Схватка со временем

Время руководителя стоит дорого — как с точки зрения оплаты труда, так и с точки зрения стоимости принимаемых решений. Топ-менеджерам достаются ответственные и сложные задачи, которые нужно решать в максимально сжатые сроки

У первого лица компании дел хватает, поэтому, считают топ-менеджеры, главное — уметь их грамотно распределить. А именно, когда это возможно или необходимо, — делегировать полномочия подчиненным, а в остальном правильно и, главное, заблаговременно спланировать свою загрузку. Стоит учесть и то, что всегда могут появиться более важные дела или возникнуть непредвиденные обстоятельства.

Почасовой график

Рабочий график отечественных руководителей довольно стандартный: начинается рабочий день в 8.00-8.30 и заканчивается поздним вечером или глубокой ночью. "Обычно я прихожу в офис к 8.30 и работаю до 18.30-19.00, — рассказывает руководитель отдела управления персоналом компании "British American Tobacco Украина" Тамаш Чейтей. — Но иногда рабочий день начинается около 5 утра, когда я просыпаюсь от мысли, что в список запланированных дел необходимо еще кое-что добавить — увы, не самая приятная ситуация".

Рабочий день Александра Рябухина, гендиректора компании "Интеркар Украина Лтд." — генерального импортера Volkswagen в Украине — обычно начинается в 9.15 (15 минут — легитимное опоздание, которое компенсируется во второй половине дня). Заканчивается рабочий день в 18.00. "По крайней мере, так написано на табличке у входа на наше предприятие, — уточняет он. — Но если вы приедете к нам в семь или восемь вечера, то наверняка застанете меня на месте. Порой мне кажется, что рабочий день не заканчивается никогда. Справиться с хроническим трудоголизмом помогает внутренняя установка — прекращать думать и говорить о работе во время вечерних занятий спортом".

В зависимости от запланированных встреч рабочий день адвоката, старшего партнера юридической фирмы "Ильяшев и Партнеры" Романа Марченко начинается в 8-9 утра, а заканчивается не раньше 21.00. Этот достаточно напряженный режим, который выработался за восемь лет управления компанией, его вполне устраивает. "Как-то в прошлом году, — вспоминает он, — за один день пришлось провести пять встреч — рано утром в Ялте, две в Симферополе, одну в Москве и еще одну в самолете, возвращаясь ночью в Киев".

Директор ДП "Агросервис 2000" (ТМ "Хлебодар") Сергей Грачев всегда старается распределить работу так, чтобы сделать максимальное количество дел. "Работа начинается обычно в 8.15, когда мои моральные и физические силы приходят в рабочее состояние, — рассказывает он, — а заканчивается в зависимости от задач на день. — Иногда приходится засиживаться на работе подолгу, до последних встреч". У Андрея Шкатюка, исполнительного директора компании "АэроСвит-Украинские Авиалинии" рабочий график ненормированный: приходится работать с утра до вечера и с вечера до утра. Правда, для этого имеются все необходимые условия — мобильный телефон, ноутбук, беспроводный Интернет, предоставленные компанией, что позволяет практически каждую минуту контролировать все в ней происходящее.

Рабочий день председателя правления банка "Хрещатик" Дмитрия Гриджука также длится с раннего утра и до позднего вечера. "Как правило, начинаю его с просмотра списка встреч и событий на день, подготовленного моим помощником, — объясняет он. — Впрочем, обычное дело, когда лавина звонков на мобильный подчас нарушает с вечера запланированный порядок работы на день. Звонят заместители, клиенты, партнеры... Поэтому часто приходится находить "окна" в заранее спланированном рабочем графике для проведения пары-тройки экстренных встреч". В то же время он считает, что научился эффективно распоряжаться рабочим временем. "Мой ритм жизни настолько высок, что я должен быть суперпродуктивным, дабы успеть реализовать все, что запланировал", — говорит банкир.

Председатель правления ЗАО "Страховая группа "ТАС" Валерий Суксин привык работать с восьми утра до восьми вечера, однако сейчас он совершенствует английский, на что отводится время с семи вечера до половины девятого. Как рассказали нам в СГ "ТАС", пример распорядка рабочего дня топ-менеджера компании таков: 8.00 — тренировка на теннисном корте, 9.30 и до обеда — встречи с клиентами, коллективом, агентами и замами по текущим вопросам, 14.35 — беглый просмотр почты, ответы на e-mail, 15.45 — поздравление одного из сотрудников компании с днем рождения, остальное рабочее время уходит на решение стратегических вопросов, совещания, встречи с представителями клиентских компаний относительно произошедшего страхового случая и пр.

