Що варто знати фрилансеру, який реєструє ФОП

Кількість фрилансерів в Україні стрімко зростає – невдовзі їх частка серед самозайнятих осіб може сягнути 15-20 %. Про це свідчить історичний рекорд минулого року, коли в Україні зареєструвалося понад 300 тисяч нових ФОПів. До переліку найпопулярніших очікувано увійшла і сфера ІТ. 

Навіщо взагалі реєструвати ФОП?

• По-перше, це забезпечує фрилансеру певний правовий статус і дозволяє взаємодіяти з фінансовими установами, замовниками, податковою службою у цивілізований спосіб. 
• По-друге, без реєстрації фрилансеру  невигідно. Адже якщо вивести понад 30 000 грн на місяць чи взагалі  — отримувати регулярні перекази на банківський рахунок, можна потрапити під фінансовий моніторинг. Як наслідок — блокування карток до підтвердження доходів. 
• По-третє, фрилансер без ФОП фактично не має шансів отримати цікавий проєкт зі значним гонораром від серйозної компанії. Це його професійні і знову ж — фінансові втрати.

Яку групу ФОП краще обрати

Фрилансери з IT найчастіше обирають 3 групу ФОП. Вона надає можливість: 

• взаємодіяти з українськими та іноземними замовниками;
• працювати як з фізичними, так і з юридичними особами на різних системах оподаткування;
• отримувати платежі в іноземній валюті на свій рахунок без перешкод. 

2 група — можна, але працювати в такому випадку дозволяється тільки з українськими ТОВ або ФОП, які є платниками єдиного податку.

1 група — не підходить, оскільки призначена для надання побутових послуг населенню, роздрібної торгівлі або ведення господарської діяльності. 

Чи може ТОВ бути альтернативою ФОП

Реєстрація фрилансера як ТОВ в Україні має сенс тільки при перевищенні максимальної суми доходів — це 8 285 700 грн на рік. 

Інколи для роботи з іноземними замовниками українські фахівці відкривають компанію за кордоном. Зареєструвати її можна онлайн, наприклад, через естонську e-Residency. Але є нюанс: звітність подається і в Україні, і в країні, де компанія зареєстрована.

Як зареєструвати ФОП

Наразі реєстрація ФОП в Україні відбувається просто — онлайн через Дію. Можна також звернутися до ЦНАП або до державного реєстратора, але перший спосіб найзручніший. 

ФОП має право здійснювати діяльність тільки за тими кодами КВЕД (класифікатор видів економічної діяльності), які зазначені в його реєстраційних документах. Тому перед тим, як відкрити ФОП, треба зрозуміти, який вид діяльності обрати. 

Наприклад, для розробників IT-продуктів (ігри, додатки) можна використовувати такі КВЕДи:

1. 62.01 Комп’ютерне програмування;
2. 58.21 Видання комп'ютерних ігор;
   
3. 58.29 Видання іншого програмного забезпечення;
   
4. 63.11 Оброблення даних, розміщення інформації на веб-вузлах і пов’язана з ними діяльність;
   
5. 18.20 Тиражування звуко-, відеозаписів і програмного забезпечення;
   
6. 47.41 Роздрібна торгівля комп’ютерами, периферійним устаткуванням і програмним забезпеченням у спеціалізованих магазинах.

Для IT-фахівців на аутсорсі:

1. 62.01 Комп’ютерне програмування;
2. 62.02 Консультування з питань інформатизації;
   
3. 62.09 Інша діяльність у сфері інформаційних технологій і комп'ютерних систем.
   

Далі — протягом 10 календарних днів з дня реєстрації ФОП потрібно обов’язково переконатися, що ви є платником єдиного податку. Як це зробити?

У вашому профілі в Дії, в розділі “Податки ФОП”, має з’явитися відповідна інформація про дату переходу на спрощену систему. Перевірити свій податковий статус також можна в електронному кабінеті в розділі “Облікові дані платника”. Якщо ця інформація не з'явиться, потрібно обов’язково подати заяву про перехід на спрощене оподаткування ще раз. Це можна здійснити через електронний кабінет на сайті Податкової, додавши документ за формою F0102003. 

Якщо цього не зробити, то можна на деякий час залишитися на загальній системі, сплачуючи 19,5 % податку замість 5 %. Адже заяву на спрощену систему потрібно подавати не пізніше, ніж за 15 днів до початку наступного календарного кварталу. У випадку, якщо це 3 група, то потрібно встигнути за 10 днів від дати реєстрації ФОПа.

