Нові правила військового обліку: як працюватимуть спільні перевірки ТЦК, ДПС і Держпраці

Додатковим фактором уваги стало рішення уряду, яким із липня цього року представників Держпраці дозволено залучати до складу комісій із перевірки стану військового обліку на підприємствах. Такий "гібридний" формат контролю ще перебуває на етапі становлення, однак неважко спрогнозувати, що у разі його активного застосування бізнесу доведеться одночасно відповідати на запитання як інспекторів праці, так і представників територіальних центрів комплектування (ТЦК).

Що змінилося у 2025 році

2025 рік став для Держпраці періодом поступового повернення до повноцінного контролю за дотриманням трудового законодавства. Попри формальний мораторій на планові перевірки, держава чітко демонструє: трудові гарантії працівників і легальне працевлаштування залишаються пріоритетом навіть у воєнний час.

На практиці це означає, що інспектори все активніше проводять позапланові перевірки, насамперед за скаргами працівників, запитами військових адміністрацій чи у випадках підозри неоформленої зайнятості. Такі дії ґрунтуються на Порядку здійснення державного контролю за додержанням законодавства про працю (постанова КМУ №823 від 21 серпня 2019 року), який дозволяє реагувати на будь-які сигнали про порушення прав працівників навіть під час дії воєнного стану.

Ще однією тенденцією стало посилення вимог до соціальних зобов’язань роботодавців. Після внесення змін до законодавства, зокрема Закону №3491-ІХ від 12 грудня 2023 року, компанії зобов’язані вести облік мобілізованих працівників, виконувати квоти щодо працевлаштування осіб з інвалідністю та дотримуватися правил охорони праці, оновлених із 2024 року. Суди при цьому займають жорстку позицію: воєнний стан не є підставою для невиконання цих норм.

Паралельно зростає і фінансове навантаження на бізнес. Із підвищенням мінімальної заробітної плати, автоматично зросли й розміри штрафів. Для прикладу, за одного неоформленого працівника компанія може сплатити понад 240 тис. грн. Для малого бізнесу такі санкції нерідко стають критичними.

Ще однією помітною зміною стало посилення координації між контролюючими органами. У липні 2025 року уряд ухвалив постанову №892 від 16 липня 2025 року, якою вніс зміни до Порядку організації та ведення військового обліку, затвердженого постановою КМУ №1487 від 30 грудня 2022 року. Цим документом передбачено, що до складу комісій із перевірки стану військового обліку тепер можуть залучатися представники Держпраці та територіальних органів ДПС.

Таке рішення не випадкове. Держава прагне посилити контроль над суміжними сферами — не лише перевірити, чи належно ведеться військовий облік, а й з’ясувати, чи не приховані трудові відносини під виглядом цивільно-правових договорів, чи сплачуються податки в повному обсязі, чи виконує бізнес соціальні зобов’язання перед працівниками. Іншими словами, перевірка військового обліку стає приводом для комплексної оцінки діяльності підприємства.

Важливо, що мораторій на планові перевірки бізнесу, який діє з 23 липня 2025 року, не поширюється на перевірки військового обліку. Це означає, що подібні комісії можуть працювати навіть у період, коли звичайні інспекції тимчасово заборонені.

Таким чином, "спільна перевірка" — це вже не просто формальна перевірка військового обліку. Фактично, йдеться про міжвідомчу комісію, до якої входять представники ТЦК, Держпраці та податкової служби. І якщо перші зосереджуються на мобілізаційному обліку, то другі можуть одночасно оцінювати кадрову документацію, оформлення працівників та навіть відповідність виплат податковим вимогам. Для бізнесу це означає одне – коло питань, які можуть виникнути під час перевірки, стає значно ширшим, ніж раніше.

Питання при перевірці ТЦК

Згідно з постановою №892, основну частину "спільної перевірки", як і раніше, проводить ТЦК, і саме він формує перелік ключових питань до роботодавця. Тож у фокусі — практичне виконання обов’язків підприємства щодо ведення військового обліку.

Зокрема, першочергово інспектори звертають увагу на такі аспекти:

• Чи призначено відповідальну особу за ведення військового обліку;
• Чи ведуться особові картки працівників (форма П-2) для осіб, які мають статус військовозобов’язаних;
• Чи повідомляє підприємство ТЦК про прийняття, звільнення або зміну облікових даних працівників;
• Чи всі працівники внесені до списків військового обліку;
• Чи виконуються мобілізаційні завдання, якщо вони були встановлені;
• Чи забезпечується явка працівників за повістками та чи сприяє цьому роботодавець.

Саме від готовності підприємства надати відповіді на ці запитання залежить, наскільки спокійно й без ускладнень пройде перевірка. А, як показує практика, від ситуації, коли на порозі з’явиться комісія зі спільною перевіркою, не застраховане жодне підприємство. 

Коли перевірка неминуча

Повідомлення про "гібридну" перевірку може надійти заздалегідь (поштою або через офіційні канали), або ж інспектори прийдуть уже "на місце", маючи відповідне направлення. У будь-якому разі головне для компанії — діяти виважено, в межах закону та без зайвих емоцій.

Перш за все слід уважно перевірити документи, з якими прибули інспектори. Направлення має містити всі обов’язкові реквізити: хто ініціював перевірку, її предмет, дату початку та тривалість. Інспектори повинні пред’явити службові посвідчення. Якщо інформація неповна або викликає сумніви підприємство має право зробити копії документів і зафіксувати свої зауваження у журналі перевірок.

Варто також пам’ятати, що перевірка має стосуватися лише тих питань, які зазначені у направленні. Якщо представники комісії починають виходити за межі визначеної теми, наприклад переходять від військового обліку до аналізу всіх трудових договорів чи фінансових звітів, — це може вважатися перевищенням повноважень. У таких випадках доцільно письмово зафіксувати заперечення або відмову надавати документи, які не належать до предмета перевірки.

Не менш важливо вести власну фіксацію перебігу перевірки. Рекомендується призначити відповідального співробітника, який вестиме протокол: хто саме був присутній, які документи запитували, коли і в якій формі надавали відповіді. За згодою інспекторів можливі фото- чи відеозаписи процесу. Це допоможе у разі подальшого спору довести правомірність дій компанії.

Також ще до початку перевірки підприємству варто мати в порядку базовий пакет документів:

• наказ про призначення відповідальної особи за військовий облік;
• особові картки працівників (форма П-2);
• накази про прийняття та звільнення;
• табелі обліку робочого часу;
• договори з ФОП та ЦПД, за потреби – підтвердження сплати податків і внесків;
• копії звітів і листів, поданих до ТЦК.

Якщо перевірка виявила порушення, компанія має два шляхи: усунути їх у встановлений строк або, якщо інспекція діяла з порушеннями, оскаржити припис у судовому порядку.

Важливо підкреслити, що на даний час подібний "мікс перевірок" ще не набрав оборотів. І можливо вони обмежаться лише форматом офіційних запитів, без особистого візиту представників комісії. Проте, як показує практика, в Україні все може змінитися у будь-яку хвилину, і компаніям краще бути до цього готовими. Вчасно оформлені документи, призначений відповідальний за військовий облік та чітке розуміння власних прав і обов’язків значно знижують ризики під час будь-якої інспекції.