Мнения 19 апреля, 08:04

Как эффективно и с минимальными эмоциональными потрясениями провести автоматизацию бизнеса

С чего начинать автоматизацию бизнес-процессов, какие риски существуют и как их предотвратить

Как эффективно и с минимальными эмоциональными потрясениями провести автоматизацию бизнеса Как эффективно и с минимальными эмоциональными потрясениями провести автоматизацию бизнеса

Часто с решением об автоматизации бизнеса, у руководителя бизнеса возникает большое количество вопросов. И это логично. К примеру, какие процессы требуют автоматизации в первую очередь? С чего начинать автоматизацию бизнес-процессов? Какие риски существуют и как их предотвратить? Как понять, что автоматизация бухгалтерского учета в компании проведена эффективно? И, наконец-то, что в результате мы получим?

Ниже — пошаговая инструкция, как пройти этап автоматизации наиболее эффективно и с наименьшими эмоциональными потрясениями.

Подпишитесь на канал DELO.UA

1. Анализ

В самом начале пути стоит проанализировать то, что мы хотим автоматизировать, и каким должен быть результат автоматизации. Цели бывают разными: сокращение сотрудников, ускорение обслуживания, ускорение получения отчетности и так далее. У каждой компании будет своя индивидуальная цель/цели. Эта бизнес-цель должна быть оцифрована либо в деньгах, либо в минутах, либо в минутах и деньгах.

 2. План действий

Понимая цель, нужно четко проработать план последовательных действий, описать те бизнес-процессы, которые нужно автоматизировать (как они работают, какие проблемы существуют в этих процессах, что именно дает наибольшее количество ошибок, почему мы не можем доверять полученной информации, какие существуют ежедневно повторяющиеся рутинные операции, требующие автоматизации, и т.д.).

3. Создание организационной структуры

Далее необходимо выстроить архитектуру, а именно, прописать как будет работать система в процессе изменений. Этот этап начинается с создания четкой организационной структуры.

За каждым бизнес-процессом должен быть закреплен конкретный собственник этого процесса (owner). Например, если мы автоматизируем продажи, то, соответственно, главным пользователем этого макропроцесса будет коммерческий директор или директор по продажам. Если мы автоматизируем склад, то собственником этого процесса будет директор по логистике или начальник склада.

На этом этапе нужно детально пройтись по всем процессам.

 4. Создание карты взаимодействийпр

Следующий этап — это непосредственно бизнес-процессы. Бизнес-процессы — это карта взаимодействия всех подразделений между собой. После их описания необходимо подготовить сами карты отдельных процессов. Это четкая структура того, кто, кому, когда, что предоставляет.

Все описанное выше, по сути, и есть тем техническим заданием, которое компания должна передать внедренцам.

 5. Выбор компании-внедрителя

Следующий шаг — выбор компании, которая будет проводить автоматизацию бизнес-процессов. Для этого нам нужно проанализировать успешные/не успешные кейсы кандидата, пообщаться с клиентами, которые проводили аналогичные работы. В целом — собрать всю открытую и закрытую информацию об этих провайдерах, которых мы определили в свой лонг-лист по данному функционалу.

Компания-внедритель первым делом должна тщательно перепроверить техническое задание и исправить некорректную/добавить недостающую информацию. С этой целью проводится due-dilligence проекта, чтобы, в том числе, определить и конечную стоимость проекта. В этом им помогут разработанные ранее карты бизнес-процессов. В результате этого внедрители должны составить четкое предложение, как компании-заказчику реализовать то, что она хочет увидеть в конечном результате.

И здесь очень важно внимательно слушать тех, кто проводит внедрение. Имея большой опыт в разных проектах, они предлагают варианты того, как можно облегчить этот процесс в вашей компании. Часто в ходе реализации проекта начинаются разногласия между клиентом и внедренцами. Когда последние пойдут на поводу у заказчика, примут его настойчивые предложения изменений в процессах, автоматически снимут с себя ответственность за конечный результат — это может привести к тому, что проект по автоматизации не закончится успешно.

Почему не эффективен внутренний внедряющий? Потому что он — заинтересованное лицо, которое ежедневно общается с сотрудниками компании, видит, где какие "провтыки", у кого какие боли. Внешним экспертам все это не интересно: у них есть согласованные сроки реализации, все остальное их мало волнует.

6. Привлечение компании-консультанта

Когда с внедренцами определились, следующий шаг — это выбор компании-консультанта, которая будет выполнять роль координатора между внедренцами и сотрудниками компании, в которой проходит автоматизация. Консультанты должны четко управлять этим процессом.

Зачастую, если весь проект ложится на плечи сотрудников компании и при этом отсутствует координатор, то проект может затянуться на долгое время. И существует большая вероятность неуспешности такого проекта. Роль компании-консультанта в том, чтобы состыковать две стороны и контролировать выполнение действий и задач как со стороны компании, так и со стороны внедренцев.

 7. Коммуникация сторон

После того, как техническое задание написано и согласовано всеми сторонами, начинается самое интересное — изменение бизнес-процессов. Здесь отмечу, что автоматизация — это не просто переписать каждый процесс, а действительно изменить их, изменить правила работы. Здесь уже на первую роль выходят коммуникации.

Это постоянные встречи, промежуточные статусы по выполнению проекта, тестирование, постоянное общение между внедренцем, консультантом и компанией. Круг вовлеченных лиц/стейкхолдеров должен быть четко определен. В процессе коммуникации чем больше будет проведено тестирований и выявлено ошибок, тем больше персонал компании будет вовлекаться в проект и исправлять эти ошибки.

Сразу хочу предупредить, что в какой-то момент начнется жесткий саботаж, потеря веры в успех этого проекта. Здесь главное — не сдаваться и почаще/побольше коммуницировать со всеми стейкхолдерами.

 8. Период тестирования

На этом этапе, как правило, уже все обо всем договорились и пришли к единому пониманию того, куда и как они движутся. Замечаний и сопротивления при этом ни у кого нет. По завершению тестирования можно было бы ударить по рукам и сказать: "Все! Проект рабочий". Но, нет.

Если ключевые лица компании не будут пользоваться результатами проекта, ничего не получится. Например, если вы запустили модуль BI (business intelligence, набор технологий и приложений для сбора, хранения и анализа данных), а руководитель компании продолжает пользоваться графиками в Excel файлах, то в какой-то момент остальным сотрудникам этот модуль перестанет быть интересен.

Или же если вы настроили автоматизацию отчетов в системе 1С, но при этом сотрудники продолжают отчитываться руководителю в привычных ему табличках Excel, то в какой-то момент о том, что в системе есть автоматизированный отчет, все забудут.

Или если у вас автоматизированы оплаты и формируется их реестр в самой системе, но при этом руководитель и далее требует на подпись "бумажку", чтобы отметить там, за что платить или не платить, то к этому реестру платежей никто не будет прибегать. Это одна из главных ошибок, почему проекты после завершения становятся неуспешными.

Если же мы достигли того результата, который ставили на старте, значит, автоматизация проведена эффективно.

И про обнадеживающие цифры. После завершения автоматизации бизнес-процессов минимальное сокращение по затратам составляет 25%. В ряде случаев, когда мы имеем дело с большим штатом сотрудников или большими масштабами бизнеса, экономия может доходить до 100%. Как видите: игра стоит свеч!

Любовь Цымбал, основатель компании "Группа Финансовых Решений

Загрузка...
Новое видео
Борис Шестопалов: Что сегодня делает бизнес более устойчивым?
Загрузка...