Бути гнучким і мобільним: яких результатів можна досягти, якщо використовувати цифрові сервіси

Про цифрові сервіси я можу говорити нескінченно довго, але хочеться розповісти про те, за що найбільше бере гордість. Йдеться про впровадження електронного документообігу в компанії МХП.

Цей шлях компанія почала до того, як я почав у ній працювати. Рік тому, приєднуючись до компанії, я закохався у цей процес вдруге в житті, коли компанія такого масштабу прийняла мене на роботу. 

Процес працевлаштування, а саме написання автобіографії, заповнення особового листка, надання усіх необхідних документів кадрового обліку, а також створення облікового запису, видача електронного цифрового підпису, тривав один день. Це те, що справді змушує тебе вірити, що компанія насправді живе оптимізацією процесів. Відколи я почав працювати у компанії, ці процеси продовжились, адже було багато викликів. 

Які стояли виклики

Якщо говорити про документообіг, то це завжди питання вартості роботи з паперовими документами. Розглянемо виклики, які також стояли перед компанією МХП під час переходу на ЕДО, зокрема: 

1. Вартість. Висока додаткова вартість на утримання паперового документообігу та його зберігання (папір, друк, листування тощо).
2. Гнучкість та мобільність. Наявні ризики безперебійного функціонування процесу документообігу під час пандемії або потреби роботи поза офісом.
3. Операційна ефективність. Незадовільні показники lead time на довготривале оформлення комерційних взаємовідносин та обліку результатів співпраці з партнерами, які негативно впливають на швидкість досягнення кінцевого результату співпраці та обігу грошового капіталу. 
4. Надійність та ІБ. Наявні ризики конфіденційності та втрати інформації.  
5. Уніфікація та стандартизація процесів. Незадовільна керованість та прослідковуваність процесу документообігу, відсутність змоги автоматизації типових процесів, стандартизації потоків оброблення. 
6. Зручність використання. Завжди знайдеться документ, який ви ніколи не можете знайти у купі документів на робочому місці.

Так виглядає класичний перелік потреб, коли бізнес намагається зробити документообіг невитратним і більш оперативним. В МХП це питання почали вирішувати 3,5 роки тому, коли я ще не працював у компанії, через перехід на ЕДО. 

Як в МХП переходили на ЕДО:

• Надходження бізнес-вимоги як реакція на проблематику.
• Формування функціональних та нефункціональних вимог, побудова матриці оцінювання пропозицій.
• Аналіз ринку ЕДО, збирання та порівняння пропозицій.
• Висновки та ухвалення рішення.
• Початок використання сервісів EDI (структуровані документи) та “Вчасно” (неструктуровані документи).
• Початок розроблення власної СЕДО — partners.mhp.ua.
• Інтеграція partners.mhp.ua із сервісами EDI/ Vchasno / M.E.DOC/ERP | AxDraft.
• Створення власного електронного архіву на базі SharePoint Online — ERP, який відповідає законодавчим вимогам.
• Адаптація та розвиток рішення.

Показово, що через 1,5 року після початку впровадження ЕДО і запуску власної платформи МХП partners.mhp.ua з’явилась можливість одночасно підписувати документи, які надходять з різних рівнів. Так в офісі почали поступово відмовлятися від принтерів для друку документів. 

Потім відбувався процес адаптації платформи та інтеграції її з “Вчасно” та іншими сервісами. Також ми розробили цілий механізм, щоб документи надходили і зберігались в одному архіві, який уже налічує 7 млн документів, серед яких  навіть ті, що були підписані до створення системи. 

Які результати

Ми пишаємось своїми результатами, адже від 2020 року, коли компанія почала впроваджувати ЕДО та створила власну платформу partners.mhp.ua, у нашій системі документообігу 123 активні типи документів, а також 10 700 наших контрагентів, серед яких абсолютна більшість наших клієнтів і постачальників, і 7200 внутрішніх користувачів (це та кількість людей, яка має доступ до цієї системи всередині). Крім того, за дев’ять місяців цього року ми вже вийшли на 600 тисяч підписаних юридично значимих документів, почавши з 61 тисячі в 2020 році. 

На цьому ми не будемо зупинятись і продовжимо оцифрування документів у компанії. Я також маю надію стати амбасадором та доєднатися до усіх, хто прагне діджиталізації документообігу, щоб змінити комунікацію бізнесу з державою. Потрібно, щоб держава дозволила подавати фінансову і статистичну звітність, а також решту документів в електронному вигляді, тому ми будемо рухатись у цьому напрямку.