Робити ВЧАСНО: технологічні рішення для HR-служб

Електронний документообіг — це вже навіть не тренд, а потреба в ефективному управлінні бізнес-процесами. Такі рутинні процеси, як табелі, заяви, накази, особові картки, трудові договори тощо, можна автоматизувати за допомогою спеціалізованого програмного рішення, для якого потрібен лише доступ до інтернету. Це дає змогу HR-спеціалістам зосередитися на стратегічних завданнях, як-от розвиток персоналу та корпоративна культура.

Цифрові рішення "Вчасно" підвищують безпеку та захищеність документів. Під час війни ситуація з безпекою документів суттєво погіршилася. Адже немає цілковитої впевненості, що вони дійдуть до адресата. Електронний документообіг став надією на те, що український бізнес функціонуватиме й надалі.

Цифровізація дає змогу автоматично заповнити документ: не потрібно шукати власні дані, вписувати все власноруч. Цифрові сервіси все роблять замість нас та полегшують робочі процеси. Потрібна заява створюється за декілька кліків і так само оперативно підписується працівником або керівником. Час, відведений на підготовку та оформлення однієї відпустки, скоротився на 75% — це значний показник для HR-відділу.

З чого почати перехід на електронний документообіг?

Фахівці "Вчасно", маючи великий досвід інтеграції системи електронного документообігу в компаніях різного рівня, розробили декілька порад, які спростять нелегкі трансформаційні зміни.

Навчання та адаптація

Всі залучені до документообігу співробітники HR-служби мають пройти етап навчання основних принципів роботи у "Вчасно". Спершу можна замовити демоверсію, щоб ознайомитись з основними перевагами. Співробітники "Вчасно" проведуть демонстрацію, отримають інформацію про тип компанії та основні потреби, аби максимально кастомізувати продукт.

Розроблення внутрішніх документів для інтеграції "Вчасно"

Це можуть бути положення та внутрішній наказ про електронний документообіг. У них слід зазначити, які саме процеси будуть відбуватися в електронній формі, які відділи і співробітники будуть у них задіяні. Після цього потрібно ознайомити працівників компанії зі змінами в документообігу.

Навчання для співробітників компанії, які будуть постійно користуватись HR-сервісами

Найчастіше працівники пишуть заяви на відпустки, оформлюють лікарняні тощо. Відповідно, вони мають бути ознайомлені з принципами роботи "Вчасно".

Отримати кваліфіковані електронні підписи для всіх відповідальних співробітників

Для цього необхідно визначити, хто підписує кадрові документи (керівник, директор з персоналу, бухгалтер-касир тощо). Також треба пересвідчитися, що співробітники мають цифровий підпис.

Приклад інтеграції системи

"ЮРіЯ-ФАРМ", українська фармацевтична група компаній, яка працює у  50 країнах та налічує понад 3 тис. співробітників, почала працювати з електронним документообігом ще під час пандемії COVID-19. Для працівників стало важливо обмінюватися документами та мати змогу працювати вдома. Саме тоді у компанії зрозуміли цінність цифрових рішень, а також головні переваги для бізнесу: заощадження ресурсів на друкуванні, логістиці та зберіганні.

У 2023 році "ЮРіЯ-ФАРМ" розпочала цифровізацію кадрового документообігу. Перший документ про відпустку підписали у червні. За цей рік компанія успішно перевела 80% внутрішніх документів у сервіс цифрових рішень для бізнесу "Вчасно": відпустки, працевлаштування, переведення співробітників, довідки з місця роботи.

З технічного погляду налаштування та інтеграція облікової системи не забирали багато часу. Єдине, з чим зіткнулися у компанії, — це впровадження електронного документообігу відповідно до законодавства. Юридичний відділ мав проаналізувати та узгодити правомірність дій під час обміну документами. Наскільки компанія є захищеною щодо можливих трудових конфліктів та чи будуть державні установи приймати такі документи.

Шлях впровадження ЕДО та цифрових підписів. З чого розпочати?

Аналітика та підготовка

Ідея цифровізуватися виникла у дирекції корпоративного вдосконалення "ЮРіЯ-ФАРМ". Автоматизація процесів стала частиною загальної стратегії компанії з метою підвищення ефективності та продуктивності працівників. 

Ми провели аудит робочих процесів. Він допоміг виявити документи, які найбільше генерували паперової документації. Це були відпустки — щомісяця їх приблизно 500. Зважаючи на розташування підрозділів у різних регіонах, у компанії були змушені витрачати додаткові ресурси на логістику.

Результати цифровізації можна виміряти: заощадження часу на виконання завдань, витрати на папір, друкування та логістику. Презентуйте керівництву план дій з конкретними цифрами. Так ви переконаєте їх у вигоді цифрової трансформації для бізнесу, отримаєте підтримку для реалізації проєкту.

Оформлення цифрових підписів

Для цього обрали найоптимальніший шлях — дозволили працівникам самостійно оформлювати КЕП у зручний спосіб. Спостерігаємо гарну динаміку: 40% усіх співробітників користуються цифровими підписами (спеціалісти, топменеджери та керівники). 

Тестування

Ми враховували особливості кожного напряму "ЮРіЯ-ФАРМ". Провели навчання для працівників, розробили покрокові інструкції для них. Далі обрали першу фокус-групу та тип документа для переведення в ЕДО — видаткові накладні з роздрібними постачальниками. Кожен менеджер мав свій перелік контрагентів, яким допомагав поступово цифровізувати робочі процеси. 

Якщо говорити про внутрішній документообіг, то зворотний зв’язок від працівників позитивний. Процес оформлення відпустки скоротився до 10 хвилин. Колеги погоджують дати з керівником у створеному чатботі компанії. Після погодження за кілька натискань підписують сформовану заявку у "Вчасно".

Сервіс цифрових рішень для бізнесу "Вчасно" сприяє екосистемній цифровізації процесів. Цей підхід забезпечує надійність, досягнення бізнес-цілей і, що найважливіше, зменшення витрат на користування різними провайдерами послуг. "Вчасно" пропонує єдиний вебресурс, що об’єднує цифрові сервіси в одному просторі та спрощує їхнє використання для вас.

Подальші перспективи

Натепер у паперовому форматі залишаються: 

• 20% внутрішніх документів;
• документація з роздрібними постачальниками. Поки що цифра переведення в ЕДО значно менша — від 30% до 40%, але поступово збільшується.

Плануємо використовувати ще більше сервісів із штучним інтелектом, які також автоматизують рутинні процеси працівників. Наприклад, ми вже маємо досвід застосування таких інструментів маркетинговим відділом. Штучний інтелект допомагає комунікувати з нашими клієнтами — лікарями, які користуються препаратами від "ЮРіЯ-ФАРМ" для лікування пацієнтів. 

У планах перевести в ЕДО: оформлення матеріальної допомоги, звільнення та обхідні листи, акт приймання-передавання основних засобів, ознайомлення з посадовими інструкціями.

"У нас залишається значна кількість працівників, які ще не мають свого облікового запису в системі електронного документообігу. Це робітники, які становлять значну частину нашого персоналу. У 2024 році ми плануємо знайти рішення щодо цифровізації для цієї категорії працівників", — коментують в "ЮРіЯ-ФАРМ".

Інвестуючи у цифровізацію робочих процесів, ми отримуємо найцінніше — задоволених людей та швидкість виконання завдань. Диджиталізація кадрів звільняє час працівників для виконання більш стратегічних завдань, зберігаючи їхню продуктивність та мотивацію.