Продуктивные формы делового общения. Где лучше договариваться

Рабочий процесс компаний всех сфер насыщен непрерывными внутренними и внешними коммуникациями. Тем не менее многообразие разновидностей делового общения не используется специалистами в полной мере. Одной из наиболее стойко лидирующих форм продолжает оставаться древнерусское вече, или, в современной интерпретации, собрание-совещание. А вот к организации коммуникаций с контрагентами, предприятия подходят более творчески

"Наиболее эффективная практика делового общения для нас — совещания, они проходят достаточно динамично. К совещанию готовятся все его участники, качество принятых решений достаточно высокое, что собственно и является залогом их выполнения",— считает генеральный директор коммуникационной группы PRT Ирина Филенко. "Именно совещания позволяют строить систему взаимодействия таким образом, чтобы каждый сотрудник понимал зону своей ответственности и был самостоятелен в своем сегменте, а не кивал на коллег и руководителей, мотивируя банальным "а вы говорили", — продолжает она.

Игорь Завилинский, управляющий партнер компании Conference House, отметил, что практикует сочетание мини-совещаний и личных бесед с ключевым персоналом. "Часть вопросов носит общий характер и требует публичного обсуждения, а часть касается конкретных проектов, и не стоит отвлекать весь персонал на их обсуждение", — аргументирует он.

"Наша компания не обременена излишней формализацией. Мы практикуем общие либо локальные собрания оперативных руководителей. Для каждого подразделения характерны собственные виды общения. Например, для творческой группы — мозговые штурмы, презентации, для информационного отдела — технические советы", — комментирует исполнительный директор корпорации "РЕСТА" Кристина Кайер Бек.

Внешние связи

"Выбор формы внешнего взаимодействия предопределяется целью самого взаимодействия. Для установления деловых контактов с обсуждением перспектив сотрудничества используем тематические выставки, конференции, семинары, то есть те мероприятия, аудитория которых нам подходит. Заключать сделки предпочитаем в офисе с присутствием представителей всех участвующих сторон и детальным обсуждением условий предстоящей сделки. Наиболее часто такие встречи проходят в собственном офисе. Это придает статус "хозяина ситуации", дает возможность максимально сконцентрироваться на теме встречи и проявить гостеприимство", — делится опытом Ольга Мосенз, специалист по связям с общественностью и прессой компании "Арт-мастер".

Директор (третьего) департамента продаж ТПК Геннадий Кирсей сообщил нам, что предпочитает назначать деловые встречи в собственном офисе. Объясняется это тем, что комнаты переговоров и кабинеты офисов оборудованы всем необходимым для эффективной презентации и плодотворных переговоров. Также встречи могут происходить непосредственно на производстве, что позволяет воочию убедиться в уровне и культуре производства, логистики и складского хозяйства, качестве и масштабах запасов.

"Эффективный способ делового общения структурных руководителей маркетинга и продаж, технических специалистов с большим количеством постоянных и заинтересованных потенциальных клиентов, возможность выяснения потребностей клиентов в данный период времени и на перспективу — выставки", — уверен Геннадий Кирсей. "Более глубокому раскрытию потенциала клиента, интеллектуальному и моральному сближению и пониманию позиций друг друга, формированию доверительных деловых отношений способствуют деловые ужины", — продолжает он.

Чему отдать предпочтение

В настоящее время доступен широкий спектр информационного обмена: тренинги, презентации, конференции, семинары, бизнес-завтраки, ланчи, ужины и многое другое. Важно уметь ими оперировать и уместно применять.

"Формы общения не выбирают. Они сами складываются у каждого коллектива, и у каждого сотрудника. Это зависит от множества факторов. Вид деятельности компании, профессия и пол преобладающего числа сотрудников, структурная организация деятельности компании, организация рабочего времени и пространства, корпоративная культура, наличие внутрикорпоративной связи посредством IТ-технологий, система безопасности, характер и индивидуальные особенности высшего звена руководства компании и многое-многое другое влияет на форму общения внутри компании", — высказывают свою позицию в "Арт-Мастер".

"Однозначно сложно говорить о предпочтительности каких-либо форм делового общения. Все они разного формата. Каждый из них хорош для какой-либо цели, пусть и промежуточной. Использовать необходимо все. Например, тренинг, семинар/конференция — для получения новых контактов, бизнес-ланч — для обсуждения перспектив сотрудничества в ограниченной группе и в неформальной обстановке, презентация — для способа заявить о чем-либо или о ком-либо нужной группе выборки и получения быстрой обратной связи, достаточно формализованной, деловой ужин — для завершения этапа сделки", — уверяют в корпорации "РЕСТА".

"Практически единственный фактор выбора формы коммуникации — качество и специфика взаимоотношений, которые выстраиваются, другими словами все зависит от конкретных людей, которые эти самые взаимоотношения выстраивают. При этом стоит отметить принципы поведения, играющие решающую роль, как, например, пунктуальность, аккуратность, системность, знание делового этикета, и т. д. К счастью, особенность менталитета нашего человека не терпит шаблонов общения, присущих мировым компаниям. Взаимоотношения выстраиваются сопоставимо обстоятельствам, и проверяются качеством совместной работы, а после того, как этап доверия/признания пройдет, они укрепляются и развиваются", — резюмируют в коммуникационной группе PRT.