Без примітивних технологій але з автоматизацією бухгалтерії. Як оптимізувати бізнес-процеси без болю та страждань

Коли ваша компанія розширюється та росте, а алгоритми бізнес-процесів не оновлюються, з часом ви можете помітити зниження ефективності роботи компанії. Якщо рутинні задачі займають багато часу, рішення приймаються повільно, а у колективі немає чіткої структури відповідальних за ті чи інші процеси, час оптимізувати ведення бізнесу

Аналітика процесів компанії

Перш ніж оптимізувати процеси, варто визначити, які з них є неефективними. 

Процеси — це те, що відбувається у вашому бізнесі: продажі, оплата, доставка, найм — це все бізнес-процеси. Якщо ви можете зробити їх більш ефективними, ви зможете зробити весь ваш бізнес кращим. Але для цього вам потрібно зрозуміти все, що відбувається всередині цих процесів, проаналізувати, що можна зробити краще, а потім внести пропозиції або навіть просто покращити на ходу. Це не завжди великі зміни. Навіть незначні коригування процесів можуть істотно заощадити час і гроші, а також можуть мати додаткові переваги: підвищення рівня задоволеності клієнтів, та інші.

Кожен крок у процесі повинен певним чином додавати цінність кінцевій цілі (продукту або результату). Однак, іноді виявляється, що деякі кроки насправді марні та не несуть жодної цінності. Або деякі процеси можуть бути малоефективними. Наприклад, кроків у їхньому здійсненні більше, ніж насправді потрібно.

Наприклад, узгодження нової стратегії потребує затвердження всіх керівників, які мають більш пріоритетні задачі. На це може піти понад тиждень, за який ви втрачаєте частину прибутку або потенційних клієнтів.

Або ваш контент-відділ вручну вводить інформацію до баз даних. Через людський фактор виникає багато помилок. Внаслідок цього може збільшитися кількість скарг від клієнтів або плутанина з логістикою. І це знову ж таки втрата прибутку.

Як тільки ви знайшли процеси, які дають мало ефективності або взагалі не приносять її, їх варто оптимізувати. А від деяких взагалі відмовитися.

Впровадження нових технологій

Деякі компанії у своїх внутрішніх процесах досі використовують дошки для планування, email-розсилку для сповіщення колег або excel-таблиці для звітування та відстеження робочих процесів.

Та коли компанія росте — збільшується кількість відділів, працівників, товарів чи послуг — примітивні технології можуть сповільнювати її роботу та призводити до великої кількості помилок. В такому випадку варто запровадити використання програм, що спростять робочі процеси.

Наприклад, за допомогою JIRA можна не лише ставити задачі працівникам та відстежувати їхнє виконання. Програма також допомагає створювати інтеграції: якщо процес залежить від кількох людей, інші можуть бачити, на якому етапі він знаходиться у певний момент. Також в JIRA можна створювати звіти та бачити аналітику в режимі реального часу. Що допоможе швидко вносити корективи в процеси та покращувати ефективність роботи.

Для керування невеликими командами і проєктами, використовуйте Trello. У програмі можна створювати дошки — окремі проєкти та картки — конкретні задачі та ставити дедлайни по них. Учасники відмічають, що в конкретний момент у них в роботі, а що завершено. Задачі можна позначати відповідно до пріоритетності, а Trello надсилатиме сповіщення, щоб нагадати про терміни виконання.

За допомогою такого програмного забезпечення легко планувати безліч процесів. Так працівники не будуть пропускати важливі сповіщення та зривати дедлайни. А керівники завжди будуть в курсі, на якому етапі знаходиться той чи інший процес та зможуть швидко вносити необхідні корективи.

Цифрова культура

Діджиталізація присутня скрізь: ніхто вже не веде списки на папері. Але у багатьох компаніях досі присутні паперові документи, проводяться непотрібні офлайн-зустрічі для звітів і т.д.

