Як бізнесу ефективно шукати співробітників: рекрутингові агенції чи рекрутери-фрілансери?

Оптимізація всіх процесів і фінансових потоків особливо важлива у 2020 році. Багато компаній вже користуються зовнішніми рекрутерами замість внутрішніх рекрутингових відділів. Якщо не можете довго закрити ключові посади, ваш бізнес — під загрозою. Якщо ви коли-небудь шукали до своєї компанії Chief technical officer, Chief Marketing officer або навіть Senior інженерів IoT, то знаєте, як це складно.

Питання вибору інхаус-рекрутингу, роботи з фрілансерами чи агенції не має однозначної відповіді. Про переваги та недоліки обох варіантів зовнішнього рекрутингу докладно розповідає співзасновник рекрутингової платформи Make it in Ukraine Максим Уперяка.

Коли варто віддавати рекрутинг зовнішнім виконавцям

• Найняти можна й самостійно, але якщо залучення третьої сторони економить час або гроші — воно того варто. Особливо, якщо необхідно вивільнити час, перемикнутися з рекрутингу на інші ключові функції.

• Потрібна допомога в тих ділянках роботи, де не справляється (брак часу, рук, компетенцій) штатний HR, рекрутер або ж його зовсім немає в штаті. Зовнішній рекрутер має сформувати достатню воронку кандидатів і забезпечити ефективне проходження процесів. Це можуть бути процеси сорсингу, пошук і робота з кандидатами, що знаходяться в пасивному пошуку роботи, прескринінг, співбесіди, різного роду перевірки кандидатів тощо.

• Якщо виходити у сегменти ринків з високою конкуренцією, вам потрібно посилити команду професіоналами.

• Якщо географічно виходити на місцевий ринок праці. Локальні рекрутери впораються краще.

• Хороший рекрутер може бути "заточений" на пошук кандидатів на складні технічні ролі або в складних індустріях (наприклад, топ фахівці з кібербезпеки або штучного інтелекту). Іноді компаніям потрібен один або декілька виняткових талантів, топ перформерів, топменеджер, вузькопрофільний фахівець. Але у вас просто може не бути доступу або компетенцій для пошуку та якісного відбору птахів такого польоту.

• Розробка стратегії найму, оптимізація та усунення вузьких місць у процесах, побудова бренду роботодавця і відмінного досвіду кандидата.

• Роботодавець не може дозволити собі помилитися при наймі. Особливо якщо це коштує бізнесу великих грошей, а іноді й репутації. Вибір відповідного підрядника допомагає уникнути таких помилок.

• Коли потрібно навчити внутрішній відділ рекрутерів, новачків або навіть проміжних керівників принципам і технікам відбору.

Види співробітництва з зовнішніми рекрутерами

• Проєктна співпраця, на повний або частковий робочий день.

• Рекрутинг широкого профілю або вузькопрофільні фахівці чи агенції (IT, медицина тощо).

• Віддалені або on-site рекрутери, які працюють постійно або періодично з основною командою в офісі. У 2020 році цей поділ вже не є настільки важливим.

• Рекрутинг на місцевому або глобальному ринку. Топ тренд переходу у режим Remote знищує кордони. Тому рекрутинг місцевого рівня зараз актуальний лише для тих, хто шукає територіально прив'язаних до робочого місця співробітників: офлайн-торгівля, сфера послуг і таке інше.

• Безпосередні учасники процесу найму або суто консультанти.

• Сорсери (шукають кандидатів в певних джерелах), рекрутери або навіть "рекрутери повного циклу". Мені подобається формулювання Full Stack recruiters за аналогією з Full Stack Developers. Це теж майстри на всі руки.

Робота з рекрутерами-фрілансерами

Тренд на роботу бізнесу з фрілансерами задають, в основному, США, де близько 35% фахівців — фрілансери (в абсолюті це 57 млн осіб). Незалежні рекрутери працюють поодинці (інакше це вже буде ближче до агенції). За кордоном є ще таке поняття як Embedded Recruiters. Це вже не зовнішні підрядники-фрілансери, але ще й не внутрішні штатні працівники. В основному, вони працюють як контрактори (за договором, але не в штаті).

