Общество 25 августа 2020 в 9:00

Тайм-трекинг. Удобный инструмент или каторга для сотрудников?

С учетом рабочего времени отлично справляются программы, которые могут автоматически следить за тем, сколько времени каждый сотрудник потратил на задачу

Фото: Sonja Langford / Unsplash Фото: Sonja Langford / Unsplash
Фото: Sonja Langford / Unsplash

Учет рабочего времени существовал всегда. Но если раньше его ввели в блокнотике, то сейчас с этим отлично справляются программы и приложения, которые могут как вручную, так и автоматически следить за тем, сколько времени каждый сотрудник потратил на задачу.

Внедрять или не внедрять тайм-трекинг для команды — все еще спорный момент, о котором дискутируют как руководители, так и сотрудники. Почти всегда имплементация учета рабочего времени ведет к противодействию от коллектива. Так когда же его имеет смысл использовать? И какие программы подойдут лучше всего?

Подпишитесь на канал DELO.UA

Методы учета рабочего времени

Программы для тайм-трекинга можно разделить на два типа: автоматические и ручные. Первые все считают самостоятельно, вторые — требуют включения в момент начала выполнения задачи.

Первые как правило фиксируют все, что человек делает на компьютере и к концу дня формируют отчет о том, сколько времени человек потратил в том или ином приложении. По такому принципу работает украинская разработка Yaware. Программа мониторит происходящее на компьютерах сотрудников, потом формирует аналитику и предлагает решения для повышения продуктивности.

Так выглядит программа для учета рабочего времени Toggl

Приложения ручного типа работают иначе. Используя их сотрудник сам включает отсчет времени в тот момент, когда начинает выполнять какую-то задачу. Чаще всего при этом он прописывает, что именно делает. Два самых популярных программы для учета рабочего времени сотрудников — Toggl и Harvest.

Принципиальная особенность Toggl — возможность интегрировать его в другие программы. Например, если ваша компания работает в JIRA или Basecamp, то Toggl интегрируется прямо в интерфейс этих систем. И в момент начала работы над задачей вы сможете включить трекер в один клик. Кроме этого Toggl хвалится своими приложениями для мобильных устройств.

Harvest похож по функциональности, но также имеет возможность прописывать стоимость каждой задачи и вводить потраченное время вручную, если не было возможности запустить трекер. И Toggl, и Harvest часто используют для персональных задач, а также в небольших командах, к тому же они дают возможность вести учет рабочего времени онлайн.

Такой вид имеет приложение для учета времени Harvest

Есть также вариант, который совмещает в себе систему управления проектами и возможность трекать время прямо внутри нее. Это украинская разработка Worksection. Тайм-трекер интегрирован в систему и может запускаться внутри задачи, которую выполняет сотрудник. Там же можно отмечать стоимость часа работы и прописывать время, которое было использовано без "слежки" трекером. По сути это коробочное решение в случае если вам нужен и таск-менеджер, и тайм-трекер, но не хочется заморачиваться с интеграцией Toggl или Harvest в другие системы, вроде Basecamp или Asana.

Кому подойдет учет рабочего времени

Даже при достаточной гибкости инструментов, тайм-трекинг для сотрудников — далеко не универсальный инструмент. Он подойдет для тех профессионалов, работу которых возможно измерить по времени. Зачастую "почасовку" используют дизайнеры, программисты, юристы, консультанты и ряд других профессий. Для таких сотрудников трекинг времени будет полезным для себя (чтобы понимать заработок), для начальства (чтобы контролировать процессы) и для клиента (чтобы он понимал за что платит).

"Учет рабочего времени — это, в первую очередь, прозрачность перед собой, коллегами и клиентами. Во-вторую — это самоконтроль, который позитивно влияет как на ответственность при планировании загрузки, так и на выработку и на качество финансового планирования", — объясняет Александр Можаев, продюсер Wanted Agency. Его компания использует тайм-трекинг регулярно, как для собственных нужд, так для отчетности перед клиентами.

В тех областях, где эффективность работы считается в зависимости от успешности проекта и выполненной задачи, независимо от потраченного на нее времени, тайм-трекинг может только навредить.

Отдельный случай, когда учет рабочего времени используется для наказания сотрудников, которые саботируют свою работу. К примеру если работники вместо выполнения рабочих задач играют в онлайн-игры или смотрят сериалы, программы по учету рабочего времени сразу же это определят.

Чаще тайм-трекинг используется в компаниях, большинство которых либо фрилансеры, либо работают на аутсорсе. Когда команда не работает в офисе, контролировать ее работу становится сложнее, и тут в помощь приходят Toggl, Harvest и Worksection.

Как объясниться перед персоналом

Если раньше компания не использовала учет рабочего времени, но вдруг решила его внедрить, это может восприниматься персоналом как посягательство на их свободу.

"Мне больше нравится мыслить зонами ответственности, а не часами и не унижать людей жестким контролем над продуктивностью. Контроль хоть и дает предсказуемость, но незаметно убивает инициативу и эксперимент", — разделяет позицию несогласных основатель и CEO Projector Александр Трегуб.

"Для тех, чей час работы в конечном итоге должен быть "ценностно обоснован" безусловно имеет смысл задуматься над тайм-трекинг системой (да и не только над ней)", — утверждает Можаев.

"У нас достаточно доверительные и продуктивные отношения внутри компании, поэтому трекинг времени воспринимается только как аспект потребности при отчете для клиента", — говорит Александр Кузьмичев, основатель диджитал-продакшн студии Lestro и сооснователь стартапа Odrey.

То есть тайм-трекинг можно и нужно внедрять тогда, когда руководство может честно и прозрачно объяснить команде, зачем нужна эта инновация. Для одних это будет борьба с непорядочными сотрудниками внутри компании. Для других — работа над собой и контроль повышения собственной продуктивности. Для третьих — способ прозрачно отчитываться перед клиентами, снимая все вопросы о стоимости работы.

Если все это проговорить с коллегами, скорее всего никаких вопросов ко внедрению учета рабочего времени не будет. Ну, кроме случая с любителями не работать.

Загрузка...
Новое видео
Андрей Ставницер о бизнесе, партнерстве, образовании и синергии
Загрузка...