Оценка бизнес-процессов

Периодически каждому руководителю компании приходится сталкиваться с необходимостью оценки происходящих в ней бизнес-процессов. Правильная оценка позволяет сделать вывод о том, насколько они интегрированы, какие структурные подразделения перегружены выполнением функций, а какие приносят прибыль или являются центрами затрат. Достоверная оценка особенно необходима при проведении реинжиниринга. С этой целью можно прибегнуть к функционально-стоимостному анализу

По мнению экспертов, сегодня только в небольшом количестве организаций бизнес-процессы максимально интегрированы и успешны. В Украине же, по разным оценкам, более чем в половине компаний процессы интеграции находятся всего лишь на начальной стадии. Хотя следует сказать, что объем средств, выделяемых на объединение бизнес-процесов в компаниях, в последнее время увеличивается. Кроме того, интеграции этих процессов способствует внедрение новых информационных технологий. Большинство специалистов в сфере реинжениринга считают наиболее качественным для такой оценки метод функционально-стоимостного анализа. Он позволяет адекватно оценить бизнес-процессы в любой компании. Метод базируется на оценке непрямых, то есть фиксированных издержек, которые обычно распределяются на виды продукции или услуг пропорционально единому и заранее выбранному критерию.
Сегодня большинство отечественных топ-менеджеров легко могут ответить на вопрос, сколько стоит тот или иной продукт или услуга, выпускаемые возглавляемой ими компанией. Но мало кто из них с уверенностью ответит, сколько стоит та или иная операция или процесс, происходящий в компании. У компаний зачастую отсутствует формализованное описание бизнес-деятельности. Только в случае наличия такого описания можно проводить функционально-стоимостной анализ (ABC — Activity Based Costing). Для этого необходимо соотнести каждую функцию, существующую в компании, с ее стоимостью. В результате можно выяснить наиболее дорогие из них, т. е. функции, которые в процессе реинжиниринга требуют первоочередного совершенствования, а значит — удешевления.
Особенно важно то, что именно функционально-стоимостной анализ позволяет определиться, какие направления деятельности следует осуществлять самостоятельно, а по каким лучше пользоваться услугами сторонних организаций либо сочетать деятельность в определенной пропорции. И, наконец, проведение стоимостного моделирования бизнес-процессов позволяет определить их структуру с наиболее оптимальной стоимостью.
Важным критерием, характеризующим бизнес-процесс, является время его выполнения. К примеру, если в какой-то компании время, прошедшее с момента размещения заказа клиентом до его выполнения, на 25% больше, чем у конкурента, то можно с уверенностью утверждать, что компания не обладает конкурентоспособными преимуществами. Естественно, нужно учитывать такие показатели, как стоимость, условия оплаты, качество, сервис и прочее. Таким образом, функционально-стоимостной анализ, с использованием временных затрат, существенно расширяет возможности правильной оценки. При проведении функционально-стоимостного анализа используют одновременно стоимостные и временные затраты, которые в некоторых случаях могут быть взаимосвязанными. Оптимальные параметры бизнес-процессов задаются стратегическими целями компании. Следует сказать, что в деятельности компании всегда существует непропорциональное распределение затрат на выполнение тех или иных функций. Менеджер одной торговой организации нам сообщил, что в результате применения функционального подхода руководству компании удалось достоверно определить, что наибольший объем времени и средств занимали вспомогательные бизнес-процессы, а не основные, связанные с реализацией товаров. С учетом автоматизации деятельности компаний и применения ими современных форм управления бизнесом доля накладных расходов в общей структуре затрат возрастает.
В процессе реинжиниринга некоторые из сфер деятельности определяются как не важные и малоэффективные. Если они неэффективны, то их нужно изменить или ликвидировать.

С помощью функционально-стоимостного метода можно реорганизовать деятельность компании, а именно сократить время, необходимое для выполнения определенных функций, устранить ненужные функции, сформировать ранжированный перечень функций по стоимости, трудоемкости или времени, выбрать функции с низкой стоимостью, трудоемкостью и временем, организовать совместное использование всех возможных функций, перераспределить ресурсы, высвободившиеся в результате усовершенствований

Задачи, которые решаются при проведении реижиниринга в компании
- Определяются приоритетные бизнес-процессы, которые соответствуют стратегическим целям.
- Проводится анализ и оценка их оптимальности по параметрам: издержки, качество, скорость, информация, принятие решений и т. п.
- Строится оптимальная модель выполнения процесса.
- Определяются критерии качества, предъявляемые к конечному и промежуточным результатам, а также нормативы выполнения.
- Перерабатываются или разрабатываются заново новые формы — носители информации о ходе и результатах выполнения каждой операции.
- Разрабатываются административные инструкции (регламенты), определяющие последовательность и содержание работ каждого сотрудника, участвующего в бизнес-процессе.
- Проводится обучение сотрудников