Переваги фрілансерів

• Ідеальний фрілансер може поєднувати в собі глибину занурення в культуру і процеси компанії (як штатник) з гнучкістю та експертною глибиною агенцій. На жаль, таких екстраординарних фрілансерів на нашому ринку замало. Але якщо вам пощастило такого знайти — тримайтеся за нього.

• Вартість послуг дешевше і підхід може бути дещо гнучкіший, ніж в агенції. Втім, топ фрілансери можуть виставляти цінник не набагато менше, ніж агенції. А іноді фрілансери, навпаки, — демпінгують.

• Гнучкість взаємодії: можна співпрацювати з фрілансером повний день або part-time. Можна обмежитися конкретним проєктом або попросити допомогти з якимись конкретними процесами у компанії (продивлятись кар'єрні портали, розбирати резюме, проводити інтерв'ю тощо).

• Орієнтуються на результат — гроші найчастіше отримують за прийнятого кандидата або за ефективно виконану роботу.

• Їх не потрібно навчати, як новачків-стажерів. Хороший рекрутер-фрілансер сам може багато чому навчити компанію.

Недоліки фрілансерів

• Людський фактор, ризик недобросовісної роботи, відмови, зриву дедлайнів або недоступність тоді, коли виконавець вам терміново потрібен (якщо це не суперфахівець, якого рекомендували, проте від форс-мажорів не застрахований ніхто). Досвід, набір навичок і загальнолюдських якостей у всіх різний.

• Навіть у хороших фрілансерів часто спостерігається відсутність цілісності в робочих процесах.

• У всьому світі компанії до фрілансерів ставляться непогано. Однак в Україні та СНД ще не у всіх сформувалася культура відповідального підходу до ведення справ. І багато компаній неналежно ставляться до корпоративної культури, і деякі фрілансери демонструють підхід, що кидає тінь на працю фрілансерів в цілому.

• Можливості однієї людини можуть бути обмежені — доба для всіх складається з 24 годин. Але одна людина однозначно поступається команді агенції або внутрішнього відділу компанії. Фрілансери багатозадачні, але не всі однаково добре застосовують тайм-менеджмент і менеджерські навички до себе. Вони не можуть кинути все інше й зайнятися тільки однією вашою терміновою вакансією. Їм потрібно забезпечувати пошук нових клієнтів, продавати свої послуги, просувати особистий бренд, самостійно вирішувати поточні складнощі (від банальної відсутності інтернету в будинку до юридичних питань).

Приклад: найчастіше для закриття вакансії потрібно опрацювати кілька сотень кандидатів (та й у цьому випадку успіх не гарантований). Один фрілансер не зможе забезпечити великий приплив та достатньо широку воронку кандидатів на вході. Припустимо, він буде приводити (або сам проводити співбесіду), скажімо, умовно 1 людину в день. Навіть якщо він працюватиме без вихідних, 30 осіб на місяць — це невтішна воронка. Результативний найм з неї швидше за все буде нульовим.

Якщо говорити лише про негативні моменти, то я отримав такі відгуки українських компаній про роботу з фрілансерами:

• Багато фрілансерів не занурюються в середовище та інфраструктуру кадрового ринку, не в курсі віянь та трендів, в які автоматично занурені професійні "гравці" ринку. Якоюсь мірою цю проблему маскує розвиток різноманітних ком'юніті. Однак, не завжди цього достатньо.

• Фрілансер може паралельно працювати на агенцію або займатися іншою fulltime роботою, відкладаючи пошук вашого кандидата або ваші завдання на потім. Більш того, якщо фрілансер на фултайм в кадровій сфері — отримуємо конфлікт інтересів, а це дуже недобре.

