З 1 серпня вводять "касові апарати в смартфоні": що це та як з ними правильно працювати

З 1 серпня починається черговий етап введення РРО для українських компаній, почнуть працювати так звані програмні РРО. Delo.ua розповідає, що це таке, як вони працюватимуть та хто повинен їх застосовувати.

РРО — програмні реєстратори розрахункових операцій — це, по суті, аналог касового апарату, який також працює з чеками, тільки у вигляді програмного забезпечення для комп'ютера, смартфона або планшета. Він дозволяє виконувати фіскальні функції шляхом реєстрації чеків РРО на сервері податкової через інтернет.

Впроваджуються РРО відповідно до вимог закону від 20 вересня 2019 року №128-ХІ "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" та інших законів України щодо детінізації розрахунків в сфері торгівлі і послуг".

Що змінюється з 1 серпня

✅ починають працювати "програмні", або як їх ще називають "хмарні" РРО — віртуальний аналог касового апарату, який представляє собою програму для комп'ютера, смартфона або планшета.

✅ дозволено використання електронного чека замість паперового.

✅ штраф у розмірі 10% (за перше порушення) і 50% (за кожне наступне порушення) вартості проданих з порушенням товарів (робіт, послуг).

Важливо: Старт з 1 серпня в Україні роботи РРО не ставить "хрест" на старих традиційних касових апаратах. "Зараз можна використовувати і традиційні касові апарати, і РРО. Обов'язковість використання РРО для ФОП 2-4 групи настає з 1 січня 2021 року", — каже в коментарі Delo.ua керівник корпоративного відділу ЮФ "Горецький і Партнери", адвокат Марія Горецька.

Однак, як зазначає в коментарі Delo.ua керуючий партнер юридичної компанії Winner Ігор Ясько, при використанні програмного РРО замість апаратного реєстрацію апаратного РРО необхідно скасувати. 

Адвокат ЮК "Riyako and Partners" Андрій Тімонов в коментарі Delo.ua виділяє 5 основних нововведень РРО, які вступлять в дію з 1 серпня 2020 року:

1. Використання РРО  

Всі суб'єкти господарювання зобов'язані проводити розрахункові операції через РРО. Це можуть бути класичні апаратні РРО або програмні РРО. Програмний РРО видаватиме чеки тільки в електронному вигляді. Він матиме ті ж самі обов'язкові реквізити, які сьогодні мають звичайні чеки РРО. З 1 серпня 2020 року в законодавстві з'явиться поняття "електронний розрахунковий документ".

2. Програмування РРО та ведення обліку товарів/послуг

Для проведення розрахункових операцій через РРО потрібно попередньо запрограмувати найменування товарів (послуг) (із зазначенням коду товарної підкатегорії згідно з УКТ ЗЕД для підакцизних товарів), ціну товарів (послуг) та їх кількість. Можна вести облік товарних запасів, здійснювати продаж лише тих товарів (послуг), що відображені в обліку. Якщо розрахункові операції через РРО проводяться без використання режиму попереднього програмування найменування кожного підакцизного товару — штраф триста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

3. Ведення обліку товарів/послуг ФОП на спрощеній системі

З 1 серпня 2020 року вести облік запасів будуть зобов"язані не тільки ФОПи, які є платниками ЄП та зареєстровані платниками ПДВ (тобто платники ЄП групи 3, які обрали ставку ЄП 3 %), а й ФОПи — платники ЄП, які не є платниками ПДВ, якщо вони провадять діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, лікарських засобів та виробів медпризначення, а також ювелірних виробів. Крім того, вищезгадані ФОПи  з 1 серпня будуть зобов"язані надати під час перевірки документи (у паперовій або електронній формі), які підтверджують облік та походження наявних товарів. Неведення обліку запасів, а також ненадання документів на оприбуткування товару загрожує ФОП штрафами у розмірі подвійної вартості такого необлікованого товару за цінами його реалізації, але не менше 170 грн (ст. 20 Закону про РРО).

4. Використання РРО ФОП на спрощеній системі

З 1 серпня ФОП платників ЄП 1 групи незалежно від розміру свого доходу та категорій товарів, якими вони торгуватимуть, звільняються від обов'язку застосувати РРО.

