Как бизнесу работать с документами, если обмен бумажными версиями невозможен

Украинский бизнес уже три года переживает непростые времена. Сначала работу многих компаний парализовал коронавирус, который неожиданно появился и заставил сотрудников работать онлайн. А потом и развязанная россией полномасштабная война, повлекшая массовые разрушения и выезд миллионов украинцев за границу.

Все это требует от бизнеса гибкости и максимального упрощения процессов. Старые "проверенные" подходы сейчас могут усложнять работу или вообще не работать, поэтому следует адаптировать их к новым реалиям. Один из таких процессов – документооборот.

В этом материале рассказываем, почему бизнес наконец-то должен отказаться от стопок бумаг и перейти на ЭДО.

Меньше бумаги – больше денег

Вам может показаться, что ваша компания не много тратит на бумагу, поэтому не стоит об этом беспокоиться. Особенно, если вы сравниваете эти расходы с бюджетом на рекламу или гонорарами для сотрудников. Однако в военное время каждая сэкономленная гривня – это потенциальный донат на ВСУ, не пренебрегайте такой возможностью.

К тому же традиционный бумажный документооборот таки съедает немало денег. Исследование Gartner показало, что использование бумаги в офисе обходится компании в 10 раз дороже, чем стоит сама бумага. Ничего удивительного, ведь деньги также нужны на отправку и получение этих документов, и сотрудники тратят больше времени на работу именно с бумажными версиями.

Этих затрат легко избежать, если ввести в компании ЭДО.

"Наши корпоративные клиенты отмечают, что после введения электронного документооборота они значительно сократили расходы на сопровождение документов – их хранение, формирование, логистику. К тому же они заметили повышение эффективности работы работников", – отмечает эксперт по документообороту, руководитель проектов и программ в Киевстар Виталий Иванюк.

Экономия времени на рутине

Сейчас – во время постоянных воздушных тревог и отключений света – вопрос экономии времени встал еще острее. Сотрудники должны заниматься действительно важными вещами, а не тратить время на рутину. Электронный документооборот помогает в этом.

В цифровом формате документы соглашаются и подписываются в течение нескольких секунд, поэтому больше не нужно срочно ехать на другой конец города, чтобы получить нужную подпись. Кроме этого онлайн-сервисы по документообороту позволяют иметь общий доступ к файлам, что значительно облегчает работу с ними и коммуникацию с коллегами и партнерами – комментировать и обсуждать документ могут несколько человек одновременно.

"Наш опыт показывает, что время подписания договоров с клиентами можно сократить в несколько раз, если это делать в электронном виде. Ранее подписание документа могло занимать около недели – пока сформируем документ, отправим его по почте, контрагент получит, подпишет и пришлет нам в ответ. Сейчас несколько дней хватает. То есть время сокращения очевидно", – рассказывает Виталий Иванюк.

Зеленый свет от государства

Украинские компании уже давно могут диджитализировать свой документооборот и начать создавать, согласовывать или подписывать документы в цифровом формате. Ведь законодательно обязательное наличие мокрой печати отменено – теперь на документе достаточно одной подписи или КЭП (квалифицированной электронной подписи).

В то же время недостаточная прозрачность законодательства – самый главный фактор, препятствующий развитию электронного документооборота в Украине. Однако эти недоразумения постепенно исправляются, отмечает Виталий Иванюк.

"Например, раньше мы сталкивались с проблемой, связанной с датой подписания акта предоставленных услуг. Акт формируется последним числом месяца, а контрагент может подписать его на следующий день, то есть уже в следующем месяце, что неправильно. Однако в Налоговый Кодекс внесли разъяснение, которое делает этот процесс понятным и облегчает сотрудничество", – рассказывает Виталий Иванюк.

Как перейти на электронный документооборот?

"Самый простой, быстрый и бюджетный способ перевода внешнего документооборота в электронную форму – это использование онлайн-сервисов документооборота. Так организовать процесс и начать обмениваться с контрагентами документами можно вообще через несколько дней", – говорит Виталий Иванюк.

Почему стоит выбирать Star.Docs? Потому что сервис поможет:

• Быстро согласовывать и подписывать документы.
• Хранить файлы в облаке или на электронном носителе.
• Работать с документами в удобное время и из любой точки мира, где есть интернет.
• Загружать онлайн-документы и создавать резервные копии.
• Контролировать работу с электронными документами, соблюдать сроки.
• Иметь доступ к документам с любого устройства: Star.Docs работает на ОС Android или iOS, а также в вебверсии.

Вместо выводов – бонус. Держите короткий чеклист, как перейти на ЭДО:

• Найдите человека, который будет отвечать в компании за процесс перехода на ЭДО.
• Получите квалифицированную электронную подпись (КЭП) в любом аккредитованном центре сертификации ключей.
• Разработайте порядок использования КЭП в компании и инструкцию по ведению электронного документооборота.
• Научите работников работать в системе. Например, с помощью заранее записанных вебинаров.
• Сообщите партнерам о переходе на электронный документооборот и внесите изменения в соответствующие договоренности.