Как автоматизировать любой бизнес: подборка инструментов, которые помогут это сделать

Если верить прогнозу Forrester, 20% компаний из списка Fortune 500 не доживут до конца 2021 года. По мнению аналитиков, основной причиной массового вымирания корпораций станет их неспособность адаптироваться к новым реалиям рынка. Гибкость, мобильность, автоматизация, удаленность — именно эти качества могут помочь бизнесу пережить это непростое время.

Пандемия и кризис способствовали бурному внедрению технологий, которые существуют уже не первый год. Согласно все тому же прогнозу Forrester на 2021 год, количество штатных сотрудников компаний, работающих удаленно, вырастет на 300%, по сравнению со временем до карантина.

Возможность управлять бизнес-процессами удаленно и постоянно иметь доступ ко всем данным существенно повышает шансы на успех в это непростое время. Рассказываем, как легко и эффективно автоматизировать бизнес-процессы, а также какие инструменты и сервисы в этом помогут.

Облачные хранилища

Google Cloud, Microsoft Azure, Amazon S3, GigaCloud, De Novo

Многие до сих пор предпочитают хранить все данные компании на собственном сервере. Облако слишком абстрактно, находится неизвестно где и непонятно, насколько оно надежно, тогда как свой сервер — вот он: стоит и тихонько жужжит. Он всегда под рукой, доступ к нему строго ограничен, всеми процессами управляет собственный IT-департамент. Хранить все данные компании в облаке какого-то стороннего провайдера многим кажется противоестественным и ненадежным.

Действительно: теоретически, с одной виртуальной машины можно получить доступ к другой, которая находится на том же хосте. Но правда в том, что злоумышленникам гораздо проще вынести дверь в собственную серверную вашей компании, чем получить доступ к файлам в облаке — например, Azure. Выбирая облако, компания избавляет себя от множества рисков и снижает расходы на содержание серверного железа.

Электронный документооборот

Deals, Agiloft, Megapolis Doc.Net

Современные системы электронного документооборота (ЭДО) — это веб-решения, которые позволяют работать с документами в любое время и с любого устройства с браузером. Чаще всего подобные системы разворачиваются в облаке стороннего провайдера, что обеспечивает постоянный доступ к документам через браузер или мобильное приложение с любого устройства.

Преимущества электронного документооборота очевидны. Во-первых, это значительно дешевле, чем работать с бумагой — никаких трат на расходные материалы, печать, доставку и содержание архива. Во-вторых, это надежнее и безопаснее. Электронные документы не подвержены износу, а потерять архив в облаке просто невозможно.

Системы ЭДО могут быть внутренними и внешними. Внутренний ЭДО (Megapolis Doc.Net) — это организационно-распорядительная документация компании (ОРД). Системы внешнего ЭДО, такие как Deals, за рубежом чаще называют CLM (Contract lifecycle management) или CMS (Contact management system). Они предназначены для создания, согласования и подписания документов.

Такие документы (договоры, счета, акты, допсоглашения и так далее) имеют юридическую силу, только представлены в электронном формате. Систему внешнего ЭДО можно использовать и для внутреннего документооборота организации, но для крупных предприятий все же больше подходят полноценные системы ОРД.

Бухгалтерия / отчетность и учет

А5 Бухгалтерия, Електронний кабінет платника

Многие сотрудники бухгалтерий с осторожностью относятся ко всему новому. Они скорее предпочтут работать на старой, но проверенной десктопной системе учета, чем перенесут все данные в онлайн. Понять их можно, работа у них такая: обучение работе в новой, непривычной системе может стать причиной ошибок в неожиданных местах, а бухгалтерия ошибок не прощает.

Внедрение также требует определенных усилий, как и перенос данных из старой системы. Тем не менее переход всей бухгалтерии предприятий, учета персонала и зарплат в онлайн неизбежен. Кроме того, неизвестно, сколько еще локдаунов нам предстоит пережить, и возможность вести учет откуда угодно стоит того, чтобы перейти на SaaS-решение.

Что касается подачи отчетности, то многие предприятия Украины по-прежнему используют для этого платные десктопные решения. При этом уже существуют онлайн-версии этих приложений, не говоря уже о совершенно бесплатных государственных сервисах, таких как "Електронний кабінет платника".

Автоматизация бизнес-процессов

Salesforce CRM, SAP ERP

Системы планирования ресурсов (ERP), управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и автоматизации бизнес-процессов (BPM) могут быть развернуты как на сервере заказчика, так и в облаке. Следует отметить, что все эти аббревиатуры — отчасти маркетинг. "Чистых" ERP или CRM остается все меньше. Раньше было принято считать, что ERP — это венец творения автоматизации, но в последнее время BPM-системы все чаще признаются более универсальным и гибким решением, за которым будущее.

