Три способа сохранить эффективность сотрудников на удаленке — какой работает лучше всего

Еще в прошлом году анонимное сообщество профессионалов Blind провело опрос среди участников, которые работают дистанционно: выяснилось, что только 15% работают положенные 7-8 часов в день. Большинство же (31%) уделяют рабочим задачам всего 3-4 часа. Четверть трудятся на удаленке 5-6 часов в день, а каждый десятый и вовсе вспоминает о работе только на час-два.

Хотя количество отработанного времени не равняется продуктивности, такое положение дел — страшный сон многих работодателей. Чтобы сотрудники на удаленке не посвящали день бытовым вопросам вместо работы, отдельные компании используют специальный софт для трекинга рабочего времени.

Почему не срабатывает трекинг рабочего времени

Программы могут делать скриншоты с рабочего стола сотрудника или же отслеживать, какие ссылки и приложения тот открывает. Однако такой метод сработает не для всех и может иметь противоположный результат. Например, в IT-компании tech/uklon говорят, что отошли от этой практики, поскольку такой инструмент неэффективен для интеллектуальных задач.

Почему работает контроль KPI

Другой способ управлять продуктивностью штата в домашних условиях — регулярно отслеживать ключевые показатели эффективности, KPI. Очевидно, что если работник не выполняет за отведенный период некую норму, это требует внимания.

"Например, сотрудник должен сделать некоторое количество звонков в день. Работодатель может не интересоваться, когда именно он это сделает, но будет ожидать прогнозируемого результата. Это дает некоторую свободу и понимание ожиданий от сотрудника", — поясняет Анастасия Киселева.

Она отмечает, что при таком методе в случае любого типа работы важно, чтобы обе стороны понимали ожидания от проделанной работы,  — это оказывает положительное влияние на вовлеченность.

Как эффективно использовать OKR

Третий метод основывается на доверии компании к своим сотрудникам и подразумевает контроль не рабочего времени сотрудников, а его личных результатов в достижении поставленных целей. Изначально OKR использовался для постановки квартальных целей, однако сегодня большинство компаний используют его и для годового планирования.

Суть в том, что для каждой заданной цели должен существовать ряд измеряемых метрик, по которым определяют, насколько достигнута цель. Этот метод придумали и впервые применили для в Intel, потом подхватили в Google, Oracle, LinkedIn и Twitter.

Все опрошенные Delo.ua компании используют для оценки эффективности персонала именно этот способ и считают его самым действенным.

"Мы не наблюдаем снижения эффективности работы нашей команды, скорее, даже наоборот. У сотрудников, работающих дистанционно, появилось больше возможности проводить время с семьей и близкими, и они используют свой график еще более эффективно", — рассказали в Unilever.

В компании поясняют: сейчас в Unilever не используют дополнительных инструментов для исследования производительности, кроме применявшихся ранее, таких как регулярные квартальные и годовые оценки результативности, основанные на индивидуальных и командных целях.

В tech/uklon также на первое место вышел результат, компания не вводит ограничение выполнять задачи "от и до". В основе ее управления — планирование на уровне компании и распределение целей на команды и отдельно на каждого члена команды.

"Поэтому каждая команда и специалист знают, кто что должен делать и каким образом они влияют на результат работы и команды, и всей компании", — объясняют в tech/uklon.

Там добавляют, что специалист может включаться в работу тогда, когда чувствует себя наиболее эффективным, а такой подход уменьшает дополнительный стресс.

В Jooble также уверены, что мониторинг по OKR — один из самых эффективных и прогрессивных методов, при котором у сотрудника много свободы и доверия к руководству на пути к результатам собственной работы. И в компании используют именно этот способ контроля за эффективностью.

По словам Киселевой, важно дополнить его 1-2 разговорами и статус-митингами, чтобы поддерживать вовлеченность сотрудника и его причастность к общему делу. Нужно доносить, каким образом его работа влияет на общий результат и чем она важна для компании.

"В эпоху дистанционной работы ни для кого не секрет, что на человека кроме работы ложится еще и бытовая составляющая. Поэтому не должно возникать проблем, что человек вышел выгулять собаку в рабочее время (если он не должен быть срочно на связи), но при этом хорошо и своевременно выполняет свою работу", — объясняет специалист.

Удаленная работа: что еще эффективно

Помимо перечисленных способов сохранить вовлеченность штата на удаленке есть и масса вспомогательных. Например, сохранить и отследить продуктивность сотрудника помогают приложения для самоконтроля и четкая постановка дедлайнов. 

