Путь к эффективной "удаленке": преграды, о которых вы можете не догадываться

В условиях новой реальности многие сотрудники оказались в новом рабочем пространстве с родственниками, с детьми и домашними животными. Но главное — с необходимостью выполнять работу так, как будто ничего не случилось. Эйфория от того, что не нужно тратить время на дорогу до работы, в какой-то момент стала меняться на отсутствие мотивации приводить себя в порядок и браться с энтузиазмом за ежедневные задачи. При этом, в других странах многие давно работают удаленно и уже привыкли.

По данным опроса Gartner, проведенного среди руководителей HR (в Азиатско-Тихоокеанском регионе), основным барьером для эффективной удаленной работы 54% руководителей отдела кадров считают вовсе не эмоции, а проблемы с инфраструктурой и технологиями. Так, выяснилось, что у многих офисных сотрудников просто нет гарнитур, оборудования для видеовстреч и в целом необходимого ПО на домашних ноутбуках. Попробуем разобраться, какие еще препятствия есть на пути к успешной удаленной работе, и как с ними справиться.

Игнорирование культуры удаленной работы

Офис — это не только стол, стул и компьютер. Компания коллег и привычный вашему коллективу способ коммуникации могут помочь свернуть горы. Чтобы сотрудники не чувствовали себя один на один со сложными задачами попробуйте разработать принципы удаленной работы.

Привыкли к планеркам в понедельник? Поставьте на это же время онлайн-совещание — важно поддерживать уже сформированные привычки и продолжать работу в привычном ритме.

Создайте два чата для общения с коллегами. Например, в одном обсуждаете только рабочие задачи, там не может появиться смешной мем или ссылка на новый альбом "Монеточки". А другой чат используйте для дружеского общения, где все сотрудники смогут вместе посмеяться и отдохнуть. Можно даже разработать стикерпак с членами вашей команды.

Разделение информации по чатам позволит распределить поток информации, и все члены команды будут знать, какой канал поступления данных в приоритете.

Поразмышляйте, какие традиции организации рабочих процессов есть в вашей компании и постарайтесь найти им онлайн-эквивалент. Например, можно организовать "мозговые штурмы за чашкой кофе", чтобы заменить традиционные встречи в офисной кофе-зоне для обсуждения новостей.

Отсутствие регламента удаленных совещаний

Пять видеоконференций в день, приготовление обеда между второй и третьей, помощь с домашним заданием детям-школьникам между четвертой и пятой — реальность домашнего офиса. При этом многие жалуются, что "живые" совещания и встречи, хоть и предполагали время на дорогу, проходили быстрее и эффективнее. Как же добиться того же в онлайне?

Во-первых, выбирайте не только время встречи, но и назначайте ответственных за обсуждение тех или иных вопросов. Часто совещания строятся следующим образом: большую часть времени говорит руководитель, задавая вопросы и отвечая на них.

Куда эффективнее построить коммуникацию иначе: руководитель больше слушает, а сотрудники сообщают ему статусы текущих задач. При этом стоит максимально четко и заранее определить темы совещания и круг вопросов, которые будут обсуждаться. Это позволит сэкономить время, которое спикер тратит на поиск ответа на неожиданный вопрос и снизит напряжение на онлайн-летучке.

Кроме того, на удаленных совещаниях легче отвлекаться, поэтому лучше, если кто-то один будет фиксировать решения, принятые во время совещания. Роль администратора могут выполнять все сотрудники по очереди. Тем более, когда участники встречи знают, что их разговор модерируется и фиксируется, они начинают лучше подбирать слова, речь становится ярче.

Кроме того, здорово, если результаты совещания будут фиксироваться, а его участники будут иметь доступ к этой информации — например, в приложениях для командной работы. Еще один важный момент — структура совещания. Часто сначала обсуждают уже выполненные задачи, а затем переходят к планированию. Наиболее эффективно первые полчаса посвятить обсуждению текущих задач и вопросов, касающихся продвижения и развития компании. И только в конце обсудить достигнутые результаты.

Наконец, часть сотрудников онлайн-встречи может быть готова к звонку по видеосвязи, другая, напротив, надеется, что конференция пройдет без видео. Чтобы лучше понимать участников собрания, при обсуждении сложных тем иногда все-таки лучше устраивать видеоконференции. А если ваше устройство имеет угол обзора 180 °, убедитесь, что на заднем плане тоже все в порядке. Иногда люди или предметы на заднем плане могут, конечно, дать разрядку для слишком серьезной встречи и позволить людям расслабиться, но могут вызвать совсем иные чувства, например, неудобство или смущение. Берегите чувства других.

Излишний контроль вовлеченности сотрудников

Ученые из Калифорнийского университета в Ирвине выяснили, что около 25 минут требуется сотруднику для того, чтобы вернуться к стадии работы, на которой он находился в момент отвлечения.

Есть и другое исследование — C-Suite, проведенное Jabra в 2019 году, в ходе которого выяснилось, что у большинства менеджеров есть опасения, что сотрудники не будут работать, оказавшись без контроля начальника. Однако если раз в час писать или звонить сотруднику, пытаясь узнать статусы его задач, вряд ли дела пойдут быстрее. Попробуйте сначала понаблюдать за сотрудниками. Вряд ли стоит переживать по поводу вовлеченности сотрудников, если к концу рабочего дня в чате тишина, но все текущие задачи выполнены.

Пренебрежение аналитикой

Особенно в первое время работы на удаленке важно понять, что является эффективным, а что — нет. Пользуются ли сотрудники планировщиком задач? В какой половине дня генерируется больше креативных решений? На какие технические проблемы с ПО жалуются сотрудники? Доступ к каким документам возможен только оффлайн? Возможно, части сотрудников для совершения большого количества звонков в день не хватает гарнитуры с шумоподавлением и длительной работой без подзарядки? Сбор аналитики по самым разным направлениям поможет понять, где именно есть проблемы, а где можно все оставить так, как есть.

Идеи для тех, кто оказался "на расстоянии звонка"

Если вам по-прежнему кажется, что работа удаленно — не ваш формат, попробуйте сделать ее максимально комфортной. Во-первых, разделите личное и рабочее время. Даже если ответ на пару писем после окончания рабочего дня займет всего 20 минут, лучше отложите его на следующее утро. Постарайтесь обустроить рабочее место: как бы занудно это ни звучало, но удобный стол не только мотивирует на работу, но и бережет позвоночник.

Если вы руководите бизнесом, приглядитесь к тому, что предлагают различные образовательные и event-компании для тех, кто стал работать удаленно. Например, можно устроить онлайн-вечеринку с рисованием картин — все необходимое привезут на дом (доступно в крупных городах). Или подключить коллектив к образовательным курсам — хоть по истории изобразительного искусства, хоть по психологии. Главное — дать возможность сотруднику почувствовать, что он по-прежнему часть одной команды и работа в этой команде помогает развиваться — хоть и на расстоянии.