Трудовая книжка станет электронной: какая выгода от этого бизнесу и что думают HR-эксперты

Верховная Рада начала окончательный переход от обычных трудовых книжек к электронным — 2 сентября парламент в первом чтении принял соответствующий законопроект. Кабинет министров, который готовил документ, назвал действующие сегодня правила тоталитарным наследием СССР. Правительство планирует полностью отказаться от них до 2026 года — трудовой рудимент заменят записью в реестре общеобязательного государственного социального страхования.

Корреспонденты Delo.ua разобрались, как будет работать новая база данных и что о законопроекте думают HR-эксперты, юристы и бизнес.

Создание электронных трудовых книжек обсуждалось последние несколько лет, но фактически началось около года назад — процесс инициировало еще правительство Алексея Гончарука. Тогда министр Кабинета министров Дмитрий Дубилет заявил, что в электронных реестрах уже есть данные о трудовом стаже всех украинцев с 2000 года. Их, например, используют для расчета пенсий и других социальных выплат. В ноябре 2019-го Кабмин одобрил законопроект, а министр соцполитики Юлия Соколовская объяснила: с запуском этой системы работники не будут собирать кучу справок для подтверждения трудового стажа, если вдруг потеряли книжку.

"Это позволит каждому в несколько кликов, при наличии электронной подписи, получить выписку в электронном кабинете Пенсионного фонда и не бояться потерять трудовую книжку. Работники будут уверены, что сведения надежно защищены, а недобросовестный работодатель их не подправит. Работодатели не будут нагружены лишним кадровым учетом и будут получать достоверную информацию о своих работниках", — добавила чиновница.

Одновременно с этим на веб-портале Пенсионного фонда появилась функция "электронной трудовой книжки". Украинцы могут посмотреть там информацию о своих трудовых отношениях по основному месту работы в специальном разделе. Есть в реестре и записи о работе по совместительству, но эта информация пока вносится по желанию работника. Но доступны данные только за период с 2011 года.

Законопроект, который ВР приняла 2 сентября, разрабатывали уже в правительстве Дениса Шмыгаля. Его главная задача — полностью ликвидировать институт бумажной трудовой книжки в Украине. "Действующие нормативные подходы в этой сфере сформированы в 60-70-х годах прошлого века, в условиях тоталитарного строя бывшего СССР, и не отвечают ни современному состоянию законодательства, ни реалиям социально-трудовых отношений", — говорится в пояснительной записке.

В правительстве называют такие аргументы в пользу своей инициативы:

— Уменьшение затрат работодателей на ведение бумажного документооборота;

— Упрощение доступа к информации о стаже работников;

— Устранение рисков и негативных последствий потери трудовой книжки, фальсификации или внесения недостоверных сведений;

— Приятным бонусом станет автоматическое назначение пенсий и социальных выплат.

Чтобы завести е-книжку, информацию о трудовой деятельности человека нужно внести в Госреестр через портал электронных услуг Пенсионного фонда. Для этого работнику или его работодателю нужно будет загрузить туда отсканированную или оцифрованную копию трудовой, а потом добавить к ней электронную подпись.

Впрочем, это будет не единственный источник данных. В Госреестр попадет также информация из Единого реестра юрлиц, физлиц-предпринимателей и общественных организаций; реестра плательщиков ЕСВ; ЗАГСов и Единого демографического реестра; баз данных Госмиграционной и Налоговой служб, а также Государственной службы статистики; из Министерства образования, службы занятости и других органов.

Храниться в электронной трудовой книжке будет огромное количество информации — практически все данные, которые собирает о человеке система госорганов. Речь идет по меньшей мере о:

— паспортных данных и ИНН;

— оцифрованных подписи и фото;

— дипломах об образовании, сведениях о страховом стаже;

— уровне заработной платы и размере уплаченного единого социального взноса (в целом и за последний месяц);

— профессиональном названии занимаемой должности;

— всех изменениях в трудовой деятельности (повышение трудовой разряда, звания, ранга, класса и так далее).

Всю информацию сервера будут хранить 75 лет даже после смерти человека. Работодатель, в свою очередь, сможет получить данные, например, об образовании того или иного сотрудника из этой базы данных. Но только после разрешения самого работника. Требование подавать бумажную трудовую книжку вычеркнут из госслужбы: не нужно будет нести ее при оформлении в Кабинет министров, на дипломатическую службу, в полицию и прокуратуру. Временным переселенцам также не обязательно будет подавать этот документ при постановке на учет.

Заработает закон не сразу — в переходных положениях отмечается, что его вступление откладывается до 2026 года. Сделано это для того, чтобы самортизировать отказ от традиционных трудовых книжек. Ближайшие пять лет ими также можно будет пользоваться.

Эксперт рынка труда Татьяна Пашкина отмечает — такого срока на внедрение реформы достаточно, если работа будет проводиться системно и последовательно. Она подчеркнула, что в зоне риска окажутся люди старше 45 лет, жители маленьких городов и сел, а также те, кто работал в сельском хозяйстве. Там, по ее словам, наблюдается полная неразбериха в записях о трудовом стаже. Чтобы справиться с этими проблемами и успеть до 2026 года, нужно сформировать большой пул специалистов.

"Самая главная проблема у нас с предпенсионным возрастом. Люди уйдут на пенсию — и выяснится, что им не хватает трудового стажа, что информация была внесена не верно. Какая-нибудь бабулька Мотря Соломоновна. Как она узнает, что ее электронная книжка оформлена правильно? У нее есть потрепанная трудовая, которая лежит в сельсовете, где она работает помощником делопроизводителя, перебирает бумажки. Как она догадается, что у нее все правильно введено и все действительно корректно?" — отмечает Пашкина.