• Довіра кандидатів до будь-яких посередників завжди нижче, ніж до самого роботодавця. Але у випадку з фрілансером йому доведеться приховувати, що він не є представником компанії (це також недобре). Або додавати ще один пункт до скептичного відношення до його персони — "а ти хто такий?".

• Неграмотна робота з фрілансерами може кидати неабияку тінь на репутацію компанії. Наприклад, якщо візьмете непрофесійного фрілансера, а він буде неякісно працювати з кандидатами, то незабаром підуть відповідні розмови. Будь-який фрілансер, який наймає для вашої компанії, буде неминуче асоціюватися з компанією. І неважливо, зовнішній це співробітник чи ні. Причому практика не називати кандидатам на початку спілкування назви компанії-замовника може не працювати. А іноді навіть шкодити.

• Відгуки деяких українських компаній про роботу з фрілансерами: високий відсоток відбраковування кандидатів, неякісна база, час до надання більш-менш непоганих резюме — щонайменше тиждень. Тим більше для підстрахування одного фрілансера іншим, а другого — третім, замовники змушені звертатися відразу до кількох виконавців (не впевнені в їхній достатній залученості в процес).

• До того ж і сам фрілансер може віддавати задачі в "субпідряд". У підсумку багато кандидатів скаржаться, що їх "бомбардують" з декількох джерел одними й тими ж вакансіями. Причому комунікація будується вкрай непрофесійно. І знову в обох випадках результат один — пляма на репутації компанії-замовника.

• Якщо це не контрактор з глибоким зануренням, у фрілансера будуть ті ж списки недоліків, як і в агенції (крім ціни). В основному, це проблема з правильною трансляцією бренду роботодавця (може бути відчутно сильніше, ніж аналогічна проблема в агенцій) і недостатнє розуміння культури та цінностей компанії.

• Для бізнесу (особливо, якщо це ТОВ або інша юридична особа) окрема проблема — це документальне оформлення всіх офіційних процесів. Це стосується і фінансових питань, і кадрових. Щодо дотримання трудового законодавства вимоги та потенційні штрафи особливо жорсткі. У цьому плані з фрілансерами складніше (не всі з них оформлені як ФОП). А якщо і працювати з ними як з фізособами (цивільноправові договори), можуть з'явитись додаткові складнощі. До того ж вирішення спорів і проблемних ситуацій з фрілансерами в юридичному плані не має сенсу.

• Нерідко фрілансери віддають перевагу роботі за передоплатою. Цьому навіть активно вчать на курсах фрілансерів-новачків. У випадку з рекрутингом замовнику це невигідно. Оскільки найм може затягнутися або взагалі не відбутися.

Моделі оплати рекрутерам-фрілансерам

• "Пласка" модель — погодинна оплата (або за відпрацьовані дні).

• Фіксована оплата + відсоток за виконання певних контрольних показників.

• Оплата за результат — відсоток або фіксована оплата за кандидата. Причому оплата може поділятися на частини. За підбір того, хто підійшов, та за те, що новий співробітник успішно допрацював до кінця випробувального терміну. Є і триетапні схеми, але це вже тема іншої статті.

Для замовника, вочевидь, вигідніше і безпечніше третій варіант. Особливо з врахуванням практики, коли виплата проводиться тільки після відпрацювання випробувального терміну. Оплата за результат виключає оплату "ні за що", коли час йде, оплата нараховується, а найму так і немає. Хоча в конкурентній гонитві за результатом може бути так, що вам пачками почнуть поставляти не дуже відповідних кандидатів, щоб швидше закрити вакансію. Знову ж таки, залежить від репутації та спеціалізації підрядника.

Втім, у 2020 році третя схема залишила багатьох рекрутерів в період карантину з нульовими доходами. У будь-якому випадку і з фрілансерами, і з невеликими агенціями формату "бутик" завжди можна домовлятися та знаходити компромісну схему. Було б бажання.