Они не требуют установки и отладки всех процессов раз и навсегда. Модули могут добавляться один за другим, автоматизацию можно начинать с одного, наиболее важного бизнес-процесса, и — главное — перенастроить уже существующий процесс или добавить новый можно когда угодно, не останавливая всей системы.

Облачный офис

Microsoft 365, Google Workspace, OnlyOffice

Времена, когда все офисные приложения необходимо было устанавливать на десктоп давно прошли. Решений SaaS (software as a service — программное обеспечение как услуга) в этой категории на рынке предостаточно. Традиционный пакет офисных программ от Microsoft давно уже доступен онлайн по подписке, цена которой определяется количеством пользователей, набором приложений и объемом хранилища.

Что касается Google Workspace, ранее известного как G Suite, то офлайн его никогда и не существовало. У Google Workspace тоже есть разнообразные планы для предприятий разного объема. Пакет от Microsoft богаче, и приложений в нем несколько больше, но и решения от Google хватит для большинства компаний с головой. И Microsoft 365, и Google Workspace можно пользоваться бесплатно для личных нужд — достаточно создать персональные аккаунты в этих сервисах.

Маркетинг-аналитика

Для развития онлайн-бизнеса очень важно иметь маркетинг-аналитику. Есть разные варианты, и выбирать нужно в зависимости от диджитал-стратегии и каналов для продвижения, но точно не обойтись без Google Analytics и Facebook Pixel, ведь реклама в Google, Facebook и Instagram — это основные каналы для продвижения.

В Google Analytics есть дашборд, где находится сводная статистика и все показатели. Виджеты и визуализация помогают легко анализировать и воспринимать всю информацию. Для этого не нужно переключаться между окнами, вкладками и документами.

UTM-метки дают возможность отслеживать не только разные рекламные каналы, но и отдельные группы, сегменты, объявления. Нужно лишь добавить метки в рекламный URL и можно узнать, какую конверсию принесли конкретное объявление, баннер или ключевое слово. К слову, MetricsBot может показывать данные из Google Analytics. Всю статистику сервиса можно увидеть в одном окне, нужно только подключить бота к аккаунту.

Сервис Serpstat анализирует домены. Он создает и формирует комплексный отчет по сайту и конкурентам, проводит анализ видимости в поиске. Также сервис анализирует семантику — ищет ключевые фразы, по которым опережают конкуренты, расширяет семантическое ядро существующего сайта.

KISS Metrics позволяет настроить действия и цели. Особенно полезно, если их по каким бы то ни было причинам нельзя создать в других инструментах аналитики. Сервис может провести аналитику воронки продаж, например, собрать данные по каждому ее этапу. Также можно следить за поведением пользователей и распределять их по разным сегментам для будущих рекламных активностей.

Еще один телеграм-бот OnlineToolsBot — это поиск инструментов для работы с аналитикой, SMM и другим. Например, если вам нужно быстро сделать лендинг, бот поможет найти конструктор сайтов, подходящий под нужные задачи.

BPM-система

Это набор инструментов, который помогает управлять бизнес-процессами: с его помощью моделируются операционные, поддерживающие и управляющие процессы. После внесения моделей в CRM выполнение задач контролируется с минимальным участием человека.

Пример такой системы — "Битрикс 24". Программа позволяет создавать и редактировать бизнес-процессы, сразу же их внедрять, выводить показатели эффективности, контролировать работу, делать выводы и анализировать их.

Другой пример — Creatio от Terrasoft. Система позволяет создавать и автоматизировать бизнес-процессы любой сложности. У нее есть готовая библиотека процессов, построенных в соответствии с ведущими мировыми практиками, предоставляет возможность быстрой и эффективной интеграции в бизнес.

Scriptum BPM — система для автоматизации и повышения эффективности бизнес-процессов. Она позволяет быстро и без особых затрат решить проблемы бизнеса: интегрировать между собой старые системы предприятия, автоматизировать процессы и ускорить взаимодействия.

Зачем нужна автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов — это удобный и эффективный способ улучшить работу своего предприятия. Например, она позволяет перевести в онлайн все офисные вопросы, вести бухгалтерию и отчетность, обмениваться электронными документами, хранить все в облаке, проводить маркетинговую аналитику и автоматизировать все бизнес-процессы. Это экономит время и деньги, а также дает новые возможности для получения прибыли и развития.