Заощадити час. Як автоматизація 30-хвилинного процесу економить за рік 15 робочих днів

Як правило, коли ми говоримо про автоматизацію бізнес-процесів, ми уявляємо великі підприємства та заводи. Однак це актуально і для малого та середнього бізнесів.

Про автоматизовані бізнес-процеси та їх переваги для бізнесу

Автоматизація бізнес-процесів — це програмна систематизація завдань всередині бізнес-процесу, що дозволяє збільшити ступінь контролю, вивільнити час працівника від шаблонних задач і мінімізувати людський фактор. 

Якщо людський фактор вносить більше невизначеності, то автоматизація приносить компанії більше прогнозованості. Зокрема, серед переваг впровадження автоматизації: 

✅ чітке розуміння у розподілі відповідальності, наявності чи відсутності необхідних даних;

✅ можливість відслідковувати поточний етап виконання задачі та оцінити швидкість і якість її виконання;

✅ забезпечення прогнозованого сервісу для клієнтів, які прагнуть отримувати послуги чи товари вчасно;

✅ зменшення кількості рутинних завдань для співробітників, що звільняє час для розвитку і покращення якості обслуговування.

Початок роботи над автоматизацією

Спочатку ми планували використовувати CRM-систему, однак зрозуміли, що це лише частково вирішує наші запити. Тому почали шукати, що допоможе покращити операційну ефективність. Саме таким рішенням для нас стала BPMS (business process management suite), тобто система автоматизації бізнес-процесів, яка працює по принципу алгоритмізації завдань. 

Розповім на прикладі, у чому її суть. Аби поїхати у відрядження, співробітник має подати заяву. Раніше людина повинна була знайти форму заявки і надрукувати її, принести на підпис, потім бігла в бухгалтерію тощо. Тепер співробітник відкриває діалогове вікно, заповнює необхідну інформацію. Далі комп’ютер генерує друковану форму, відправляє співробітнику на підпис через ЕЦП (звісно, без друку самої форми), після цього автоматично відправляє на погодження керівнику і далі у такий же спосіб  аж до відправлення грошей на аванс бухгалтерією. Тобто всі форми (заявки, накази, розпорядження, звіти після відрядження) програма генерує автоматично на підставі початкової інформації від ініціатора. І всі підписи робляться виключно через "клієнт електронного підпису". 

Ефект від автоматизації 

Порахувати, скільки коштів можна зекономити від автоматизації, досить важко, адже для цього потрібно оцінити кожен "ручний" процес і витратити на це багато часу. Проте ми можемо говорити про ефект від впровадження такої системи на основі відносних оцінок. 

Наприклад, такий процес, як оформлення відрядження співробітника, без автоматизації займає 30 хвилин: подати заявку, підготувати наказ та звітність.   З автоматизацією це займе кілька секунд. 

Здавалося б, що таке 30 хвилин? Однак за рік це перетворюється у 15 робочих днів економії. Загалом різні процеси економлять різний час, але в середньому 100 повністю автоматизованих процесів  можуть заощадити компанії близько 150 робочих днів протягом року. Окрім цього, варто додати і про зовсім  інший рівень контролю за процесами, задоволення клієнтів тощо. Навіть невелике підприємство генерує за рік близько 15 тисяч  завдань, і по кожному з них є відповідальний та строк виконання. 

Крім управління процесами система дозволяє налагодити документообіг у всіх напрямках — з працівниками, клієнтами, внутрішні документи тощо. Також у системі можна фіксувати звернення, скарги та реалізували портал для навчання.  

Автоматизація бізнес-процесів як конкурентна перевага

Наразі багато компаній використовують CRM-системи. Для когось цього достатньо. Однак якщо у бізнесу існує запит на оптимізацію, покращення операційної ефективності і провадження просунутих технологій та посилення конкурентних переваг, варто розглянути систему автоматизації бізнес-процесів. 

У нас на ринку поки що мало інформації про ці системи. Коли ми починали, в Україні був лише 1 варіант, але за 3 роки ситуація трохи покращилася. Тоді як у європейських країнах та у США бізнес активно рухається до розвитку індустрії 4.0 — автоматизації бізнес-процесів та інтеграції їх з обліковими системами, підключення роботизованих програмних систем чат-ботів, різних сенсорів, інтеграції з іншими учасниками ланцюгу створення цінності. 

Автоматизація дозволяє компанії збільшити потенціал та розширювати можливості. Одну й ту ж роботу можна виконувати з меншими витратами та кількістю ресурсів, отримуючи при цьому найвищу якість.

Источник фото: Depositphotos