"Кроме плановых мероприятий, на мой график влияют новые вводные: совещания в рамках Финансовой группы "ТАС", презентации наших страховых программ. И, кроме того, я стараюсь раз в неделю обязательно выезжать "в поле" — за пределы офиса, Киева. У нас 37 филиалов, тысяча удаленных рабочих мест, дочерние компании, и, конечно, множество клиентов, с которым нужно встречаться на их территории. В общем, событий достаточно, чтобы забить рабочий день под завязку", — делится Валерий Суксин.

Первый вице-президент, управляющий директор ООО "ТНК-ВР Украина" Сергей Лизунов любит начинать день рано. В восемь, восемь тридцать утра у него уже запланированы встречи с коллегами или партнерами. В течение дня обязательно выделяется время на рассмотрение документов, а также новостей или дайджеста, который предоставляет пресс-служба. Встречи с госчиновниками, с которыми происходит обсуждение вопросов, связанных с функционированием отрасли, как правило, происходят вечером. "Такие встречи могут назначаться и в восемь, и в одиннадцать вечера. Поэтому приходится подстраиваться, — говорит он. — Но когда возможно, стараюсь вечером сбежать в бассейн".

Полная загрузка

Рабочий день любого топ-менеджера ненормируемый, и это не только из-за необходимости постоянно "держать руку на пульсе", но и рыночных тенденций и перспектив. "Топ-менеджер должен не только принимать эффективные оперативные решения, но и думать о долгосрочной стратегии развития компании, рынка, экономики, — рассуждает и. о. генерального директора компании "АВК" Андрей Дикунов. — Можно сказать, что у ответственного управленца бизнес выходит из головы только тогда, когда он спит, да и то не всегда". Юрий Гришан, директор СК "Ильичевская", зам. генерального директора по страхованию ОАО "ММК им. Ильича" считает, что строго нормированный рабочий день не позволит развивающейся компании динамично войти на жесткий конкурентный рынок. "Рабочее время, в соответствии с правилами менеджмента, стараюсь оптимизировать, — говорит он, — но из-за напряженных планов по достижению скорейших положительных результатов двумя страховыми компаниями фактически постоянно работаю в цейтноте".

Чрезмерная загрузка топ-менеджеров не всегда является следствием плохо спланированного рабочего времени. В числе основных похитителей времени управленцы называют непредвиденные встречи, звонки, экстренные ситуации, требующие вмешательства именно первого лица, а также сбои в командной работе.

"Последние пять лет мы работаем в постоянном цейтноте, — говорит Сергей Лизунов. — Только это не результат неправильного планирования собственного рабочего времени, а скорее следствие размера компании, которая оказывает достаточно серьезное влияние на рынок". Организацию своего рабочего дня первый вице-президент, управляющий директор ООО "ТНК-ВР Украина" считает далекой от идеала, поскольку несмотря на то, что все расписано, возникает множество непредвиденных вопросов, обусловленных масштабами бизнеса. Вот тогда все и начинает смещаться. По его мнению, для того чтобы рабочий день был максимально оптимизирован, необходимо, чтобы все были дисциплинированными — и тот, кто планирует, и те, кто участвуют в этом процессе.

Немаловажным в вопросе оптимизации времени топ-менеджера является делегирование полномочий подчиненным. Именно в этом, по мнению Андрея Дикунова, заключается искусство руководителя управлять временем. Нередко руководитель бывает втянут в решение вопроса, с которым вполне может справиться подчиненный. Во избежание таких ситуаций руководителю необходимо тщательно отладить работу всей команды, перепоручать второстепенные дела, чтобы иметь возможность сконцентрироваться на действительно важном и стратегическом. Впрочем, это не всегда удается, особенно если специфика работы топ-менеджера предполагает непосредственное участие в рабочем процессе и "завязана" на прямом общении с клиентами компании. Например, как утверждает Роман Марченко, владелец юрфирмы, являясь практикующим адвокатом, не может заниматься только стратегическим планированием в компании — этому мешают незапланированные срочные выезды и командировки.

Помощники в планировании

В организации рабочего графика топ-менеджерам обычно помогают личные помощники, секретари, референты, которые при большом их количестве могут объединяться в целые службы. "Рабочий график — это совместная работа, — утверждает Сергей Лизунов. — Безусловно, часть ее делает приемная, часть делаю я сам".

