Три способи зберегти ефективність співробітників на дистанційній роботі - який з них працює найкраще

Ще минулого року анонімне співтовариство професіоналів Blind провело опитування серед учасників, які працюють дистанційно: з'ясувалося, що лише 15% працюють 7-8 годин на день. Більшість же (31%) приділяють робочим завданням лише 3-4 години. Чверть працюють на віддаленні 5-6 годин на день, а кожен десятий взагалі згадує про роботу тільки на годину-дві.

Хоча кількість відпрацьованого часу не дорівнюється продуктивності, такий стан справ - страшний сон багатьох роботодавців. Щоб співробітники на віддаленні не присвячували день побутовим питанням замість роботи, окремі компанії використовують спеціальний софт для трекінгу робочого часу.

Чому трекінг робочого часу не працює

Програми можуть робити скріншоти робочого столу співробітника або відстежувати, які посилання та програми той відкриває. Проте такий метод спрацює не для всіх та може мати протилежний результат. Наприклад, в IT-компанії tech/uklon кажуть, що відійшли від цієї практики, оскільки такий інструмент є неефективним для інтелектуальних ролей.

Чому працює контроль KPI

Інший спосіб керувати продуктивністю штату в домашніх умовах - регулярно відстежувати ключові показники ефективності KPI. Очевидно, якщо працівник не виконує за відведений період якусь норму, це вимагає уваги.

"Наприклад, співробітник має зробити деяку кількість дзвінків на день. Роботодавця не цікавить, коли співробітник це зробить, але він очікує прогнозованого результату. Це дає деяку свободу та розуміння очікувань від співробітника", - пояснює Анастасія Кисельова.

Вона зазначає, що за такого методу у разі будь-якого типу роботи важливо, щоб обидві сторони розуміли очікування від виконаної роботи — це позитивно впливає на залученість.

Як ефективно використовувати OKR

Третій метод ґрунтується на довірі компанії до своїх співробітників та передбачає контроль не робочого часу співробітників, а його особистих результатів та досягнення поставлених цілей. Спочатку OKR використовувався для постановки квартальних цілей, проте сьогодні більшість компаній використовують його для річного планування.

Суть у тому, що з кожної заданої мети має існувати ряд вимірюваних метрик, якими визначають, наскільки досягнута мета. Цей метод придумали і вперше застосували для Intel, потім підхопили в Google, Oracle, LinkedIn і Twitter.

Всі опитані Delo.ua компанії використовують для оцінки ефективності персоналу саме цей спосіб і вважають його найефективнішим.

"Ми не спостерігаємо зниження ефективності роботи нашої команди, швидше навіть навпаки. У співробітників, які працюють дистанційно, з'явилося більше можливості проводити час із сім'єю та близькими, і вони використовують свій графік ще більш ефективно", - розповіли Unilever.

У компанії пояснюють — зараз у Unilever не використовують додаткові інструменти для дослідження продуктивності, крім застосовуваних раніше, таких як регулярні квартальні та річні оцінки результативності, засновані на індивідуальних та командних цілях.

У tech/uklon також на перше місце вийшов результат, компанія не запроваджує обмеження виконувати завдання "від і до". В основі її управління - планування на рівні компанії та розподіл цілей на команди та окремо на кожного члена команди.

"Тому кожна команда та фахівець знають, хто та що має робити і яким чином вони впливають на результат роботи, команди та всієї компанії", - пояснюють у компанії.

Там додають, що фахівець може включатись у роботу тоді, коли почувається найбільш ефективним, а такий підхід зменшує додатковий стрес.

У Jooble також впевнені, що моніторинг по OKR — один із найефективніших і найпрогресивніших методів, при якому у співробітника багато свободи та довіри на шляху до результатів власної роботи. І у компанії використовують саме цей спосіб контролю за ефективністю.

За словами Кисельової, важливо доповнити його 1-2 розмовами та статус-мітингами, щоб підтримувати залученість співробітника та його відчуття причетності до спільної справи. Потрібно доносити, яким чином його робота впливає на загальний результат, і чим вона важлива для компанії.

"В епоху дистанційної роботи, ні для кого не секрет, що на людину, крім роботи, лягає ще й побутова складова. Тому не повинно виникати проблем, що людина вийшла вигуляти собаку в робочий час (якщо вона не повинна бути терміново на зв'язку), але при цьому добре і своєчасно виконує свою роботу", — пояснює фахівець.

Віддалена робота: що ще ефективно

Крім перерахованих способів зберегти залучення штату на віддаленні є і маса допоміжних. Наприклад, зберегти і відстежити продуктивність співробітника допомагають програми для самоконтролю та чітка постановка дедлайнів.

Перші допомагають співробітникам самостійно проаналізувати, як вони використовують робочий час. Наприклад, в ЕРАМ Україна пропонують штату власну розробку.

