Как правильно оптимизировать работу компании? Вопрос, который волнует многих в современных реалиях. Как digital-агентство Seventeam реорганизовало структуру задолго до пандемии и как это помогло им удержаться сейчас?
В 2018 году агентством было принято решение пересмотреть позиционирование агентства, его структуру, цели, задачи, мы стали — Seventeam. Цель реорганизации структуры — создать более мобильную компанию, которая будет гибче, экспертнее и оптимальнее по цене для клиента. Вот пара советов, основанных на нашем опыте, которыми мы можем поделиться.
Не держите большую команду в офисе
Конечно, удаленка не была чем-то сверхновым для IT и веб-разработки, но здесь каждый бизнес решает так, как ему оптимально и прибыльней. Сейчас мы наблюдаем, как наши коллеги оставляют аренду офисов и переходят на 100% удаленный формат, EVO group пишет, что заметили даже рост производительности.
Подписывайтесь на Telegram-канал delo.uaМы уже два года как вывели самый оптимальный формат для нас: микс офиса и удаленки. Мы не держим место для бухгалтера, некоторых дизайнеров и разработчиков. Команда Seventeam — костяк из C-level персон, которые занимаются основной стратегической частью. А сотрудников среднего уровня для разных проектов мы нанимаем удаленно. Под совсем специфические задачи прибегаем к услугам фрилансеров.
Это помогает оптимизировать офисные площади и быстро масштабироваться под задачи клиентов. Спрос на услуги и количество проектов в работе может быть очень волнообразным, а держать лавку запасных для небольших разработчиков — это сегодня дорогое удовольствие. При этом мы снимаем небольшой офис на Воздвиженке, который было реально оплачивать во время карантина и вернуться в него после.
Сегодня, по нашим подсчетам, экономия на одном рабочем месте составляет 150-200$ в месяц. Например, от "свободного" бухгалтера, который мотивирован, знает свои KPI's и обладает достаточной свободой мы получаем гарантированный результат. Более того, сейчас мы начали задумываться над внедрением идеологии Free sit, когда за сотрудниками не закрепляется рабочее место.
Такая форма работы и не расхолаживает коллектив, и одновременно объединяет команду вокруг офиса. Они всегда знают, куда можно прийти и где можно провести очный митинг с коллегами. Они не теряют связь с командой и ценностями организации.
Используйте ПО и сервисы
С переходом на описанный выше формат работ, возникает необходимость дополнительного трекинга команды и оптимизации работы для эффективной постановки задач. Тут нам помогают онлайн-сервисы для постановки задачи и отслеживания хода проекта. Эта технология уже давно не нова в IT-разработке и помогает в удобной форме всем сторонам проводить ежемесячную оценку вовлечения каждого сотрудника.
Мы — бутиковая структура, и поэтому оценить вовлечение команды в проекте достаточно просто, не видеть мотивацию и загрузку команды просто невозможно. Но при этом каждый месяц мы прикидываем, какую долю рабочего времени и, самое важное, в какие задачи и для каких клиентов инвестировал каждый сотрудник. Дополнительно это нам помогает оценивать прибыль и потери по тому или иному клиенту.
Когда мы только перешли на трекинг часов, нам очень помог такой сервис как Toggl. Когда мы провели просчеты и сравнили стоимость времени, затраченного на проект командой, с нашим фактическим гонораром, то поняли, что значительно теряем. За один квартал суммарные потери по всем клиентам вылились нам в сумму порядка 200 тысяч грн, хорошо, что мы параллельно зарабатывали.
Чтоб исправить ситуацию, мы садились за стол переговоров и обсуждали новые условия сотрудничества. В условиях кризиса такой трекинг как никогда актуален, так как он помогает четко понимать, в каких моментах вы теряете ресурс: где у вас невыгодные условия сотрудничества с клиентом, а где недорабатывает команда.
Сейчас, мы достаточно классичны — у нас классический, но удобный Redmine, для некоторых клиентов доски Trello, чаты Telegram. Система групповых видеочатов Zoom также не застала нас врасплох, так как мы им пользуемся уже несколько лет подряд для коммуникации с нашими зарубежными заказчиками.
Пересмотрите краткосрочные и среднесрочные цели бизнеса
В кризисной ситуации важно понять, как пройти этап падения и сохранить бизнес. Основная задача — выжить, остаться на плаву и выходить хотя бы в ноль. Получилось заработать — супер.
Мы всегда старались держать баланс в распределении внимания на проработку нового бизнеса, новых клиентов и удержания текущего бизнеса. Но во время коронакризиса мы чуть больше сместились в удержание, хотя и о новом бизнесе не забываем.
Мы сфокусировались на достаточно узкой нише продуктов, в которых у нас наибольший опыт и реализованы значимые проекты: корпоративные сайты, e-commerce платформы, MVP для стартапов.
Благодаря изменениям выше, которые мы внедрили еще пару лет назад, для нас не было большим шоком введение карантина. Мы сохранили свою команду и сейчас, после возвращения в офис, работаем в том же режиме, как и в марте.