Як правильно користуватися рахунком ФОП

Одразу після реєстрації ви можете відкрити рахунок ФОП у банку: гривневий, валютний або мультивалютний. Зазвичай до рахунку банк надає карту-ключ. Але для коректного проведення розрахунків замовникам слід надавати не її номер, а саме реквізити рахунку ФОП.

З цього рахунку краще сплачувати податки, оренду, зарплату працівникам — тобто все, що стосується витрат на підприємницьку діяльність. Якщо ж потрібно придбати щось особисте (продукти, одяг), краще вивести кошти на свою особисту карту. Це не є критичним, але під час перевірок може викликати питання в інспекторів. 

Гіршою буває ситуація, коли клієнти формують неправильне призначення платежу. Наприклад, замість оплати за послуги зазначена оплата за товар або ж зовсім нічого не вказано. Чим це загрожує:

• банк може заблокувати платіж до з’ясування його походження;
• податкова може скасувати перехід на спрощену систему через отримання коштів не за призначенням. 

Якщо ФОП надає послуги, то у призначенні платежу так і має бути зазначено — послуги: з програмування, дизайну або інші (за КВЕД). Також бажано посилатися на відповідний договір або рахунок.

Приклад:

Документообіг та ЕЦП

Для роботи з українськими замовниками знадобиться договір, додаткові угоди, акт наданих послуг, рахунок. Крім “паперового” варіанту, укладати угоди (за попередньою домовленістю з клієнтом) можна на відповідних онлайн-платформах ("Вчасно", наприклад). 

Для ведення е-документообігу з клієнтами, а також для подачі звітності та вихідних платежів з вашого рахунку (наприклад, сплата податків) вам знадобиться електронний цифровий підпис (ЕЦП). Його можна безкоштовно згенерувати через деякі банки. Підписувати електронні документи та подавати звіти в податкову також можна через Дію.

Нюанси оподаткування на спрощеній системі

Фрилансер з 3 групою ФОП має сплачувати:

• податок 5 % від усього доходу. Тобто не можна списувати витрати на зарплату робітникам, закупівлю обладнання тощо, а вже потім рахувати податок. 
• ЄСВ (єдиний соціальний внесок) — 22 % від мінімальної заробітної плати. Наразі та до кінця 2024 р. він становить 1760 грн на місяць. 

Нюанс 1 — під час воєнного стану ФОП має право не сплачувати внесок, але й пенсійний стаж в цей період йому також не буде нараховуватися. 

Нюанс 2 — якщо кошти зайшли на валютний рахунок, треба конвертувати суму в гривні по курсу НБУ в день надходження коштів. Саме з цієї суми треба відраховувати 5 % податку. Курс за будь-який день легко відстежити на офіційному сайті НБУ.

Нюанс 3 — з 1 серпня 2023 р. відновлені штрафи за несвоєчасну сплату податків. Штраф за прострочення оплати єдиного податку до 1 місяця складає 5 % від суми податку, понад місяць — 10 %. Тому важливо вносити оплату у визначені терміни — протягом 10 днів після закінчення звітного квартального періоду. Це лише 4 рази на рік. 

Як фрилансеру взаємодіяти з іноземними замовниками

Якщо у ФОП 3 групи з’являються іноземні клієнти, взаємодіяти з ними можна на підставі інвойсу. Він одночасно виступає і як документ на оплату, і як акт виконаних робіт. Також можна укласти контракт. Для звітності у податковій він не потрібен, але захищає від додаткової роботи чи небажаної відповідальності, якщо в ньому прописані всі умови.

Співпрацювати з іноземцями можна і через Upwork — найвідомішу біржу для фрилансерів. Вона пропонує зручні умови для виведення коштів, виступаючи контрагентом-юридичною особою, що виставляє рахунок. Тобто можна накопичити певну суму, скажімо, від $1000, а потім замовити виведення одним траншем відразу на рахунок ФОП. 

Іншим варіантом виведення грошей на ФОП з іноземних бірж є підключення сервісів Wise, Payoneer чи Revolut. 

В цій статті надані відповіді на всі часті запитання. Але бувають індивідуальні кейси, які потребують поглибленого вивчення. Наприклад, фрилансер може бути зареєстрованим в Україні, працювати в Польщі та про всяк випадок відкрити іноземну компанію в Естонії. Тому розібратися, як правильно надавати звіти, щоб уникнути штрафів, самостійно зазвичай буває важко. І, звісно, краще звернутися до фахівців.