"Вона допомагає спеціалістам аналізувати своє робоче оточення: бачити застосунки чи завдання, які відбирають у них найбільше часу, отримувати персональні рекомендації для фокусування уваги та ефективнішого розподілення власних ресурсів", - розповідає директорка з управління талантами в ЕРАМ Україна Наталія Колядко.

Вона зазначає, що використання програми не є обов'язковим, співробітники самостійно приймають рішення щодо його встановлення та використання.

У tech/uklon до інструментів підвищення ефективності роботи на віддаленні додають і постановку дедлайнів.

"У нашій роботі без них не обійтися. Кожен має розуміти, коли чекати від тебе те чи інше рішення. У компанії розвивають відповідальність, адже часто робота співробітника залежить від іншого члена команди, тому важливо не бути "блокером" для інших", - пояснюють в компанії.

Сервіси та програми для віддаленої роботи

Важливо подбати про те, щоб комунікація, постановка завдань та обмін досвідом працювали дистанційно так само добре, як і очно. Цьому допоможуть програми для керування завданнями, спілкування та передачі файлів: Zoom, Trello, сервіси Google, Telegram або інші месенджери.

Регулярна комунікація

На залученість команди впливає і збереження регулярної комунікації між членами команди та керівництвом.

"Для оперативної комунікації ми запровадили правило: бути на зв'язку з 11:00 до 16:00. Це дозволяє швидко отримувати відповіді на питання, які блокують вирішення твоїх завдань. Ефективною практикою стали сінки (щоденні планерки, на яких повідомляють про статус виконуваних завдань) та зустрічі у форматі one-on-one зі своїми керівниками", - діляться досвідом у tech/uklon.

Там пояснюють, що люди дистанційно не відчувають так добре один одного, як у стінах офісу, а синки та зустрічі здорово допомагають вибудовувати взаєморозуміння та дають можливість висловитись та проговорити проблеми, які можуть гальмувати роботу та негативно впливати на стан людини, а також зрозуміти статус завдань та синхронізуватися з командою.

Також у компанії заохочують роботу інженерних спільнот та ком'юніті за інтересами та стежать за настроєм команди — наприклад, співпрацюють із сервісом коучингової та психологічної підтримки.

Про важливість регулярної комунікації говорять і в GlobalLogic. "Ми спілкуємося з інженерами та менеджерами на всіх етапах їх розвитку в компанії. Завдяки регулярним опитуванням та внутрішнім дослідженням HR-фахівці розуміють, що потрібно співробітникам. Це підтримує атмосферу постійного вдосконалення та допомагає систематично приймати якісні управлінські рішення", - пояснює молодший віце-президент, Head of Operations GlobalLogic Анна Щербакова.

У компанії також допомагають організувати дозвілля та об'єднувати команди для покращення їх ефективності. Наприклад, там започаткували онлайн-клуби за інтересами: літературний клуб та кіноклуб.

"Учасники Book Club розбирають світові бестселери, а для особливих вражень ми запрошуємо авторитетних літературознавців. У рамках Cinema Club спеціалісти знайомляться з сучасним українським кіно. Також маємо Kids Space – інтерактивні освітні вебінари для консультантів та їхніх дітей на теми науки та космосу, а у межах Parents Club проводимо вебінари щодо виховання дітей", - ділиться Анна Щербакова.

Обладнане робоче місце

Коли у співробітника є можливість працювати з дому у зручному офісному кріслі, на гарному ноутбуці зі стабільним інтернетом, це набагато підвищує продуктивність на відстані. Тому компаніям є сенс забезпечити штат необхідною для роботи технікою та підключенням співробітників до якісного інтернету.

Опитування

Одним працівникам потрібен щоденний контроль, а в інших він викликає лише стрес. Щоб дізнатися, які інструменти оцінки ефективні, а які ні, найкраще просто прямо запитати це у команди. Наприклад, так роблять у tech/uklon.

"У нас практикують регулярні внутрішні опитування, щоб зняти настрій команд і зрозуміти, який з інструментів працює ефективно, а що вимагає покращення або зовсім відмови від його використання. Опитування можуть бути як персоналізовані, так і анонімні, щоб людині було комфортно чесно ділитися своєю думкою з компанією", - розповіли в компанії.

Там вважають, що це допомагає команді швидко адаптуватись до нових зовнішніх факторів та вчасно реагувати на зміни.

Щоб відстежувати динаміку змін мотивації та лояльності фахівців, опитування проводять і в GlobalLogic. Питання, чи подобається спеціалістам співпрацювати з компанією, які проблеми у них виникали на проекті і як їх вдалося вирішити, дозволяють визначити рівень залученості, а також дізнатися, чи задоволені співробітники атмосферою в компанії.

У GlobalLogic наголошують, що не застосовують інші методи спостереження за своїми фахівцями та будують стосунки з ними на довірі та повазі. А для посилення команд та зацікавленості всіх фахівців постійно розвивають корпоративну культуру, що допомагає фахівцям почуватися комфортніше під час роботи та безпосередньо впливає на їх ефективність.