5. Штрафи за порушення законодавства про РРО

Зростають штрафи за порушення законодавства про РРО стосовно проведення через РРО розрахункових операцій на неповну суму, непроведення розрахункових операцій через РРО тощо. Так, із 1 серпня по 31 грудня 2020 року відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 17 Закону про РРО будуть застосовувати штраф не як сьогодні у розмірі 1 грн за порушення, вчинене вперше, а за кожне наступне порушення 100% вартості проданих з порушеннями товарів (послуг), а в розмірі 10% вартості проданих з порушеннями товарів за перше порушення та у розмірі 50% за кожне наступне (повторне) порушення. З 1 січня 2021 року розмір штрафу зросте ще більше. Так, із цієї дати за перше РРО-порушення будуть карати уже штрафом у 100% вартості проданих з порушеннями товарів (робіт, послуг), а за кожне наступне (повторне) порушення — 150%.

Специфіка роботи РРО

Зареєструвати РРО (касу) можна, використовуючи програмне забезпечення Електронного кабінету, або будь-яке інше програмне забезпечення, шляхом подання заяви. Після включення РРО до реєстру програмних реєстраторів розрахункових операцій такий РРО може використовуватись суб'єктом господарювання.

Фактична реєстрація РРО, фіскалізація розрахункових операцій буде проводитись з 9:00 год 1 серпня 2020 року. До цього часу тестові дані будуть видалені. "Після завершення тестового періоду і в подальшому будуть використовуватись два АРІ фіскального сервера — АРІ Єдиного вікна подання електронної звітності та АРІ Електронного кабінету", — каже Ігор Ясько.

Законом № 128-IX також передбачена можливість відсутності зв'язку між програмним РРО та фіскальним сервером контролюючого органу. "У такому випадку проведення розрахункових операцій може здійснюватися в режимі офлайн, але не більше 36 годин (168 годин на місяць), із створенням електронних розрахункових документів, яким присвоюються фіскальні номери із діапазону фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером контролюючого органу", — зазначає Ясько. 

Загалом в юридичній компанії Winner радять скористатися інформацією, розміщеною на сайті ДПС для детального ознайомлення з РРО і отриманням бланків форм: 

Які бувають програмні РРО

Програмні РРО вводяться як альтернатива класичним, або апаратним РРО — кнопковим касам та фіскальним реєстраторам.

Податкова пропонує відкрите API, це означає, що програмне РРО може створити будь-хто і підключити його до державної "хмари".

Зараз на ринку існують кілька рішень від держави і приватних компаній:

Програма від податкової "Прросто"

Щоб її використовувати, знадобиться смартфон або планшет. Програма безкоштовна. Її функціональність обмежена і недалеко пішла від кнопкових кас — по суті, це просто можливість легально пробивати чеки.

Аналогічні "програмні каси" від сторонніх постачальників

Такі рішення бувають у вигляді мобільного додатку, web-сторінки або пристроїв 3-в-1 — принтер, термінал і встановлена програма "Прросто" (або інший мінімальний софт). За своїми можливостями вони близькі до сервісу "Прросто". Ціни на пристрої 3-в-1 стартують від 6000 грн.

Системи автоматизації ресторанів і магазинів, інтегровані безпосередньо з податковою хмарою

Такі системи дають можливість не просто законно продавати і відправляти дані податковій, а й вести повноцінний складський і фінансовий облік. А також запускати акції, знижки, переглядати статистику і проводити аналітику продажів, щоб ефективніше вести свій бізнес і швидше вийти на окупність проекту. Програмне РРО — лише одна з функцій таких систем.

Ціна, наприклад, на систему автоматизації для кафе, ресторанів і магазинів Poster стартує від 350 грн/міс. При цьому ПЗ постійно безкоштовно оновлюється.

Сторонні сервіси

Більше того — ще в жовтні 2019 року компанія Ukrtrimex разом з "Vodafone Україна" та Mastercard анонсувала пристрій Smart Casa: РРО в мобільному корпусі. Вартість — 13 800 грн.

Так само екс міністр Кабінету Міністрів та банкір Дмитро Дубілет нещодавно оголосив про безкоштовний тестовий період для користувачів програми Checkbox. В подальшому тариф складатиме 149 грн за одну касу на місяць.

Кому підійдуть програмні РРО

"Для тих, хто використовує зараз фізичні РРО (за законом, це потрібно робити бізнесу з річним оборотом в 1 млн грн і вище, а також бізнесу, що торгує підакцизними товарами), нічого не зміниться: закон дозволяє використання таких реєстраторів поряд з новими програмними", — говорить у коментарі  Delo.ua Родіон Єрошек, CEO та співзасновник компанії по автоматизації кафе, ресторанів і магазинів Poster.