Скільки коштує робота з фрілансерами

Ось деякі закордонні цифри по вартості роботи з рекрутерами-фрілансерами (за даними Recruterflow). Зрозуміло, все дуже залежить від сфери та конкретних умов. Але, в середньому, платформа наводить такі тарифи технічних сорсерів з Азії та Східної Європи: $5-$15 за годину. Досвідчені сорсери із Західної Європи, США і Канади будуть брати вже відчутно вище — $30-$100 на годину. А якщо врахувати, що для багатьох технічних вакансій потрібен не тільки сорсинг, та ще й кандидатів потрібно перебирати сотнями, вже є сенс дивитися в бік агенції.

До масового переходу на Remote у 2020 році для багатьох офлайн-агенцій важливим фактором, що збільшував ціну послуг, були витрати на офіс, оренду, інші офлайн бізнес-процеси. Через це робота з фрілансерами (які не завжди зареєстровані як ФОП, а тому податковий тиск відчувають не так гостро) було вигідніше. Тепер цей фактор втратив вагу для тих, хто відмовився від офісу.

Серед моделей оплати за рекрутингові послуги зустрічається і розрахунок від суми місячної зарплати по певній вакансії (може сягати 100% від окладу за місяць). В Україні багато компаній працюють з фрілансерами за ставкою комісії 5%.

Робота з рекрутинговими агенціями

Є три типи агенцій:

• Величезні міжнародні агенції. Наприклад, у швейцарської компанії Adecco близько 5,5 тис. офісів в 60 країнах, а у голландської Randstad NV — майже 5 тис. відділень у 39 країнах.

• Місцеві агенції середніх розмірів.

• Нішеві агенції, які часто називають "агенції-бутики".

Маленькі команди, зазвичай, спеціалізуються на вузьких профілях, шукають кандидатів для розвитку продуктів в IT-сфері, Sales і таке інше. Це дає їм конкурентну перевагу перед великими гравцями ринку.

Є ще одна важлива відмінність: великі агенції можуть втрачати гнучкість в процесах, якою можуть похвалитися рекрутери-фрілансери та невеликі нішеві проєкти. Стандарти та елементи бюрократії — це досі неминучий супутник великих компаній.

Моделі контрактної співпраці з агенцією

• Повний цикл закриття конкретної позиції в компанії. Укладається договір. Задача — знайти одного або декількох заданих фахівців, іноді — підібрати цілу команду.

• Рекрутинговий аутсорсинг (RPO — Recruitment Process Outsourcing). У цьому випадку агенція виступає рекрутинговим партнером компанії за усіма її наймами. Оплата в такому разі може проводитись щомісячно або за узгодженими проміжками часу, а не за закритими вакансіями.

Переваги агенцій

• Спеціалізовані нішеві компанії добре розбираються у своїй сфері.

• Допомагають знаходити хороших кандидатів, вузькопрофільних фахівців, топменеджерів.

• Можуть значно прискорити процес пошуку і підбору кадрів.

За оцінками Luckyhunter, агенції в середньому закривають вакансії у 2-3 рази швидше, ніж рекрутери-фрілансери.

• Корисні, якщо необхідно найняти цілу команду, скажімо розробників.

• Якщо потрібно закрити кілька абсолютно різних вакансій (наприклад, Java-розробник, охоронець і менеджер залу в торгову мережу), простіше доручити це агенції, ніж кільком різним фрілансерам.

• Співробітники агенції є взаємозамінними: процес не зупиниться, якщо людина, яка веде ваш проєкт, пішла у відпустку або на лікарняний.

• "Колективний розум". Якщо досвід фрілансера обмежується "однією головою", то у складних завданнях агенція підключає практику багатьох фахівців та погляди з різних сторін, закриту нішеву аналітику та дослідження.

