Як бізнесу працювати з документами, якщо обмін паперовими версіями неможливий

Український бізнес уже три роки поспіль переживає непрості часи. Спочатку роботу багатьох компаній паралізував коронавірус, який зненацька з’явився і змусив співробітників працювати онлайн. А потім і розв’язана росією повномасштабна війна, яка спричинила масові руйнування і виїзд мільйонів українців за кордон.

Все це вимагає від бізнесів гнучкості і максимального спрощення процесів. Старі "перевірені" підходи зараз можуть ускладнювати роботу або взагалі не працювати, тому варто адаптувати їх до нових реалій. Один із таких процесів – документообіг.

У цьому матеріалі розповідаємо, чому бізнес нарешті має відмовитись від стосів паперу та перейти на ЕДО.

Менше паперу – більше грошей

Вам може здатися, що ваша компанія не багато витрачає на папір, тому не варто цим перейматися. Особливо якщо ви порівнюєте ці витрати з бюджетом на рекламу чи гонорарами для співробітників. Проте у воєнний час кожна заощаджена гривня – це потенційний донат на ЗСУ, не нехтуйте такою можливістю.

До того ж, традиційний паперовий документообіг таки з’їдає чимало грошей. Дослідження Gartner показало, що використання паперу в офісі обходиться компанії в 10 разів дорожче, ніж коштує сам папір. Нічого дивного, адже гроші також потрібні на відправку й отримання цих документів, та й співробітники витрачають більше часу на роботу саме з паперовими версіями. 

Цих витрат легко позбутися, якщо запровадити в компанії ЕДО.

"Наші корпоративні клієнти відзначають, що після запровадження електронного документообігу вони значно скоротити витрати на супровід документів – їхнє зберігання, формування, логістику. До того ж, вони помітили підвищення ефективності роботи працівників", – зазначає експерт з документообігу, керівник проєктів та програм у Київстар Віталій Іванюк.

Економія часу на рутині

Зараз – під час постійних повітряних тривог і вимкнень світла – питання економії часу постало ще гостріше. Співробітники мають займатися справді важливими речами, а не марнувати час на рутину. Електронний документообіг допомагає в цьому.

У цифровому форматі документи погоджуються та підписуються впродовж декількох секунд, тому більше не потрібно терміново їхати на інший кінець міста, щоб тільки отримати потрібний підпис. Окрім цього, онлайн-сервіси з документообігу дозволяють мати спільний доступ до файлів, що значно полегшує роботу з ними і комунікацію з колегами та партнерами – коментувати й обговорювати документ можуть кілька людей одночасно.

"Наш досвід показує, що час підписання договорів з клієнтами можна скоротити в декілька разів, якщо робити це в електронному вигляді. Раніше підписання документу могло займати близько тижня – поки сформуємо документ, відправимо його поштою, контрагент отримає, підпише і надішле нам у відповідь. Зараз декілька днів вистачає. Тобто, час скорочення очевидний", – розповідає Віталій Іванюк.

Зелене світло від держави

Українські компанії вже давно можуть диджиталізувати свій документообіг та почати створювати, узгоджувати чи підписувати документи в цифровому форматі. Адже законодавчо обов’язкову наявність мокрої печатки скасували – тепер на документі достатньо одного підпису чи КЕП (кваліфікованого електронного підпису).

Водночас, недостатня прозорість законодавства – найголовніший фактор, який перешкоджає розвитку електронного документообігу в Україні. Проте ці непорозуміння поступово виправляються, зазначає Віталій Іванюк.

"Наприклад, раніше ми стикалися з проблемою, пов’язаною з датою підписання акту наданих послуг. Акт формується останнім числом місяця, а контрагент може підписати його наступного дня, тобто вже в наступному місяці, що неправильно. Проте в Податковий Кодекс внесли пояснення, яке робить цей процес зрозумілим і полегшує нам співпрацю", – розповідає Віталій Іванюк.

Як перейти на електронний документообіг?

"Найпростіший, найшвидший та найбюджетніший спосіб переведення зовнішнього документообігу в електронну форму – це використання онлайн-сервісів документообігу. Так організувати процес і почати обмінюватись із контрагентами документами можна взагалі за декілька днів", – каже Віталій Іванюк. 

Чому варто обирати Star.Docs? Бо сервіс допоможе:

• Швидко погоджувати та підписувати документи.
• Зберігати файли у хмарному сховищі або на електронному носії.
• Працювати з документами у зручний час та з будь-якої точки світу, де є інтернет.
• Завантажувати онлайн-документи та створювати резервні копії.
• Контролювати роботу з електронними документами, дотримуватися термінів.
• Мати доступ до документів з будь-якого пристрою: Star.Docs працює на ОС Android чи iOS, а також у вебверсії.

Замість висновків — бонус. Тримайте короткий чекліст, як перейти на ЕДО:

• Знайдіть людину, яка буде відповідати в компанії за процес переходу на ЕДО.
• Отримайте кваліфікований електронний підпис (КЕП) у будь-якому акредитованому центрі сертифікації ключів.
• Розробіть порядок використання КЕП у компанії та інструкцію з ведення електронного документообігу.
• Навчіть працівників користуватися системою. Наприклад, за допомогою заздалегідь записаних вебінарів.
• Повідомте своїх партнерів про перехід на електронний документообіг та внесіть зміни у відповідні договірні домовленості.

Фото: ua.depositphotos.com