А ось мікро- і малому бізнесу, за словами Єрошека, програмні РРО можуть бути цікаві. Згідно із законом, з 1 січня 2021 року ці фірми будуть змушені обов'язково фіскалізувати свою діяльність і "хмарні" реєстратори — більш простий спосіб відповідати майбутнім законодавчим вимогам.

Тим, хто не зацікавлений в обліку свого бізнесу, а хоче просто відповідати закону "для галочки", буде достатньо вести продажі в безкоштовній "Прросто" або пристроях 3-в-1.

Для підприємців, які не тільки хочуть "підігнати" свій бізнес до нових законодавчих вимог, а й зацікавлені в обліку продажів і вдосконалення бізнес-процесів, буде цікавий варіант з системами автоматизації, підключеними безпосередньо до податкової хмари.

Важливі нюанси

"Однозначного твердження щодо застосування РРО при здійсненні розрахунків за допомогою "Приват-24", "Монобанку" чи будь-якого іншого інтернет-банкінгу і/чи Liqpay, Fondy, WAYFORPAY, Portmone в нормах чинного законодавства немає. Контролюючий орган у деяких своїх індивідуальних податкових консультаціях (ІПК) стверджує, що такі розрахунки мають проводитись за допомогою РРО. Однак це питання досі залишається дискусійним, оскільки в деяких ІПК контролюючий орган допускає виключення. Так, скажімо, в ІПК від 10 квітня 2019 року, коли розглядалося питання сплати покупцем за послуги, які були надані (відправлено відповідну інформацію) за допомогою інтернету, тобто при відсутності місця безпосереднього здійснення розрахунків (без фізичного контакту постачальника та отримувача таких послуг), податківці зазначили, що РРО не застосовуються в разі надання послуг через інтернет за умови оплати за такі послуги за допомогою платіжних систем і відсутності місця здійснення розрахунків (отримання послуг або інформації, виконання або доставка яких здійснюється через інтернет). Іншими словами -  контролюючий орган прийшов до висновку, що застосування РРО в даному випадку є не обов'язковим", — зазначає Марія Горецька.

Адвокат приходить до висновку, що якщо через інтернет оплачуються послуги, що надаються без фізичного контакту постачальника та отримувача таких послуг, то РРО такому надавачу не потрібен, а у всіх інших випадках РРО обов'язковий.

"У разі доставки товару поштою за умови передоплати за платіжними через "Приват-24", "Монобанк" чи будь-який інший інтернет-банкінг або Liqpay, Fondy, WAYFORPAY, Portmone ФОП треба вкласти в поштове відправлення розрахунковий документ на суму проведеної операції або при проведенні розрахунків з відстроченим платежем — провести через РРО з використанням режиму "погашення кредиту", — зазначає Горецька.

Якщо доставка товару здійснюється по пошті за умови оплати, то в момент отримання товару у поштовому відділенні покупець, за словами Горецької, має внести кошти для перерахування на банківський рахунок продавця. Документи, що підтверджують факт оплати товару, в цьому випадку зобов'язане видавати поштове відділення.

"Зокрема, в ІПК від 27 травня 2020 року, контролюючий орган зазначив, що до 1 січня 2021 року ФОП другої — третьої груп, реалізує товари (надають послуги) через інтернет та здійснює розрахунки через інтернет-банкінг (в т.ч. Приват 24 ), інтернет-еквайринг (LIQPAY, Wayforpay, Portmone та інші) повинні застосовувати РРО в обов'язки порядку тільки в разі перевищення в календарному році обсягу доходу 1000000 гривень. Однак, вже з 1 січня 2021 року застосування РРО стане обов'язковим для ФОП ІІ — IІІ груп, що реалізують товари (надають послуги) через інтернет і здійснюють розрахунки через інтернет-банкінг чи інтернет-еквайрінг", — каже Горецька.

Загалом Горецька зазначає, що якщо споживач замовив товар через інтернет і розрахунок за нього було здійснено із застосуванням платіжних карт Visa, MasterCard, LiqPay та із застосуванням сервісу "інтернет-банкінг", за умови доставки таких товарів поштою або кур'єрською службою, суб'єкт господарювання зобов'язаний видати розрахунковий документ встановленої форми (чек з РРО) і відповідним чином оформлений гарантійний талон. 

Надія Михальчук, спеціально для Delo.ua