Первые могут помочь сотрудникам самостоятельно проанализировать, как они используют рабочее время. Например, в ЕРАМ Украина предлагают штату собственную разработку.

"Она помогает специалистам анализировать свое рабочее окружение: видеть приложения или задания, которые отнимают у них больше времени, получать персональные рекомендации для фокусировки внимания и более эффективного распределения собственных ресурсов", — рассказывает директор по управлению талантами в ЕРАМ Украина Наталья Колядко.

Она отмечает, что использование приложения не является обязательным, сотрудники самостоятельно принимают решение по его установке.

В tech/uklon к инструментам повышения эффективности работы на удаленке добавляют и постановку дедлайнов.

"В нашей работе без них не обойтись. Каждый должен понимать, когда ждать от тебя то или иное решение. В компании развивают ответственность, ведь зачастую работа сотрудника зависит от другого члена команды, поэтому важно не быть "блокером" для других", — объясняют в компании.

Сервисы и программы для удаленной работы

Важно позаботиться о том, чтобы коммуникация, постановка задач и обмен опытом работали дистанционно так же хорошо, как и очно. Этому помогут программы для управления задачами общения и передачи файлов: Zoom, Trello, сервисы Google, Telegram или другие мессенджеры.

Регулярная коммуникация

На вовлеченность команды влияет и сохранение регулярной коммуникации между членами команды и руководством.

"Для оперативной коммуникации мы ввели правило: быть на связи с 11:00 до 16:00. Это позволяет быстро получать ответы на вопросы, которые блокируют решение твоих задач. Эффективной практикой стали синки — ежедневные планерки, на которых сообщают о статусе выполняемых задач, и встречи в формате one-on-one со своими руководителями", — делятся опытом в tech/uklon.

Там объясняют, что люди дистанционно не чувствуют так хорошо друг друга, как в стенах офиса, а синки и встречи здорово помогают выстраивать взаимопонимание и дают возможность высказаться и проговорить проблемы, которые могут тормозить работу и негативно влиять на состояние человека, а также понять статус задач и синхронизироваться с командой.

Также в компании поощряют работу инженерных сообществ и комьюнити по интересам и следят за настроением команды — например, сотрудничают с сервисом коучинговой и психологической поддержки. О важности регулярной коммуникации говорят и в GlobalLogic.

В компании также помогают организовать досуг и объединять команды для улучшения их эффективности. Например, там запустили онлайн-клубы по интересам: литературный клуб и киноклуб.

"Участники Book Club разбирают мировые бестселлеры, а для особых впечатлений мы приглашаем авторитетных литературоведов. В рамках Cinema Club специалисты знакомятся с современным украинским кино. Также есть Kids Space — интерактивные образовательные вебинары для консультантов и их детей на темы науки и космоса, а в рамках Parents Club проводим вебинары по воспитанию детей", — делится Анна Щербакова.

Оборудованное рабочее место

Когда у сотрудника есть возможность работать из дома в удобном офисном кресле, на хорошем ноутбуке со стабильным интернетом, это повышает продуктивность на удаленке в разы. Поэтому компаниям есть смысл задуматься о том, чтобы обеспечить штат нужной для работы техникой и подключением сотрудников к качественному интернету.

Опросы

Одним сотрудникам нужен ежедневный контроль, а у других он вызывает только стресс. Чтобы узнать, какие инструменты по оценке эффективности рабочие, а какие нет, лучше всего просто прямо спросить это у команды. Например, так делают в tech/uklon.

"У нас практикуют регулярные внутренние опросы, чтобы снять настроение команд и понять, какой из инструментов работает эффективно, а что требует улучшения или вовсе отказа от его использования. Опросы могут быть как персонализированные, так и анонимные, чтобы человеку было комфортно честно делиться своим мнением с компанией", — рассказали в tech/uklon.

Там считают, что это помогает команде быстро адаптироваться к новым внешним факторам и вовремя реагировать на изменения.

 Чтобы отслеживать динамику изменений мотивации и лояльности специалистов, опросы проводят и в GlobalLogic. Вопросы о том, нравится ли специалистам сотрудничать с компанией, какие проблемы у них возникали на проекте и как их удалось решить, позволяют определить уровень вовлеченности, а также узнать, удовлетворены ли сотрудники атмосферой в компании.

В GlobalLogic подчеркивают, что не применяют другие методы наблюдения за своими специалистами и строят отношения с ними на доверии и уважении. А для усиления команд и заинтересованности всех специалистов постоянно развивают корпоративную культуру, что помогает специалистам чувствовать себя более комфортно во время работы и непосредственно влияет на их эффективность.