благодаря обработке в ForceBPM двух самых массовых процессов в "Эпицентре" — согласования участия в тендере на продажу и согласования банковской гарантии — с департамента корпоративной работы было снято около 50% нагрузки. И дело не только в экономии времени на подпись. Подобные согласования хоть и требуют работы ответственных лиц, но контролировать им приходится типовые документы и типовые параметры, а это также поддается оптимизации.

Мера ответственности

Как мы уже отметили выше, BPM-системы хорошо справляются с рутиной, которой в бизнес-процессах не меньше, чем на производственном конвейере. Тем не менее, офисная работа предусматривает наличие высшего образования, потому что хотя ежедневно юристы, бухгалтеры, управленцы и выполняют чуть ли не механический труд, но несут ответственность за свои решения и за качество. Во многих профессиях, например, в банковском деле, есть специальные протоколы, требующие создания комитетов по любому мало-мальски важному процессу, — настолько опасно ошибиться. Если проверку ключевых моментов будет делать компьютер, кто понесет ответственность в случае сбоя?

"В одном из предыдущих материалов мы разбирали похожий кейс. Только там речь шла о контроле качества покраски при помощи компьютерного зрения, — напоминает Алла Сорокина. — Конечно же, мы пока далеки от того, чтобы компьютеры вычитывали контракт и выдавали согласие на его подписание. Слишком много различных параметров и нюансов нужно оценивать. Но произвести типовую оценку, когда количество параметров понятно, когда параметры формализуются численно, вполне можно. А далее — вопрос экономической целесообразности. Недорогой процесс с достаточным уровнем качества оценки можно отдать на откуп машине".

В конце концов, если, к примеру, в закупку копеечных лампочек для внутреннего потребления в офисе закрадется ошибка, то это станет известно, когда складская полка переполнится или окажется пустой. Проще исправить ситуацию потом, а не тратить людские ресурсы на несущественные детали. Если же речь идет об освещении, из-за которого может остановиться производство и нанести миллионный ущерб, то и контроль должен быть соответствующего уровня.

"Но и в этом случае, — отмечает Сорокина, — BPM-система не будет лишней, а, наоборот, окажет серьезную помощь. Она заранее просигнализирует о проблеме, если будет правильно настроена".

Кандидаты на вылет

Каждый раз, когда мы говорим об оптимизации, мы понимаем: кто-то может оказаться лишним. Ведь трудовые ресурсы экономятся! Кто же рискует остаться без работы, когда внедряется BPM-система?

Алла Сорокина указывает, что экономится не человеческий ресурс, а временной. Ключевые задачи топ-менеджмента — стратегические, тогда как из-за неэффективного контроля за процессами "операционка" съедает их дорогостоящее время.

"По исследованию Harvard Bussines Review, 72% руководителей крупнейших предприятий мира считают скорость внедрения новых технологий основным ограничением роста бизнеса, — говорит Сорокина. — Сейчас конкурируют не столько бизнесы, сколько модели управления этими бизнесами. И внедрение BPM-систем позволяет совершенствовать модели, расти и развиваться. Возможность экспансии и роста, а не экономия на кадрах — это ключевой аспект BPM как части технологий Индустрии 4.0".