И все же пятилетний срок для отказа от бумажных трудовых ей кажется реальным. С важным условием — нужно понимать, когда и какая часть работы будет выполняться, нужны четкие дедлайны и штрафы за их срывы.

"А если это история из серии "давайте на потом", и оттянется это на следующие выборы или каденцию следующего министра, то это "филькина грамота". Все закончится ничем", — резюмирует эксперт.

В целом приветствует законопроект и HR-эксперт Анастасия Зозуля — по ее словам, с помощью него Украина будет наконец-то догонять мировые тренды. Зозуля объясняет, что уже многие годы крупные мировые корпорации минимизируют издержки на кадровые отделы. Примером может послужить следующая ситуация: в Индии, где рабочая сила дешевле, крупные компании открывают сервисный центр, которому поручают все кадровые процессы во всех странах Восточной Европы, где есть представительства компании — увольнение, прием на работу, взыскания и поощрения. Все делается в электронном виде по всему миру, но кроме Украины и еще нескольких стран. В нашей стране пока существует бумажная бюрократия и условие обязательного хранения всех выписок в архивах на протяжении десятков лет.

"Что касается доступа сотрудников к своим учетным записям — здесь тоже нет особых новшеств. На Западе корпорации давно заводят собственные сервисы, открывают туда доступ всему коллективу, и каждый может увидеть всю информацию. Это экономит много времени — работнику не нужно бегать за кадровиком и просить справку. Он сам может ее сформировать в любое удобное для себя время. Очень хотелось, чтобы такую возможность предусмотрели создатели украинского реестра", — говорит Зозуля.

Рассказала она в комментарии Delo.ua и о некоторых противоречивых факторах, связанных с инициативой. Зозуля не исключает, что переход на электронный документооборот в вопросе трудовых отношений повлечет за собой неизбежные сокращения, особенно на больших предприятиях, где кадровые отделы порой насчитывают 10-20 человек. Также, по ее мнению, поначалу система забуксует, а бизнес просто будет перестраховываться и продолжит плодить "макулатуру", не доверяя реестру или побаиваясь внезапных проверок.

Позитивно инициативу оценивает также глава правления Ассоциации представителей малого и среднего бизнеса Киева Максим Тютюнников. Он говорит о потенциале для значительного уменьшения бумажного документооборота. Положительный эффект видит он и в экономии времени/усилий при потере или повреждении трудовой книжки. Третий бонус для работодателя — он всегда сможет отследить карьерную лестницу работника, которого принимает на работу, и тот не сможет скрыть информацию о своем предыдущем месте работы или причину увольнения.

"В судебной практике есть много дел об установлении факта принадлежности трудовой книжки работнику. Это обусловлено тем, что при выдаче книжки была допущена описка или ошибка в данных работника. Это препятствует дальнейшей реализации его прав и законных интересов. Электронный реестр исправит это. Единственная проблема введения электронной трудовой книжки — это риск несоответствия фактической информации той, которая будет внесена в реестр. С этим может быть связанно большое количество судебных споров. Государство должно обеспечить надлежащее функционирование Реестра без каких-либо технических проблем, а те, кто будет вносить в него сведения, — избегать возможного неправильного отображения информации", — резюмирует Тютюнников.

Однако адвокат, руководитель юридической компании "Современная Фемида"Татьяна Даниленко предлагает обратить внимание на одну важную деталь законопроекта — в нем поменяют такое определение, как "основное место работы" (омр). Кроме всего прочего, сегодня "основное место работы" — это место, где находится трудовая книжка сотрудника. В новой трактовке он сам будет определять, где его основное место работы. Для этого нужно будет всего лишь подать соответствующее заявление.

Почему необходимо указывать омр? Если человек работает в нескольким местах, то на основном месте работы он не может получать зарплату меньше установленной законом. На работе по совместительству она может быть меньше, да и вообще работу могут оплачивать по часам. И смена правил определения омр, по словам Даниленко, приведет к определенным неудобствам для работодателя.

"Законодатель не ограничивает количество рабочих мест, где человек может работать по совместительству. Работник может быть задействован к труду как по внутреннему совместительству (на том же предприятии, организации, где есть его основное место работы), так и по внешним. Но, при любых обстоятельствах, одно место работы должно быть основным.

Совместители получают заработную плату за фактически выполненную работу без ограничения ее определенным размером. Но если Закон в нынешнем виде примут, то работник может указать любое рабочее место как основное, по собственному выбору, даже если он там частично занят", — объясняет юрист.

В этом случае работодатель, даже если сотрудник отработал всего несколько часов, обязан выплатить ему минимальную зарплату. Появится обязательство проводить все необходимые налоговые отчисления по этому сотруднику, обеспечить его правом на отпуск и компенсировать часть неиспользованного отпуска.

"Коллизия также может возникнуть во время выхода человека на пенсию по выслуге лет. Согласно постановлению Кабмина № 909 от 04.11.1993, определен исчерпывающий перечень должностей, работа которых дает право на пенсию по выслуге лет. Помимо всего прочего, основным условием признания льготного стажа является также занятость на определенных должностях как основном месте работы. Работа по совмещению, например, не дает таких прав", — резюмирует Даниленко.

Юрист отмечает, что проголосованный законопроект не дает конкретики в вопросе механизма подачи заявления сотрудника об определении ним основного места работы. Вызывают вопросы также и процедуры отзыва заявления об ОМР, что создает достаточно серьезные риски в будущем.

Илья Требор, специально для Delo.ua