Чотири кроки до автоматизації середнього бізнесу: що треба зробити

Та окрім безпеки, графіків відключення електроенергії та проблем з оплатою онлайн у малого бізнесу питання достатньо гостро стоїть питання раціонального використання коштів. За різними даними в перші 2 роки роботи закривається від 60 до 80% підприємств і одна з головних причин цього є нерентабельність. 

І варіантів покращити ситуацію є достатньо, та я пропоную розглянути один зі швидких та вагомих для будь-якої компанії — поступовий перехід до автоматизації. Він допомагає опрацьовувати інформацію та одразу бачити, де у бізнесі “болючі точки”. Відповідно, вчасно виправляти їх.

А тим паче в умовах війни, коли з будь-якої точки світу потрібно бачити реальну ситуацію в компанії. Окремо варто підняти й питання збереження інформації. Часто підприємці оминають такі речі, а дарма, відновити втрачені дані — це складний та дороговартісний процес.    

Тому нижче я підготував коротку інструкцію з автоматизації, яка дозволить підприємствам переглянути процеси та, можливо, ввести інновації. Адже Excel-таблиці чи 1С не завжди покривають усі потреби. 

Етап 1. Ідентифікувати потребу

Як для малого бізнесу, так і стартапів часто характерна структура, коли одна людина відповідає за багато процесів, особливо, коли останні до кінця не налагоджені й не відпрацьовані. Інколи СЕО хапається допомагати й розсилає замовлення, бо не вистачає рук, а бухгалтер одночасно виконує функції і клієнт-менеджера (видаючи накладні чи перевіряючи оплати), і HR-спеціаліста. У результаті – менеджери губляться в кількості замовлень, дебіт не сходиться з кредитом, а кожен член команди відповідальний за все й разом з тим — ні за що конкретно. 

Щоб розв’язати ці проблеми й не потонути в операційці, пропоную кілька рішень:

• Виписати усі процеси, які є в компанії. Починаючи від того, як вас знаходить клієнт і до деталей відправки замовлень, як і комунікації всередині команди. Це дасть чітке розуміння, що відбувається, де та який етап можна покращити чи пришвидшити.

Наприклад, ви розумієте, що ваш клієнт заходить на сторінку Х — залишає свої контакти в формі Y – менеджер 1 отримує заявку на електронну пошту, вносить її в CRM, телефонує клієнту, узгоджує замовлення, створює накладну в програмі М, збирає замовлення і о 17:00 виїжджає на пошту та надсилає замовлення. 

• Знайти потрібні програми, які дозволять пришвидшити процеси (розширити так звані “вузькі місця”). Наприклад, варто налаштувати CRM, яка підійде вашому типу бізнесу, та пришвидшити створення замовлень за допомогою 2-4 стандартних карток з типовою інформацією про клієнта. Можливо, вашому типу бізнесу підійде варіант, коли можна відмовитися від телефонного узгодження замовлення з клієнтом: якщо він зробив вибір і оплатив, то додаткову розмову можна прибрати. Або ж створити ефективного чат-бота, який розвантажить руки операторів і “сам” даватиме відповіді на легкі питання в стилі “Як оплатити?”, “Чи є доставка Meest/Укрпоштою/НП?”, “Чи можлива післяплата?” тощо.

• Зрозуміти, які завдання та процеси робляться щоденно незалежно від кількості клієнтів. Це може бути створення бухгалтерської звітності, виставлення рахунків, введення в кінці дня даних в таблицю для подальшої аналітики. 

Етап 2. Подбати про ІТ-інфраструктуру

Google Drive – це добре, але чим далі розвивається світ, тим більше кіберзагроз створюється. Ідеально, якщо є можливість постійно перевіряти доступ “певного кола осіб” до критично важливих документів, але бувають і такі ситуації, що доступ випадково опиняється “за посиланням на редагування для всіх”. 

А якщо ви до того ж працюєте з європейськими клієнтами, то дані про них ви маєте зберігати за стандартами GDPR. Ім’я та адреса доставки, наприклад, підпадають під особливі вимоги зберігання інформації не кажучи вже про банківські дані чи іншу особисту інформацію. Інакше ризикуєте отримати багатомільйонний штраф як це сталося з British Airways 2018-го. Тоді кіберзловмисники проникли в систему та перенаправляли усі банківські дані клієнтів, які купують квитки, а це номери карток, CVV, PIN-коди, до зловмисників. У такий спосіб стався витік важливих даних понад 429 тисяч клієнтів. А British Airways за порушення GDPR оштрафували спочатку на $238 млн, а потім знизили штраф до $26 млн. Тож розуміння захищеності каналів, по яких передається важлива конфіденційна інформація в ритейлі чи інших послугах надзвичайно важлива.

Мало того, ІТ-інфраструктура – це не просто можливість працювати в Google-документах. Це – ціла система, яка починається від налаштування пошти та її захисту до власних серверів і забезпечення їхньої безперебійної роботи.

Тому раджу одразу розглядати варіант зберігання даних у хмарі (обирати публічну чи приватну варто, спираючись на наявні ресурси та потреби). Коли бізнес росте, збільшується й кількість програм, з якими він працює. Тоді для аналізу доводиться об’єднувати дані з різних джерел, а це найкраще робити вже у хмарах (якщо у вас немає власної серверної). 

І тут варто закладати час і на навчання працівників. Оскільки за оцінками провідної дослідницької компанії Gartner до 2023 року 99% збоїв безпеки хмари відбуватимуться саме через користувачів, а не постачальника хмари. Тож навчання співробітників і підвищення їхньої кваліфікації збереже компанію від витоків даних чи інших безпекових помилок.

Етап 3. Провести тести 

Процеси описали, проблеми ідентифікували, програми обрали – тепер час перейти до створення інструкцій для команди. На тестування можна виділити від 2-х до 4-х тижнів. Цього періоду зазвичай достатньо для малого бізнесу, аби отримати фідбек по нових процесах. Найкраще, аби співробітники фіксували усі складні моменти в роботі – багато винятків з правил, зайві шаблони, недостатня кількість інформації чи потрібно створити QA по роботі з програмою тощо. 

У такий спосіб можна автоматизувати усю базову роботу, побачити, кому варто доручити інші завдання, а хто почав ефективніше працювати. 

Етап 4. Фіналізувати інструкції та продовжити автоматизацію

Зміни варто вводити постійно. Адже на початку ви можете автоматизувати роботу маркетингу, далі менеджерів з продажу, потім аналітику, а за ними виробництво. Якщо компанія росте – постійно виникатимуть нові потреби в кращих програмах, нових інструментах для роботи, зміні інструкцій, збільшенні команди. Саме так бізнес рухається з малого в середній. 

Ідеальної комбінації рішень не існує. Адже у кожного бізнесу своя ціль та завдання від засновників. Але варто пам’ятати: в будь-якій сфері аналітика критично важлива для розвитку бізнесу. Автоматизація значно спрощує пошук “вузьких” місць. Робота додатків в хмарі дозволяє вільно передавати дані між ними, а це значно пришвидшує пошук додаткових даних. А ще це дозволяє накопичувати великі масиви даних та аналізувати їх. Зміни – складно лише тоді, коли ми їх боїмося.