Это новое delo.ua. Cайт работает в тестовом режиме

Как адаптироваться сотруднику на новом рабочем месте

Адаптироваться в новой компании новичку может помочь специальный корпоративный справочник, в котором должна содержаться важная информация о внутренней организации компании и ключевых контактах

Как разобраться новичку в этом хитро­сплетении информационных потоков, правил и обязанностей, как запомнить имена коллег? Естественно, на эти же вопросы пытаются ответить и специалисты по персоналу. Они должны обеспечить новичку возможность как можно быстрее и результативнее влиться в коллектив и приступить к работе. Однако когда дело доходит до конкретных шагов, ответов на вопрос «как это сделать?» оказывается не так уж много.

Маленький и удобный
В отличие от громоздких корпоративных кодексов с их высокопарным слогом и стереотипными семантическими конструкциями, «справочник новичка» может включать в себя все самое необходимое для выживания и работы на новом месте. К тому же такой справочник должен быть небольшим по объему, легким для восприятия и удобным в пользовании. Разумеется, разработать пособие, которое соответствовало бы всем этим критериям, непросто. Однако, по мнению руководителей и менеджеров по персоналу, эта овчинка стоит выделки.

Ведь нередко на нового сотрудника сваливается столько информации, что он не в силах все запомнить. Особенно если это человек, не имевший опыта работы или работавший в компании с иной организационной структурой. Поэтому нередко, прежде чем разобраться в самых необходимых вещах, такие сотрудники попадают в неловкие ситуации. «К примеру, специалист по персоналу, проводящий первую «экскурсию» по офису, скороговоркой протараторил о том, какова процедура заказа служебного транспорта или оформления командировочных. Взбудораженный новичок, разумеется, ничего не в состоянии воспринимать в этот момент. Когда эта необходимость возникает, он вынужден обращаться к коллегам либо идти к секретарю за дополнительными разъяснениями. Если компания забюрократизирована, то и этого может быть недостаточно, но обратиться повторно новичок, скорее всего, постесняется, а потом закономерно допустит ошибку и почувствует себя еще более неуверенно. К тому же это может произойти в самый неподходящий момент и отнять немало времени у занятых людей», — считает Оксана Будан, заместитель директора ООО «Сейтсат» (продажа сантехнической продукции, штат — ок. 60 чел.).

Впрочем, по словам г-жи Будан, вся необходимая информация может находиться и на корпоративном сайте. Однако, по мнению самих сотрудников, гораздо удобнее, когда такой путеводитель сделан в бумажном виде и может быть всегда под рукой. «Во-первых, информация с монитора воспринимается более поверхностно и хуже запоминается. Во-вторых, у людей, работающих за компьютером, возникает потребность отвести взгляд от экрана и посмотреть на что-то менее яркое и мерцающее. В-третьих, если в офисе вырубило электричество или у пользователя поломался компьютер, только бумажный вариант справочника поможет найти контакты того, кто устранит поломку», — поведал Андрей Качута, начальник отдела сбыта ООО «Трим» (полиграфические услуги, штат — 28 чел.). Кроме того, печатный вариант путеводителя может иметь дополнительное ценное свойство. Он может восприниматься новичком как некий «входной билет» и демон­стрировать новому сотруднику, что о нем заботятся и принимают в свой круг.

Чего быть не должно
Самое главное, что может очень быстро, но окончательно угробить полезный и приятный в использовании справочник-путеводитель, так это лишняя информация официозного характера. Пожалуй, самую серьезную ошибку допускают те, кто пытается вместить в него полную историю создания компании, ее миссию, цели, задачи, ценности, традиции, великие достижения — все, что вызывает скуку у любого мало-мальски здравомыслящего человека. Все это лучше оставить для корпоративного кодекса, который в таком случае может стать некой священной книгой, которую мало кто прочтет до конца.

Лишней информацией, перегружающей справочник, может стать и включение в него должностных инструкций, которые к тому же сделают его менее универсальным.

Помимо неприятного впечатления от лишних страниц, все эти дополнительные описания, не несущие смысловой нагрузки и не имеющие практической значимости, создают дополнительный объем, который делает справочник менее удобным и практичным в использовании, а также менее экономичным.

«Учитывая, что такой справочник должен периодически обновляться и перевыпускаться, лучше, если его объем не будет превышать 10-15 страниц формата А5. Необходимость его дополнять и переиздавать, при условии стабильности бизнеса, может возникнуть примерно раз в два-три года или чаще, что зависит от размеров компании, текучести кадров, реорганизаций и других изменений», — рассказывает г-н Качута.

Ну-с, приступим!
Прежде чем приступить к разработке справочника, Светлана Долобина, директор по персоналу ЗАО «Юна» (производство и продажа обуви, штат — ок. 150 чел.), советует поговорить с секретарями, офис-менеджерами и начальниками подразделений, чтобы собрать информацию о том, какие вопросы и затруднения наиболее часто встречаются у сотрудников. Кроме того, если есть достаточно времени, можно провести опрос сотрудников относительно того, какая информация была бы, на их взгляд, нужна в работе новичкам и пригодилась бы им самим.

Следующий момент, который необходимо обдумать на начальном этапе, — как представить всю необходимую информацию в наиболее привлекательном и эффектном виде. Возможно, креативные сотрудники подскажут идеи для нескольких юмористических картинок, которые можно использовать в качестве иллюстраций.

Помимо основной информации, которая необходима на рабочем месте (подробнее — см. бокс), новые сотрудники не смогут не оценить заботу об их интересах — к примеру, включение схемы стоянок или список ближайших заведений, в которых можно пообедать. Также нелишними могут оказаться и описания мотивационных программ и программ лояльности, которые внедрены в компании.

Эксперты отметили, что в тех компаниях, где путеводитель получился действительно качественным и полезным, им активно пользуются все сотрудники, независимо от должности и стажа работы.

Разделы «Справочника нового сотрудника», которые были отмечены экспертами как наиболее важные
* Карта офиса — расположение кабинетов, вспомогательных помещений.
* Сотрудники — кто за что в ответе (для крупных компаний — чтобы не включать в справочник огромные списки, достаточно сообщения о том, где можно с ними ознакомиться).
* Информация — как получить необходимую для работы информацию (ассортимент продукции, список филиалов, документы, договоры и проч.).
* Нормы и правила — основные положения, касающиеся субординации, распределения обязанностей, дресс-код и проч.
* Внешние контакты — общение с посетителями, клиентами, работа с входящими звонками и факсами.
* Офис-менеджмент — заказ служебного транспорта, канцелярских товаров, работа с офисной техникой, оформление командировок.
* Административные вопросы — когда начинается и заканчивается рабочий день, сколько длится отпуск, как начисляется зарплата и проч.
* Неожиданности — кого уведомить в случае болезни или непредвиденных обстоятельств, что делать, если поломался компьютер, телефон и проч.