Как правильно вести видеопереговоры

С появлением и активным развитием видеоконференцсвязи (ВКС) мировая бизнес-общественность уверенно переходит на виртуальную схему деловых переговоров. С появлением систем ВКС у бизнеса появилась уникальная возможность объединять различные бизнес-группы на любом расстоянии, без лишних затрат времени и средств на организационную часть и переезды, в одну деловую конференцию (встречу).

Успешный бизнес — это прежде всего успешные договоренности. Чтобы слаженно вести переговоры посредством  видеоконференцсвязи  и достигнуть максимально эффективного результата сотрудничества,  необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения на расстоянии.

Подготовка

К переговорам посредством видеоконференцсвязи стоит готовиться также тщательно, как и к личной встрече с партнерами. Коммуникационные процессы должны проходить максимально естественно, поэтому подготовьтесь к переговорному процессу заранее. "Для этого заблаговременно пригласите участников будущей конференции, сообщите им тему, дату, время проведения и программу будущей встречи (конференции). Заранее подготовьте все необходимые материалы, включая документы и презентации, которые хотите продемонстрировать в рамках конференции", — отмечают в компании TrueConf.

 Подключите необходимые устройства и убедитесь в их работоспособности (камеры, спикерфоны, экран и, в случае необходимости, прочие технические средства). Параллельно с этим рекомендуем вам отключить лишнее программное обеспечение, которое не используется на момент проведения конференции и задействует значительные технические ресурсы.  Ознакомьтесь с набором функциональных клавиш вашей системы ВКС, а также ознакомьте с ним участников конференции. Перед самым началом сеанса видеоконференцсвязи минимизируйте внешние звуки (выключите мобильные устройства, закройте окна в переговорной комнате и пр.). Проведите тестовую видеоконференцию внутри вашей организации и еще раз убедитесь, что все готово для ее начала.  

Пунктуальность

Активируйте видеоконференцию за 30 минут до начала мероприятия и дайте возможность участникам подключиться заранее. Сеанс видеоконференцсвязи начните вовремя, согласно заранее оговоренному времени. Убедитесь, что все следят за ходом встречи, проверьте наличие связи. Ведущий конференции должен  всех поприветствовать и представиться в начале. После приветствия необходимо известить всех о регламенте и плане выступления, а также о том, что ведется запись конференции, в случае активации данной функции.

Регламент

Видеокамеру необходимо разместить над экраном воспроизведения в переговорной комнате, а микрофон или спикерфон на столе с участниками. В случае удаленного участия посредством использования персонального компьютера, установите веб-камеру над монитором. При общении с помощью видеоконференцсвязи смотрите на экран и говорите согласно установленному регламенту. На переговорах не принято перебивать выступление партнеров или коллег. После изъяснения позиции оппонентами можно задать уточняющие вопросы. Если у вас все-таки есть необходимость уточнить какую-либо деталь в ходе выступления, воспользуйтесь функцией "поднять руку".  Таким образом вы информируете всех о том, что у вас есть вопрос или дополнение. После предоставления слова необходимо представиться, а свое высказывание сделать максимально кратким и конкретным. Если кроме вас на переговорах присутствуют и другие члены делегации, эксперты и советники, предоставьте слово для выступления и им. 

Речь

Говорите четко и внятно. В случае необходимости увеличьте или уменьшите громкость спикерфона или микрофона. Техническая деталь — во время переговоров необходимо соблюдать "контакт" с веб-камерой и минимизировать движения.  Так вы не будете способствовать помехам при виртуальных переговорах.

Графика

Наглядные пособия должны помогать понять смысл выступления, а не уводить собеседников в сторону, поэтому в презентации используйте крупные шрифты и небольшие объемы текста, а изображения используйте доступного для просмотра разрешения.

Завершение сеанса

В конце переговоров, как и при личной встрече, подведите итоги и убедитесь, что все участники выступили согласно плану конференции и регламенту, задали свои вопросы и получили на них ответы. Если у участников возникнет необходимость получить запись конференции, предоставьте им такую возможность. В завершение видеосвязи поблагодарите участников всех сторон и, в случае их согласия, завершите переговоры.

При соблюдении всех вышеуказанных правил  создается обстановка обычного совещания или встречи, что обеспечит полный эффект присутствия и успешное завершение переговоров.