• Інструменти сорсингу, рекрутингу та HR, ATS, преміум доступи до кадрових платформ — ​​задоволення не з дешевих. Не завжди фрілансер може собі дозволити купити їх і користуватися повним функціоналом. Лише ціна професійного рекрутерського доступу в LinkedIn може відлякати більшість фрілансерів (може скласти $10000 на рік). У агенцій більшість подібних інструментів — це must have за замовчуванням.

• Професійні агенції інвестують в навчання, сертифікацію і прокачування співробітників, оплачують їм курси.

• Нормальний і зрозумілий документообіг, офіційні контракти B2B, звітність.

• Практика надання гарантій — це дійсно вагомий аргумент на користь агенцій. Адже ціна помилки в бізнесі висока, і платити її власники не готові.

Як працюють гарантії в агенціях

Жоден рекрутер (ані внутрішній, ані зовнішній) не застрахований від того, що успішно найнятий працівник не вийде на роботу або прийме більш вигідну пропозицію. У таких випадках агенції можуть протягом місяця забезпечити один раз безкоштовну та оперативну заміну на іншого кандидата. Ми в Make it in Ukraine бачимо західні ринки. Тому вважаємо, що 2-3 місяці гарантії — це той мінімум, який необхідно давати клієнту. І, якщо потрібно, не варто обмежуватись протягом цього періоду однією заміною. Це важливо. І це повинно бути закладено у відносини "замовник — рекрутер".

Недоліки агенцій

• Якщо з кандидатами працює агенція, ви менше контролюєте правильну трансляцію бренду роботодавця. Адже перше враження кандидат одержить не від відвідування офісу (wow-ефект) чи спілкування зі співробітниками компанії. Втім, у форматі Remote це впливає трохи менше (офіс не відвідується в будь-якому випадку). Проблема розв'язується узгодженням з виконавцями агенції необхідних дій з підтримки бренду.

• Агенція може не занурюватись в культуру та цінності компанії. В такому випадку навіть крутий фахівець з потужними Hard Skills може просто не вписатись в команду. Наприклад, в компанії з прямим директивним стилем управління навряд чи зможе працювати талановита "зірка", яка звикла до неформального демократичного і гнучкого стилю керівництва.

• При виборі агенції дуже легко помилитися (ефект "кота в мішку"). На розвинених кадрових ринках з цим простіше: є сформована репутація, відгуки тих, хто працював і може порадити. Однак, з фрілансерами проблема аналогічна.

• Порівняно висока ціна послуг.

Вартість послуг агенції

У світі середня вартість комісія агенцій складає 15-25% від річної зарплати кандидата. Для складних кейсів береться коефіцієнт 1,5 до зарплати. Для складних ролей і так званих "A-Players" (зіркових фахівців) може доходити до 50%. В Україні середні комісії складають 10-12%.

Як зрозуміти, кого вибрати?

Навіть за умов високої вартості послуг агенції точкова проєктна взаємодія може бути більш ефективною та менш витратною, ніж постійні витрати на фонд оплати праці штатних рекрутерів.

У певних випадках, звісно, буде достатньо допомоги фрілансера. Але якщо мова йде про складні профілі (в першу чергу це стосується IT) або Senior/Lead/Architect ролі, слід добре подумати. Адже приказка "скупий платить двічі" не бреше: невірний вибір підрядника може обернутися не тільки втратою грошей, але й втратою часу. Адже зупинка процесів у нинішньому швидкому бізнес-світі — це катастрофа. А ще й репутація може постраждати.

У будь-якому випадку для кожної сфери, для кожної компанії та для кожної конкретної позиції доцільність роботи з агенцією або фрілансером потрібно рахувати індивідуально.

