Эффективно управлять инициативами

Большинство компаний для управления холдингом используют сбалансированную систему показателей, которая является эффективным инструментом разработки и мониторинга реализации стратегии любого предприятия

Для холдингов, помимо этого, ССП может снизить трудоемкость стратегического и операционного управления. Если, конечно, рассматривать ее не как таблицы сухих, голых цифр, а как средство создания корпоративной системы коммуникаций, которая необходима для выработки стратегических решений, информирования менеджеров о стратегических планах компании, проведения мониторинга достижения целей и осуществления корректирующих действий.

ССП — это не просто связанный набор показателей, это еще и план реализации стратегии и достижения поставленных целей. Так как реализация стратегии любой компании осуществляется через формирование, согласование, исполнение и корректировку мероприятий и инициатив, неотъемлемым элементом разработки стратегии и ССП становится процесс управления инициативами. Инициативы возникают и могут быть поддержаны или отвергнуты на любом уровне управления. Задача высшего менеджмента — вовлечь наибольшее число заинтересованных лиц в среднесрочный и стратегический процесс планирования. Сделать этот процесс максимально эффективным, автоматизировать его — еще одна задача системы BPM. Инициативы должны быть сформулированы и привязаны к определенным стратегическим целям, т. е. любая инициатива должна быть направлена на усиление сильных сторон или снижение рисков и угроз.

К примеру, инициатива внедрения в компании ERP-системы может улучшить бизнес процессы (сократить сроки производства, время обработки заказов), повысить уровень обслуживания клиентов и их лояльность, повысить мотивацию персонала, снизить затраты и повысить оборачиваемость запасов.

Все предложенные инициативы должны храниться в единой базе данных, обеспечивающей дальнейшую работу с ними. Инициатива может быть не принята к реализации в данный момент (она может быть преждевременной или на нее может не быть ресурсов), но она не будет "предана забвению" — в любой момент работа с ней может быть продолжена.

Все инициативы проходят процесс определения рейтинга. Целью этого этапа является получение и учет групповых оценок бизнес-идей, связанных с развитием или ростом компании на основании опубликованной стратегии и многосторонних оценок.

Находясь в единой базе данных, инициативы становятся доступными для обсуждения всеми заинтересованными лицами. Каждый участник обсуждения может поддержать или не поддержать выдвинутую инициативу, иными словами поставить ей определенный рейтинг и внести соответствующие комментарии. При этом вес оценок участников процесса может зависеть от уровня в организационной/функциональной иерархии, качества предыдущих оценок и других факторов.

В результате сформируется средний рейтинг по инициативе. На основе полученных рейтингов инициативы могут быть условно разделены на две группы: мероприятия и стратегические инициативы. Критерием разделений могут быть различные факторы, такие как оценочный объем требуемых ресурсов, времени, уровня важности и прочее. Смысл такого разделения состоит в различных подходах к дальнейшей обработке полученных результатов. Группа 1: мероприятия, которые будут признаны полезными, далее могут быть просто реализованы, так как не требуют привлечения дополнительных ресурсов. Группа 2: стратегические инициативы далее подвергаются расчетам с точки зрения параметров инвестиционных проектов, таких как NVP, IRR, для дальнейшего ранжирования и выбора. Таким образом, формируется портфель инвестиций.

Принятая к реализации инициатива приобретает статус проекта и управляться должна по принципам проектного менеджмента. Управление проектами имеет финансовую и нефинансовую составляющие. Календарное сетевое планирование проекта — основной инструмент управления проектами нефинансовыми менеджерами. Важно, что теперь управление проектами связано со стратегией, с теми или иными проекциями ССП, а также с бюджетированием (бюджет инвестиций) и казначейством. Это особенно важно для организаций, которые одновременно выполняют большое количество проектов (к примеру, строительство завода, расширение складского распределительного центра, модернизация оборудования, расширение сбытовой сети). При решении этой задачи необходимо не только просчитать затраты на выполнение конкретного проекта, но и правильно распределить свои финансовые возможности и человеческие ресурсы.

Сформулировать, оценить, принять и начать выполнять инициативы еще не все для управления инвестиционным портфелем. Изменения среды, результаты компании по реализации стратегии, изменяющиеся ресурсные возможности — все это может повлиять на результативность проектов, которая динамически изменяется. Иногда приходится признать, что дальнейшее выполнение того или иного проекта уже не столь привлекательно, как ранее, "влетает предприятию в копеечку", и часто имеет смысл от некоторых проектов отказаться. Необходимо постоянно выполнять мониторинг и переоценку реализуемых проектов для управления инвестиционным портфелем, принятия решений о перераспределении и приостановке инвестиций, включения в портфель новых проектов. Параллельно производится оценка стоимости источников инвестиций и поиск новых, более дешевых. Визуализацию оценок портфеля инвестиционных проектов удобно выполнять с помощью пузырьковой диаграммы, в которой по оси Х расположена доходность проектов, по оси Y — риски проектов, а диаметр окружности указывает на величину прибыли проекта.

Создаваемая с помощью информационной системы класса BPM (Business Performance management) ССП и корпоративная система коммуникаций, вовлекая в процесс разработки инициатив большое количество сотрудников, позволяет донести суть стратегии до исполнителей, показать причинно-следственную связь, выстроить модель мотивации и целенаправленной деятельности основных участников процесса создания стоимости, "овладеть" умами сотрудников для того, чтобы нацелить их на решение главных задач компании.