Валерий Суксин свой рабочий день планирует вместе с помощником, функция которого — обобщить все просьбы о встрече. Внесение многочисленных корректив в распорядок дня Юрия Гришана — также забота личного помощника. "Без ее действенной помощи было бы очень трудно успеть сделать все, что намечено", — отмечает он.

В компании "АВК" у топ-менеджеров нет личных помощников. "Свой рабочий день я планирую сам, — говорит Андрей Дикунов, — но, конечно же, неоценимую помощь руководству оказывают секретари". На их плечи ложится организация документооборота в компании, решение большинства организационных вопросов — подготовка места для встречи, расписание визитов делегаций, планирование командировок и пр.

Александр Рябухин и Сергей Грачев свое рабочее время планируют самостоятельно, тогда как в функции секретаря входит напоминание о встрече или планирование масштабных мероприятий (например, таких, как ежемесячное собрание). А вот для Тамаша Чейтея главными помощниками в работе являются электронный органайзер Blackberry и компьютер, которые позволяют своими силами справляться с планированием времени.

Борьба с нехваткой

В целом можно сказать, что проблема "дефицита времени" — это следствие таких явлений, как постановка нереальных или неконкретных задач и неточное планирование. Такого мнения придерживается тренер консалтинговой компании "Бизнес-зона" Игорь Познахоренко. По его словам, разрешить эту проблему можно лишь при условии правильного установления источника ее возникновения. "Источник может "прятаться" либо в области методологии, либо в области психологии (мотивации)", — разъясняет И. Познахоренко. Иными словами: мне не хватает времени, потому что я не могу планировать или не хочу планировать.

Для борьбы с чрезмерной загрузкой могут применяться различные инструменты. Один из них — самоорганизация или принцип "помоги себе сам". Другой — сторонняя помощь консультантов и тренинги по тайм-менеджменту. Последние не особенно в чести у топ-менеджеров. Как отметил Сергей Лизунов ("ТНК-ВР Украина"), он не участвовал в подобных тренингах. Такой же ответ мы получили от Дмитрия Гриджука (банк "Хрещатик"), Александра Рябухина (компания "Интеркар Украина Лтд." — генеральный импортер Volkswagen в Украине) и Романа Марченко ("Ильяшев и Партнеры"). Последний рассказал, что на интуитивном уровне выработал способность "ощущать" время, однако при случае с интересом послушал бы тех, кто профессионально консультирует по этому вопросу. "Присматривался" к тренингам и Сергей Грачев (ДП "Агросервис 2000" (ТМ "Хлебодар")).

Есть и такие, кто неоднократно участвовал в подобных мероприятиях. Например, об этом рассказал Тамаш Чейтей ("British American Tobacco Украина"). По его словам, некоторые тренинги оказались полезными, некоторые — нет. Проходил тренинг по тайм-менеджменту, но за рубежом, исполнительный директор компании "АэроСвит-Украинские Авиалинии" Андрей Шкатюк. А вот в СГ "ТАС", по словам Валерия Суксина, регулярно устраивают подобные тренинги для сотрудников центрального филиала и региональных директоров. "Самое ценное, что дали мне лично тренинги по тайм-менеджменту, — говорит он, — это умение разграничивать срочные и важные дела".

Время — ограниченный ресурс, и его нужно расходовать рационально. Как объяснил тренер тренинговой компании "Гештальт Консалтинг Груп" Андрей Крючков, задачей тайм-менеджмента является как раз не совладать с рабочим временем, а достичь поставленных целей.

Стоимость тренингов тайм менеджмента

Источник: собственная информация

Что нужно топ-менеджеру для оптимизации рабочего времени

Идеальный план распределения времени:

- Планировать соответствующие дела и занятия в подходящее время

- Планировать время соответственно своим характерным особенностям и целям

- Планировать не более 60% времени

- Гибкое расписание (обязательные и желаемые дела)

- Чувство морального удовлетворения и отсутствие сомнений

Инструменты:

- Планировщики бумажные (зрительно-осязательный тип восприятия)

- Электронные записные книжки (линейно-цифровой тип восприятия)

- Kомпьютерные программы

- Главное — планировщик должен быть один и всегда под рукой

Усовершенствование расписания:

- Исключение задач

- Сокращение задач

- Делегирование задач

- Выбор времени

- Минимизация перерывов

- Преодоление медлительности…just do it

- Борьба с перфекционизмом