Деякі люди не готові переходити у діджитал, оскільки не працювали так раніше. Потрібно виділити ресурси для їхнього навчання, дати час на адаптацію та пояснити важливість такого оновлення.

Постійний зв’язок з клієнтами у чаті на сайті або в соцмережах підвищить їхню лояльність. Наявність мобільного застосунку вашого бренду допоможе швидко повідомляти клієнтів про спецпропозиції та підвищить продажі. Ведення електронного документообігу пришвидшить роботу та спростить взаємодію різних структур.

Окремо варто поговорити про роботу онлайн за умов пандемії. На жаль, деякі компанії не були готові до такого режиму, адже завжди проводили зустрічі з працівниками та партнерами офлайн. Онлайн можна проводити не лише мітинги, але й навчання, планування, адаптацію нових працівників. Якщо у компанії є база з відео чи презентаціями, де пояснюються важливі процеси роботи того чи іншого відділу, керівникам не доведеться виділяти час для окремих зустрічей з працівниками.

Важливим кроком діджиталізації є цифрові підписи. Відомо, що 45% компаній витрачають до тижня на підписання одного документа. Для деяких компаній — це дорогоцінний час, за який вони можуть зазнати збитків. Програмне забезпечення для цифрового підпису оптимізує діяльність. Тим паче зараз є безліч організацій, що приймають цифрові підписи.

Автоматизація бізнес-процесів

Якщо завантажувати працівників рутинними задачами, то не варто очікувати від них великого зацікавлення у роботі. Коли люди переносять дані з однієї системи в іншу, вручну заповнюють безліч таблиць та сортують документи, вони втрачають мотивацію та час на виконання важливих завдань, де справді потрібна їхня експертність. Автоматизація не лише пришвидшить роботу та розвантажить персонал, а й забезпечить уникнення помилок, що часто допускаються через людський фактор.

Внутрішня автоматизація

Найбільш помітний ефект автоматизація дає у сфері бухгалтерії. Роботизовані програми можуть автоматизувати управління витратами компанії, робити розрахунки по зарплатах, актуалізувати дані про лікарняні та відпустки працівників. Особливо це може розвантажити бухгалтерів під час звітного періоду.

RPA також може зробити більш ефективною взаємодію між різними відділами: швидко передавати необхідні дані, надсилати сповіщення працівникам, відстежувати робочі процеси та надавати звіти в режимі реального часу.

Зовнішня автоматизація

Роботу з клієнтами, партнерами, аналіз ринку та пошук ефективних ресурсів також можна автоматизувати.

Значний результат RPA принесе в обробці документів, адже понад 95% таких робіт працівники зазвичай виконують вручну. Рахунки-фактури, накладні й акти — все це може оброблятися швидко та без помилок за допомогою роботизованих програм.

Прихильність клієнтів та розширення аудиторії принесе автоматизація роботи кол-центру. Клієнту завжди приємно швидко отримати відповідь. Чат-боти можуть цілодобово надавати необхідну інформацію та не лише відповідати на стандартні запитання, а й обробляти складніші запити.

За допомогою RPA можна вести аналітику: які рекламні кампанії дають найкращий результат, які ресурси розміщення вакансій приводять найбільше працівників, як змінилися вподобання клієнтів за останній рік.

Висновки

Звісно, для кожного бізнесу результат від оптимізації процесів індивідуальний. Але він точно є. Скорочується час на виконання цих процесів, спрощується взаємодія між відділами компанії, росте прибуток та з’являється можливість для розширення бізнесу. У працівників з’являється більше часу на виконання важливої інтелектуальної роботи без рутинних задач, що робить їх більш вмотивованими та зацікавленими.

Керівнику потрібно бути готовим, що інновації — це завжди складно для персоналу. Варто пояснити, що оптимізація не призведе до звільнень. Навпаки — це перерозподілить обов’язки, спростить безліч задач та принесе позитивний результат як для окремого працівника, так і для бізнесу в цілому.