Оцінка доцільності вибору виконавця охоплює 6 факторів:

1. Вже побудовані процеси компанії

2. Специфіка ніші та складність вакансії, яку потрібно закрити

3. Терміновість

4. Ризики

5. Витрати

6. Гарантії

Крім того, важливо розібратися з міфами, які заважають тверезо оцінити баланс факторів. Наприклад, міф про те, що фрілансер працює гнучко і в будь-який час, а агенція лише з 9 до 17 чи 18. Насправді у сфері рекрутингу, особливо в таких динамічних напрямах, як IT та Digital, гнучкість — це обов'язкова конкурентна умова для всіх гравців ринку. Режим віддаленої роботи — це спілкування з людьми в абсолютно різних часових поясах. І якщо клієнту або кандидату зручно провести зустріч або Zoom Call о 6 ранку або об 11 годині ночі, це зробить чи не кожен рекрутер або Sales-менеджер. І агенція, і фрілансер.

Комбінація обох варіантів

Бізнес може використовувати обидва варіанти зовнішнього рекрутингу. В якості A/B тесту (зрозуміти, що працює і відмовитися від невідповідного варіанту) або на постійній основі. Якщо в компанії є і внутрішній відділ рекрутингу, він також може залучати допомогу будь-якого з описаних каналів або обидва одразу.

Підсумуємо. Коротко за 4 показниками — виграє агенція. Але іноді фактор ціни відіграє важливу роль.

Які висновки з усього цього треба зробити?

1. Якщо ваша компанія або стартап тільки на ранніх етапах становлення і розвитку, займайтеся самостійно пошуком своїх людей, формуйте dream team. На старті наймати агенцію вам навряд чи дозволить бюджет. Використовуйте зв'язки, job boards, запускайте рекламу в Facebook та інших соцмережах, шукайте в LinkedIn, запускайте "холодні" outreach-розсилки, публікуйте вакансії. Про те, як ефективно налаштувати постійну роботу з пошуку кращих, ми ще поговоримо окремо. Ніхто краще за власника та засновника не знає, якими повинні бути ваші "перші 11 співробітників".

Пам'ятайте легендарне фото 1978 року з першою командою Microsoft? Я вважаю, що це ідеальний приклад того, як правильний підбір ключових гравців команди може зробити компанію легендарною.

Перша команда Microsoft. Впізнали Білла Гейтса? Фото: Business Insider / Microsoft

2. Якщо хочете найняти виключно талановитих фахівців, вам потрібен активний сорсинг пасивних кандидатів. Їх все влаштовує, за їхні таланти їм добре платять. Тому просто розбором вхідних резюме вам не обійтись. Якщо не вистачає часу і рук запустити сорсинг власними силами, підключайте фрілансера або агенцію.

3. Якщо ви спробували закрити складну або вузькоспеціалізовану вакансію своїми силами, але не змогли, — наймайте агенцію. Особливо, якщо ваша сфера — це IT.

4. Якщо відчуваєте, що вам або вашим внутрішнім рекрутерам не вистачає експертності та компетенцій — наймайте фрілансера або агенцію.

5. Якщо потрібно закрити вакансію швидко — наймайте агенцію.

6. Якщо не можете впоратись з повним циклом рекрутингу або окремими процесами (сорсинг, інтерв'ювання, перевірка) — наймайте фрілансера або агенцію. Якщо при цьому ще й обмежені в бюджеті — наймайте фрілансера.

7. Закриваєте "масову професію" (касир, продавець, початківець в активних продажах) — підійде як агенція, так і фрілансер. У певних випадках вистачить навіть кадрових майданчиків.

8. Реалії українського ринку — якщо хочете уникнути неякісної бази кандидатів та отримувати своєчасний фідбек, краще вибрати агенцію. За тиждень активних зустрічей та телефонних розмов з засновниками та CEO українських компаній я почув, що практично всі говорять про незрілість українського ринку рекрутерів-фрілансерів. Думаю, протягом року-двох ситуація покращиться.

9. Якщо ціна помилки в наймі для вашого бізнесу висока — наймайте агенцію, вони діють швидко і дають гарантії.

І ще одна річ. Завжди перевіряйте репутацію партнера, з яким плануєте працювати. Адже успішний бізнес не наймає один раз за все життя. Ви будете розвиватися, і ваша команда теж має збагачуватись кращими співробітниками.