Тотальный контроль

Базовые принципы тайм-менеджмента уже основательно укоренились в организационной структуре наших трудовых будней. Есть компании, которые, помимо выстраивания приоритетов "важно — не важно", "срочно — не срочно", практикуют более щепетильный подход к организации и учету рабочего времени, именуемый биллингом

Что это такое?

Биллинг рабочего времени — это одновременно системы планирования и отчетности рабочего времени сотрудников. С помощью специализированного программного обеспечения или же посредством возможностей MS Office сотрудники табелируют с шагом в 5-10 минут свои планы на день. В некоторых компаниях по мере выполнения заданий рядом с запланированными мероприятиями заполняется поле фактического состояния дел по вопросу. Получив на руки такой скриннинг рабочего дня, можно четко представить, чем, как продолжительно и насколько эффективно был занят сотрудник.

"Необходимость применения такого учета в нашем случае вызвана тем, что оплата услуг компании в большинстве случаев осуществляется на основе времени, фактически потраченного на работу с определенным клиентом, — рассказывает управляющий партнер АК "Арцингер и партнеры" Тимур Бондарев. — Изначально программ вводилась исключительно для упрощения процедуры выставления счетов клиентам. Однако в процессе внедрения было принято решение ее модифицировать, чтобы обеспечить возможность учета рабочего времени сотрудников. Сейчас такой учет является важной составляющей внутренней структуры компании. При этом наши сотрудники осуществляют учет всего рабочего времени: как тех часов, которые подлежат выставлению клиенту, так и тех, которые потрачены на работу по внутренним проектам", — поясняет он.

В вышеупомянутой компании учет рабочего времени организован в специальной автоматизированной системе биллинга, которая предусматривает шестиминутный интервал регистрации рабочего времени. Внутренне программа состоит из полей, содержащих информацию относительно названия клиента, потраченного времени, направления деятельности, сферы практики, а также фактически потраченного времени.

Биллинг рабочего времени практикуется и в девелоперской компании OMC Realty. "У нас учет рабочего времени происходит посредством так называемого недельного плана-факта, — рассказывает сотрудник департамента коммерческой недвижимости Елена Попович. — Каждый день разбит с 8.45 до 18.00 с интервалом в пять минут. Все задания имеют свои номера в общем для всех сотрудников протоколе. Каждый работник имеет свои инициалы и номера заданий. В данной таблице отмечаются планы активности на неделю с указанием номера задания и отведенного на него временного промежутка. По мере выполнения заданий в столбец "факт" вносится соответствующая пометка-результат".

Для чего?

Объясняя причины использования такого подхода к учету рабочего времени, Елена Попович отмечает, что он позволяет руководителю полностью владеть картиной по направлениям занятости и степени загруженности сотрудников компании, расставлять приоритеты, оценивать эффективность расходования времени и общую продуктивность персонала.

Тимур Бондарев также называет биллинг одним из инструментов оценки эффективности сотрудников. "Оценка осуществляется путем соотношения фактического рабочего времени и времени, выставленного клиентам в счет. Эффективность сотрудника является основанием для принятия решения руководством о повышении его в должности, вплоть до партнерства", — отметил он.

"Теоретически биллинг должен способствовать укреплению трудовой дисциплины и более рациональному расходованию рабочего времени (сокращается время перекуров, излишне длительных выездных заданий). Однако его внедрение может быть признаком определенных параноидальных явлений в организации, когда ее руководство пытается переложить проблемы, возникающие из-за некачественного менеджмента, на плечи своих подчиненных", — считает управляющий партнер компании "Людський Фактор" Елена Николенко.

Преимущества и недостатки

"Преимуществом программы является то, что система позволяет достаточно оперативно определить стоимость сотрудника для компании, его эффективность и сделать соответствующие выводы относительно его поощрения или наказания, необходимости реструктуризации работы, разгрузки сотрудника", — убежден Тимур Бондарев.

Елена Попович видит "плюсы" в целостном видении сотрудником и руководством качества и оперативности выполнения своей работы, что позволяет систематизировать трудовую деятельность в целом и подходы к оплате труда в частности. Однако она определяет такой подход к учету времени как очень трудозатратный: "Фактически сотрудник постоянно находится в состоянии заполнения данной формы. Если суммировать время, потраченное на эту таблицу, получится около часа в день. На мой взгляд, каждый сотрудник (не среднестатистический, а причастный к управлению) должен определять приоритетность задач в составе своего рабочего графика самостоятельно".

Елена Николенко отмечает, что преимущества биллинга имеют достаточно общий характер. Это усиление контроля как управленческой функции, снижение риска несанкционированной утечки информации. В компании "Людський Фактор" убеждены, что жесткий биллинг — это попытка загнать работников умственного труда (а их в XXI столетии — львиная доля) в "прокрустово ложе" форм отчетности, что отрицательно сказывается на их творческом потенциале, снижает мотивацию и закономерно приводит к текучести кадров.

Тест на правдивость

Когда предстоит поминутно учитывать свою деятельность (без учета кофе-брейков и т. п.), в регистрации состава задач и потраченного на них временного промежутка могут возникнут искажения. Как отметить отвлечение на отдых от компьютера (для глаз), обсуждение тенденций моды сезона "осень-зима-2007" и многое другое? Поэтому возникает резонный вопрос: контролируется ли правдивость заполнения формы как по заданиям, так и по времени, на них потраченному?

В OMC Realty учет времени контролируется либо ежедневно, на утренних и вечерних планерках, либо в начале и в конце недели. Корректность подачи информации контролируется на тех же планерках.

В "Арцингер и партнеры" заполнение системы периодически контролируется руководством компании. В то же время у самих сотрудников есть непосредственный стимул корректного ее заполнения, т. к. данные программы используются для определения размера премиальных за год. Таким образом, отпадает субъективный фактор в данном понимании, и сотрудник сам имеет возможность своими успешными показателями влиять на свой финансовый результат в конце года.

Комментарий

Почему вы не практикуете биллинг рабочего времени?

Елена Виленская, директор по работе с VIP-клиентами:

— Мы не практикуем биллинг рабочего времени, поскольку нас интересует не столько проведенное на работе время, сколько его результат. Мы полагаем, что в компании должны работать достаточно подготовленные, ответственные и хорошо мотивированные сотрудники, с которыми можно объясняться на языке целей и задач, а не на языке мелких поручений.

Елена Николенко, управляющий партнер компании "Людський Фактор":

— Биллинг как метод учета использования рабочего времени имеет ограниченную сферу применения. Наш бизнес — интеллектуальный, и "драконовские" методы отслеживания каждого телодвижения подчиненных не повышают, а снижают его эффективность.